2023 年 11 款最佳企业文件跟踪系统软件

简介：用户可以通过文件跟踪软件跟踪和维护授权用户访问的数字文件存档。 跟踪和管理数字文件的最佳软件是什么？ 在下面找到！

维护所有文件和文档的物理存储库很困难，因为它们很容易丢失，或者数据可能被盗。 此外，还有大量数据集需要定期捕获和存储。 因此，手动输入这些数据集可能会非常耗时。

但是，有了文件跟踪软件，所有这些问题都可以得到解决。 它简化了共享和跟踪文件、捕获数据以及数字化纸质文件的过程。

除此之外，它还带有各种安全协议，例如密码保护，以确保文件安全并防止未经授权的访问。 因此，投资文件跟踪软件是一项值得的投资。

文件跟踪解决方案还能为您带来什么？最佳选择是什么？ 在下面了解有关文件跟踪软件的更多信息。

什么是文件跟踪系统？

文件跟踪系统帮助用户跟踪、维护和存储重要的数据文件。 该软件简化了跟踪谁访问了文件、编辑或删除了任何内容的任务。 该系统还允许用户管理个人和企业文件，包括数据、文档、记录等。有了它，用户可以与不同的用户实时处理多个文件。

11 款适用于小型企业的免费文件跟踪系统软件

• 文件发送
• CMW 跟踪器
• 文档软件
• 证明中心
• 谷歌云端硬盘
• 户外
• M档案
• ONLYOFFICE文档
• 逻辑文档
• 多米
• 高尾

以下是一些最流行的免费文件跟踪系统软件的列表，您可以考虑使用它们来存储和跟踪您的数字文件。

• 文档发送

DocSend 是一种文件跟踪软件，可帮助共享和跟踪通过链接共享的文档。 通过这些链接，用户可以实时跟踪文件活动、生成和共享可签名文件、创建数据室来共享文件等。

DocSend的整体特点

• 实时文件协作
• 设置文件的精细权限
• 支持共享 zip 和音频文件
• 限制用户访问文件

DocSend 优缺点

定价：不提供免费计划 | 付费计划从 819.54 印度卢比/用户/月起

• CMW 跟踪器

CMW Tracker 允许用户共享、维护和安全地存储所有数字文档。 从文档控制到法律文件管理和文件验证，该软件可帮助企业进行整体文档管理。

CMW Tracker 的整体特点

• 实时更改流程和文档
• 高级工作流程跟踪
• 文件匹配和验证
• 自动化文件处理

CMW 跟踪器的优点和缺点

定价：根据用户许可数量定制定价方案

• 文档软件

DocuWare 是一款文档管理软件，旨在管理和共享文档。 它捕获和处理数据，并让用户通过安全文件共享数据。

DocuWare的整体特点

• 文档加密分离
• 人工智能驱动的智能索引
• 文档版本控制
• 工作流程自动化
• 文件数字化

DocuWare 优缺点

定价：可在 DocuWare 网站上索取价格

• 证明中心

ProofHub是一款项目管理软件，允许用户实时发送、共享或协作处理文件。 它使企业更容易通过其实时文件共享选项在项目上进行协作。 此外，您还可以通过 ProofHub 与团队成员同时注释他们的文件。

ProofHub的整体特点

• 任务履历管理
• 项目报告
• 白标
• 创建书签以查找文件和文档
• 导出项目
• 文件版本控制

ProofHub 的优点和缺点

定价：没有可用的免费计划 | 付费计划从每月 3,708.07 印度卢比起。

• 谷歌云端硬盘

Google Drive允许用户存储、共享和协作处理数据文件。 它通过提供针对恶意软件攻击的保护来帮助确保所有存储文件的安全。 借助实时协作功能，用户可以轻松地同时处理文件和文档。

Google 云端硬盘的整体功能

• 支持历史版本控制
• 存储和编辑 100 多个附加文档
• 支持多种文件格式
• 在 Gmail 上轻松保存大附件

谷歌云端硬盘的优点和缺点

定价：提供免费计划 | 付费计划从每月 130 印度卢比起

• 户外

Alfresco 的文档管理软件可帮助企业管理和共享内容和文件。 有了它，用户可以自动维护所有文档记录，跨平台管理内容，将文件分组，扫描和捕获文档，并通过相关过滤器搜索内容。

