选择合适的项目管理软件的综合指南

作为一名经理，您必须使用 Microsoft Excel 来管理您的项目，但 Excel 的问题在于它缺乏任何自动化和自定义功能，并且不支持协作团队工作。 项目管理软件可以帮助您简化不同的功能来规划项目、分配资源和管理时间。

您可以将其用于项目路线图、日程安排、资源分配和质量管理。 让我们找出所有软件可以为跨不同类型的业务流程工作的项目经理做些什么。

项目管理软件概述

经理和团队使用项目管理软件来计划、跟踪、协调和实现他们的项目目标。 该软件还用于不同利益相关者之间的沟通和协作。 它可以帮助经理和项目主管按时完成任务并控制成本。 此外，它有助于跟踪团队的工作流程，通过使用此信息，您可以进行适当的更改或为您的团队提供任何有用的输入。

您可以使用项目管理软件执行哪些功能？

为了成功地管理项目，您需要管理有关不同支持活动的所有信息。 您必须为项目利益相关者实时整理、吸收和解释信息。 当利益相关者和项目团队位于不同的区域时，这就变得更加困难。

因此，项目管理工具已成为任何业务的重要方面，它允许团队管理从初始阶段到收尾阶段的所有流程。 让我们看一下项目管理工具的一些关键功能。

• 团队成员之间的协作

该软件允许各个团队和部门之间进行协作。 他们可以轻松地相互更新和共享信息。 此外，访问共享功能允许所有利益相关者对项目有统一的看法。

• 项目调度

为不同的人安排任务是项目最关键的方面之一。 项目管理工具带有计划功能，允许经理为所有任务添加流程，将它们分配给特定人员，为项目指定开始和结束日期，并创建详细的项目计划。

• 管理项目相关文档

在处理项目时，您的团队会创建范围广泛的项目文档，例如范围文档、需求文档、风险文档、估算文档等。 项目管理解决方案使您能够完美地管理所有这些文件并根据需要修改它们。

• 资源管理

项目管理软件的下一个关键功能是可用资源的管理。 它有助于分配资源、跟踪它们并将它们利用到最佳水平。 此外，该软件还维护每项资产的详细报告。

• 成本管理

它允许您在任务级别分配成本要素。 您还可以在大多数软件系统中进行成本分析和价值分析。

• 项目计划

使用 PMS 软件的主要原因是弄清楚需要做什么。 它通常以日历或甘特图的形式决定，此功能使您能够将项目的各个部分连接在一起并使工作保持在正确的轨道上。 该工具允许您将任务分配给个人，为不同的项目设定目标、目的和截止日期。

• 任务管理

那些你过去常常在手边放一个手写板来记下谁负责什么的日子已经一去不复返了。 该软件允许您跟踪团队的进度并为成功完成提供任何额外的输入。 它还促进团队协调并提高团队成员之间的透明度。

• 时间跟踪

与项目规划和任务管理一样，时间跟踪功能对于高效的项目管理也至关重要。 特别是当您的团队预算紧张时。 时间跟踪功能使您可以仔细计划您的任务，确保您以最少的努力在短时间内交付一流的工作。

• 沟通与协作

它是促进团队与其他部门之间无缝沟通的基本功能。 它可以帮助他们讨论项目的关键点，并在需要时从同事那里获得任何帮助或建议。 此功能使他们能够清楚地了解他们的项目在当前场景中所处的位置，并根据要求调整截止日期。

项目管理软件的用例

管理多个项目和任务并不像看起来那么容易。 处理业务的各个方面都需要大量的计划、辛勤工作和奉献精神。 但是聪明的管理者只需要正确的项目管理工具就可以沉着地管理他们的项目。

借助全面的软件，您可以轻松找到并解决关键问题并确定重要任务的优先级。 它允许您获得有关正在进行的项目的实时更新，并与团队共享重要更新。 此外，深入的项目摘要可帮助您分析进度并根据要求进行更改。

• PMS 对小型企业的重要性以及示例

当您经营小型企业时，项目管理是一个可怕的词。 您必须兼顾多个项目、人员和任务。 然而，项目管理软件可以帮助您提前计划一切并以有利可图的方式运行每个项目。 这将节省大量时间，并确保您在短时间内完成项目，而不会承受过度的压力。

在接下来的几段中，我们将列出五种关键方式，并举例说明项目管理软件如何让您的生活更轻松，并将您的业务提升到一个新的水平。

1. 保持进度和预算

您知道，在小型企业中，没有犯错的余地，因此实现您的目标并保持在预计预算内是很重要的。 通过使用项目管理工具，您可以创建路线图并对其进行完善管理，直至完成。

示例：在项目规划阶段，Rahul 意识到租赁设备的成本将在未来几个月内增加 30%。 他正在进行一个新项目，预测让他可以在其他方面省钱。 此外，他还避免了预算的意外增加。

