项目管理软件的业务用例

已发表: 2023-02-14

自从人类开始建设以来，项目管理就一直很普遍。这可以追溯到吉萨金字塔的建造。埃及人使用相同的项目管理原则来管理工人团队来设计如此庞大而复杂的结构。如今，数字项目管理软件可帮助各种规模的企业管理和跟踪项目进度。

借助强大的项目管理系统，公司可以计划、组织、管理和领导他们的团队和资源以获得预期的结果。 360 度项目管理软件可从内到外增强业务运营。这就是行业领导者依赖此类软件来提高产量的原因。

小型企业在项目管理中面临的挑战

小型企业受缺乏清晰的项目管理的影响最大。有限的资源库和预算限制，再加上管理不善的项目，可能会对公司的发展产生不利影响。详细了解小型企业在项目管理中面临的一些最大挑战。

缺乏沟通

小团队之间应该有稳健的沟通。然而，在快节奏的小型团队结构中工作可以证明恰恰相反。小型企业现在通常与内部和外部缺乏沟通有关。

缺乏明确的目标

动态和不断发展的公司结构的最大障碍是目标不明确。不断的临时请求意味着公司没有专注于之前设定的目标。 39% 的项目失败是由于目标不明确和项目计划不明确。如果没有适当的系统来适应变化，那么在最后一刻对目标进行非结构化的变化可能会使整个项目脱轨。

预算有限

初创企业和小型企业通常在有限的财务缓冲下生存。这意味着这些组织的财务计划很紧。最后一分钟的小改动或计划外的延迟可能会危及交付，从而影响业务预算。

缺乏问责制

初创公司以其忙碌的管理风格而臭名昭著。这意味着每个资源都在处理多个项目。虽然管理层可能会发现这是一种最佳的工作方式；如果对工作没有问责制，这可能会同时影响多个项目。

严格的期限

当您坐在一张纸上决定项目时间表时，通常情况下，您最终会得到一个不可能完成的时间表。小公司通常确实会得到一个时间表几乎不可能完成的项目。如果没有适当的管理系统，每个业务职能都会受到直接影响。

项目管理软件如何帮助小型企业？

PMS 帮助小型组织和初创公司简化其业务功能，以有效地管理项目并按时交付。从管理项目时间表到提供定期更新和优化资源利用，小型企业可以从这些工具中受益匪浅。

提高成功率

一般来说，一个项目的成败取决于公司是否按期按期交付项目。 项目管理软件允许您设置里程碑，这可以帮助管理人员评估项目的进度。项目可能延迟的早期迹象使管理人员能够及时采取行动以准时交付。

通过更好的沟通加强项目规划

项目管理系统为每个项目、其进度和资源可用性保留一个中央数据库。这允许小公司和初创公司优化资源利用。跟踪项目的通用系统还允许所有相关人员更好地相互交流以加快进度。经理还可以将进度通知客户。

坚持预算

每个组织都关心其底线，但这种需求对于小公司来说更为重要。初创公司和小型企业没有任何犯错的余地。有效的项目管理工具可让您跟踪预算。它还可以让您跟踪您的费用并确定员工花费时间的区域以及组织花费最多的区域以减少计费时间。这使公司能够优化利润并在预算范围内交付项目。

跟踪问责制

小公司和初创公司的员工通常最终会同时处理多项任务。项目管理软件可以帮助定义角色和职责。这样一来，多人就不会完成一项任务，从而消除了冗余并优化了资源利用率。

有效的项目评估

在软件的帮助下进行项目评估可以让企业识别差距和优势。公司可以利用它来改善与项目相关的差距，并加倍发挥自己的优势。 PMS 工具提供报告，告诉您实现了哪些里程碑以及发生延误的地方。

推荐阅读：选择合适的项目管理软件的综合指南

小型企业项目管理软件案例研究

案例研究 1

公司：邦康	与全球品牌合作的广告公司
挑战	该公司依靠多个单点解决方案来及时交付面向客户的项目。然而，这些解决方案未能提供所需的操作功能
解决方案	采用Mavelink的项目管理解决方案
结果	计费率错误减少 100%。使公司的准确预测成为可能，并立即生成报告。