Alfresco的整体特点

• 文件过滤
• 文件夹管理
• 文件审查和批准
• 重复性任务的自动化工作流程
• 用于数据保护的企业级安全性

露天的优点和缺点

定价：提供免费社区计划| 付费计划的价格

• M档案

M-Files 是一个综合套件，具有许多用于文档管理和在线文件跟踪的高级功能。 它是一种基于 AI 的软件，用于对文档和文件进行分类、存储和查找。 有了它，用户可以通过附件或 URL 共享文件、获取文件预览、管理文件版本、管理每个文件的权限、检测重复文件等。

M文件的整体特点

• AI 支持的元数据建议
• 多种格式的文件转换
• 文件共同创作
• 高级文档渲染

M 文件的优点和缺点

定价：价格可应要求提供

• ONLYOFFICE文档

ONLYOFFICE Docs 是一个在线编辑器，用于编辑文本文档、演示文稿、表格等。它还具有文件跟踪功能以及文件协作、共同编辑、跟踪更改、文件版本历史记录、文档比较等功能。 此外，它还带有一个 PDF 阅读器和转换器，可以将 PDF 转换为不同的格式。

ONLYOFFICE Docs的整体特点

• 用于实时评论的内置聊天
• 公共文档共享
• 文件权限管理
• 支持 WordPress 内容发布

ONLYOFFICE 文档的优点和缺点

定价：没有可用的免费计划 | 付费计划从 659.68 印度卢比/用户/月起

• 逻辑文档

LogicalDoc 是一种文档管理软件，用于管理、共享、协作和导出文件或文档。 您可以通过电子邮件发送文件、将文档导出为 CSV、管理文档版本控制、为内容生成特定的元标记等。它还提供各种集成以与其他用户无缝共享文件。

LogicalDoc 的整体特性

• 文件书签
• 不同格式的文件转换
• 支持数字签名
• 从 ZIP 档案导入文件
• 实时文档注释

LogicalDoc 优缺点

定价：社区计划是免费的 | 其他计划的价格在 LogicalDoc 官网索取

• 多米

Dokmee 的 ECM 软件专为多种用途而设计，包括文件共享、文档捕获和存储、文件检索等。它是一款出色的内容管理和文件跟踪软件，可以在全球范围内共享文件、创建自定义工作流程、管理文件权限并加密这些文件文件。

多米ECM软件整体特点

• 自动文件盖章
• 文件历史跟踪
• 支持多种文件格式
• 电子签名创建
• 通过关键字检索文件

Dokmee 的 ECM 软件优缺点

定价： Dokmee 的 ECM 价格可应要求提供

• 高尾

Hightail是一个在线文件跟踪系统，可轻松共享大数据文件并通过文件传递和发送跟踪检查内容的可访问性。 除此之外，它还可以用于预览文件、与云平台同步文档、通过链接共享文件、通过密码保护文件等。

Hightail的整体特点

• 文件版本控制
• 高级任务管理
• 实时文档协作
• 电子邮件通知定制

高尾的优点和缺点

定价：提供免费计划 | 付费计划从每月 991.01 卢比起

文件跟踪系统的好处

使用文件跟踪系统可以通过多种方式获得优势，例如 –

• 改进文件存储和检索程序
• 通过受控权限帮助防止未经授权的文件使用。
• 通过维护每个文件的轨迹来消除丢失信息的风险。
• 帮助管理每个文件的版本历史。
• 通过密码保护帮助提高文件安全性。
• 轻松设置共享文件链接的到期日期。

文件跟踪系统的主要功能

文件跟踪解决方案具有多种功能，可以安全地存储、共享或跟踪文件。 一些常见的功能包括文件共享和版本控制、链接到期日期设置、文件保护等。文件跟踪软件的其他主要功能包括：

• 文件版本控制：大多数文件跟踪系统都带有文件版本控制功能，可以保存文件的所有编辑版本。 因此，更容易跟踪更改。
• 文件共享：该软件允许用户通过链接在组织内外共享单个或多个文件。 此链接也可用于限制对文件的访问。
• 实时文件跟踪：文件跟踪系统让用户可以实时跟踪文件的工作人员和所做的更改。
• 创建数据室：使用此软件，企业可以创建多个数据室来共享和协作处理不同的文件。
• 文件夹管理：您可以创建文件夹以对文件进行分类、排序或管理。
• 文件权限管理：轻松为用户分配角色和权限以访问文件和文档。
• 数据安全：使用此软件，用户可以使用多种安全方法来保证文件中存在的所有数据的安全。

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