2. 完全控制您的项目

失控的项目会对您的组织结构产生负面影响，并且还会对其他关键任务产生影响。 如果您的员工人数最少，您可以要求他们四处分散解决问题。 然而，这在不断中断的情况下会很困难。 因此，要解决持续存在的问题，您必须在您的企业中实施项目管理软件。

示例： Jacob 正在处理多个项目并努力赶在最后期限前完成。 尽管付出了所有努力，他还是了解到他的团队在当前项目中超出了预算。 雪上加霜的是，他甚至没有 B 计划来解决这个问题。 然而，他设法设法处理了这个情况，却遭到了上级领导的训斥。

为了避免将来出现此类问题，他决定使用项目管理软件，该软件可以清楚地指示即将出现的任何问题，为每个项目制定计划，并制定细致的路线图。 在接下来的几个月里，他看到了效率、最终结果、成本和整个流程方面的鼓舞人心的改进。

3. 增加成功的机会

项目成功与失败的关键区别在于项目经理的管理过程。 如果他们不花时间起草详细的项目进度表，如果他们不密切关注执行阶段以确保按时实现所有目标，那么他们很可能无法实现预期目标。

示例：这是 Esha 在新办公室担任销售经理的第 18 天，因此她决定对她的团队进行绩效分析。 她发现她的销售团队在一周内没有完成预期的销售量。

在仔细分析了各个方面之后，她发现她的团队手头没有清晰的路线图和预定目标。 然后，她使用 PMS 工具来简化工作、定义目标并提高工作效率和整体质量。 几周后，她注意到销售数字和她的团队绩效有了显着改善。

4. 定义明确的角色

即使您经营的是一家小型企业，如果角色定义不明确，您也会经常面临问责制问题。 它会延迟您的项目，您将无法按时完成重要任务。 但是当您使用项目管理工具时，您将能够将您的任务分配给合适的人，并且您可以让他们负责在指定的时间内完成工作。

示例：在项目管理工具的帮助下，David 将多项任务分配给不同的个人，并明确定义了他对最终目标的期望。 每个人都知道手头的工作，所有工作都在给定的时间内完成。

5. 获得可行的见解

良好的项目管理包括有效的项目规划、资源分配、数据积累和沟通。 完成项目后，您可以回顾您的项目，评估绩效并尝试找出哪些效果最好，哪些效果不好。 如果你没有这样的能力，你一定会重蹈覆辙，也可能无法在下一个项目中发挥最大的作用。

示例： Sanchit 使用项目管理软件检查他的项目的状态报告。 他注意到有四个任务待处理，而且团队的支出也超过了分配的预算。

有四个即将进行的项目和四个待完成的任务，他要求团队中的每个人都全力以赴，尽最大努力按时完成工作。 项目管理软件使他能够为未完成的工作分配更多资源，并为新项目做好准备。

• PMS对大型企业的重要性举例

无论组织规模大小，管理项目对每个人来说始终是一项棘手的任务。 通过项目管理工具，您可以减轻自始至终管理项目的压力，并保持对业务目标的控制。 在接下来的几行中，您将了解您的企业需要项目管理软件的三个主要原因。

1. 大型企业在全球设有多个部门和办事处。 借助项目管理工具，您可以确保所有团队之间的信息流一致，避免错过任何截止日期。

示例： Rakshay 是一家跨国公司的项目负责人，他立即想与他的陆上和海上团队分享有关项目的重要信息。 他不确定是否每个员工都会检查他们的收件箱，因此他通过项目管理软件分享了这些信息。 几秒钟之内，每个人都在他们的软件仪表板上收到了一个弹出通知，他们都非常关注共享信息。

2. 当项目出现延误时，大型组织通常会花费比计划更多的钱。 它会对其他项目造成影响，他们的资金可能会耗尽。 大公司可以使用项目管理软件进行成本规划并控制预算。

示例： Rohan 决定使用项目管理解决方案来揭示正在进行的项目的财务状况。 他很高兴得知该软件的财务规划功能帮助他的团队避免了预算超支。 此外，他还能够为下一个项目设定财务目标。

3. 提高团队对特定任务的责任感，同时也促进团队协作。 您团队一致的工作流程确保项目的及时完成并降低损失风险。

示例： Daniel 使用 Microsoft Excel 和手动方法将工作分配给他的团队成员，但他们过去经常错过最后期限。 一段时间后，他决定尝试一段时间的项目管理解决方案。 令他惊讶的是，事实证明该工具对他的团队非常有益，因为他可以设置项目截止日期、跟踪进度并在任务逾期时发送通知。

这有助于向他的团队灌输一种责任感，并提高他们的工作效率。 而且，他能够记录一切并与所有人分享，这样他们就可以知道他们现在的处境以及对他们的期望。

项目管理软件的类型

共有三种不同类型的项目管理软件：

• 个人软件：该软件非常适合需要简单轻量级应用程序来管理项目的人。 它具有较少的功能，并且仅向其用户提供基本功能。
• 集成软件：集成软件主要由同时处理多个项目的公司使用。 这个 PMS 有一个集中的信息数据库，所有团队成员都可以轻松访问。
• 协作软件：协作软件是大型团队的理想选择，因为它允许所有团队成员查看、访问和协作处理项目并解决特定的业务问题。