案例研究 2

公司：干嘛！	一家数字化转型咨询公司，为不同行业的企业提供 IT 转型解决方案。
挑战	该公司通过电子邮件、PowerPoint 和 Excel 等工具管理资源和项目。然而，随着公司的发展，他们无法获得有效管理项目或资源的数据或见解。
解决方案	公司采用了新的项目管理软件来简化公司的运营。
结果	利用率提高了 6%，可计费利用率达到 80%，新客户翻了一番，公司规模扩大了两倍。

企业在项目管理中面临的挑战

拥有大量资源的大公司也不能幸免于项目管理的挑战。在大公司管理项目就像解魔方。管理人员必须将项目的几个要素放在首位，同时关注所有其他要素并确定完成任务的最佳途径。详细了解企业的项目管理挑战。

资源冲突

在一次管理数百个项目时，即使是结构良好的组织也可能面临资源冲突。当只需要一个资源时，多个资源有时会在同一个项目上工作。此外，计划不周有时意味着公司没有可用于项目的资源（人力、原材料、软件、硬件、机械等）。

范围蠕变

范围蔓延是最大的项目管理挑战之一，指的是与最初商定的工作范围相比，项目需求如何随时间发生变化。范围的这种变化导致与项目相关的几乎所有内容都发生了变化。

团队技能不匹配

作为一名经理，您应该拥有一支由最适合工作的熟练成员组成的团队。如果项目的技能水平和需求不匹配，项目势必会一路坎坷。

风险管理不善

管理人员需要评估与其项目相关的风险。您需要确保您的团队随时准备好根据需要进行调整。项目经理不是通灵者，这意味着无论他们多么努力，他们都无法列出与项目相关的所有风险。

错过最后期限

如果上述任何一条阻碍了您的项目，将不可避免地延迟最终交付。只有 2.5% 的公司声称他们按时交付了 100% 的项目。如果项目延迟交付，所有相关方都会感到沮丧，这会进一步阻碍公司的发展。

项目管理软件如何帮助大型企业？

拥有数千名员工的大公司也可以从项目管理系统中受益。它允许组织跟踪所有项目，将它们进一步划分为小的冲刺，确保资源不会过度工作或工作不足，并确保公司为项目产生的所有风险做好准备。

冲刺计划

公司可以通过项目管理软件中的冲刺计划来计划他们的工作。这允许企业将一个项目分成小部分，并为每个部分制定一个有计划的冲刺。它允许团队专注于特定目标，同时不断审查优先事项和计划。

项目文件

公司可以在项目管理系统上记录他们的整个项目和工作范围。这将有助于公司减轻团队内部的任何困惑和误解，并帮助每个人了解对他们的期望。

跟踪工作量

一个好的项目经理会不断评估他/她的员工队伍，以确保资源利用始终处于最佳状态。 PMS 软件可以帮助管理人员跟踪所有可用资源的工作量和可用性。

风险评估

虽然经理不可能评估与项目相关的所有潜在风险，但强大的项目管理软件可以通过其风险评估来做到这一点。它可以帮助您识别风险点，并帮助您计划可能发生的事件。

大型企业项目管理软件案例研究

公司名称：WORWAG Pharma	它在全球销售预防和治疗生活方式疾病的处方药和非处方药。
挑战	WORWAG Pharma 希望确定项目和资源管理的要求。它还希望尽早实施它。
解决方案	强大的项目管理软件帮助公司进行了更透明的资源规划。
结果	该解决方案提高了项目管理的效率和透明度。首次可以对利用率和可用容量进行评估。

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结论

项目管理软件不再是可选的。如今，公司依靠项目管理工具来简化业务运营并按时交付结果。借助 PMS，公司可以在 100% 的时间内跟踪进度、更改计划并产生出色的结果。所以，不要再等待了，为您的企业获取项目管理工具吧。