免费开源项目工具示例

以下列出了管理您的业务的五个最佳开源软件解决方案。

1. 理性计划

RationPlan 是一个功能强大的项目管理解决方案，旨在帮助项目经理根据要求组织任务、分配资源、跟踪进度和管理工作量。

2. 橙色Scrum

OrangeScrum 是一个基于云的平台，它采用 Scrum 板和看板工作流来实现有效的任务执行、团队协作和报告生成。

3. 打开项目

这是一个开源项目管理解决方案，具有用于项目规划、问题跟踪、成本报告和时间管理的自定义功能。 它带有敏捷和 Scrum 管理平台，以确保无缝的工作流程。

4. 针叶林

Taiga 是一个开源和免费的项目规划，为其客户提供 Scrum 和敏捷管理平台。 它提供 300 MB 的存储空间，最多 3 个用户可以在一个私人项目上工作。

5. 奥多

Odoo 软件以其友好的用户界面和一些有用的管理功能（如数据透视表、看板、文件管理等）而闻名。 此外，它还为库存管理、人力资源、会计、销售和制造提供了广泛的工具。

使用项目管理软件的行业/谁可以使用项目管理工具

项目管理软件包含可以帮助所有行业的各种特性和功能。 它可以帮助他们的领导者轻松地领导项目，并使团队能够应对困难的项目和紧迫的期限。 以下是使用 PM 软件发挥优势的行业列表。

• 软件开发项目管理软件

项目管理系统用于软件开发，以促进对目标和要求的清晰理解。 它使团队保持一致并井井有条。

• 建设项目管理软件

在建筑行业，该软件提供了所有功能，使流程更快、更易于处理、无缝且更高效。 因此，导致更多的盈利能力和更少的时间消耗。

• 制造项目管理软件

制造业必须应对与成本、原材料和产品质量相关的多项挑战。 项目管理软件有助于最大限度地减少其中一些挑战，并使制造商能够以最低的成本生产出质量最好的产品。

• IT 项目管理软件

在 IT 部门，目标是通过让团队中的每个人都保持一致来提高效率。 看板、甘特图和详细报告提供了成功完成 IT 项目所需的关键功能。

• 教育项目管理软件

大学、研究所、学院和大学使用它来管理日常活动并组织每个过程。 此外，学生和教师都使用它来提高他们的工作效率。

• 制药项目管理软件

制药行业对其消费者负有公平的责任，他们必须管理对医药产品的需求并保持整个运营的组织性。 制药项目管理软件旨在有效地管理项目、跟踪资源、提供准确的报告、处理账单并加快整个过程。

• 房地产项目管理软件

在房地产领域，有助于自动执行日常任务、跟踪列表和潜在客户以及分析不同地区和物业的绩效。

• 创意机构项目管理软件

在跟踪团队绩效的同时保持工作流程正常运行。 它鼓励团队成员之间的协作，报告功能有助于识别任何障碍。

• 政府项目管理软件

在项目的所有阶段支持政府机构，从初始化到规划和实施。 项目管理中的甘特图提供有关工作流和特定项目花费的资金的深入报告。

选择项目管理软件的几个标准是什么？

项目管理工具已成为所有企业的关键。 该软件专门设计用于使团队处理和任务执行更简单、更高效。 事实证明，它对项目经理来说是一个福音，并使项目规划、资源分配、调度等基本操作自动化。用户友好的界面改善了团队间的协作，并实时监控工作流程。

现在，在专注于任何项目管理软件之前，您应该分析一些基准。 以下是在选择过程中要牢记的六个重要标准。

• 它应该是用户友好的：软件应该易于每个人使用，并且必须简单易懂，这样您的团队就不会浪费时间了解其特性和功能。
• 文件共享设施：项目管理软件必须有广泛的选项来共享文件，包括基于云的存储、共享硬盘驱动器、共享点网站和媒体存储设备。
• 应该是可定制的：为了确保软件以您想要的完全相同的方式运行，软件应该允许定制设施和可定制的工作流程。
• 无缝集成：您的项目管理工具应支持当前的软件解决方案和各种其他平台，以提高可访问性。
• 监控和报告：该软件必须为您提供监控实时更新的工具，并且您应该能够与外部用户和利益相关者共享信息。
• 存储数据的安全性：最后但同样重要的是，软件系统应提供充分的加密和身份验证措施，以确保数据的最大安全性。

结论

项目管理软件不是一种选择，而是您业务的必要工具。 它有助于提高您正在进行的操作的效率，并最大限度地减少和减轻所涉及的风险。 不在其业务流程中实施此工具的公司将始终难以管理其工作、预算、劳动力和产品质量。

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