项目的来源和变化领域 | #47 项目管理入门

已发表: 2023-03-23

PMBOK 书末的术语索引包含多达 22 个项目变更条目。 这些范围从组织变革的成本和文化到变革请求。 那么，是什么让变革在项目中如此重要以及如何应对呢？ 什么是变革管理？

如何创建项目风险登记册？ - 目录：

  1. 介绍
  2. 什么是变革和变革管理？
  3. 项目变化的领域
  4. 项目规划期间的变更
  5. 项目实施过程中的变化
  6. 项目变更的来源
  7. 外部的
  8. 内部的
  9. 概括

介绍

项目期间的变化几乎是不可避免的，但许多组织似乎仍然忽视了这种显而易见的事实。 尽管有生命周期，无论是三个月、一年还是三年，每个项目都包含可能导致项目经理与利益相关者重新协商执行的风险因素。 另一方面，如果项目团队不断地从手头的任务中吸取经验教训，那么由于更好地了解利益相关者的需求，工作组织的改进和变化也可​​能发生。

什么是变革和变革管理？

PMBOK 将变化定义为：

“对任何正式控制的可交付成果、项目管理计划组成部分、项目文件的修改。”

这可能包括以下方面的修改：

  • 项目目标，
  • 优先事项，
  • 日程，
  • 项目里程碑，或
  • 项目组的分工。

另一方面，变更管理定义为：

“一种全面的、循环的和结构化的方法，用于将个人、团体和组织从当前状态过渡到具有预期商业利益的未来状态。”

但是，项目经理应该最关注项目的哪些领域来为变更管理做准备？

项目变化的领域

项目的变更可能发生在其生命周期的任何阶段，但您应该最注意那些发生在规划阶段和项目实施期间的变更。

项目规划期间的变更

根据 PMBOK，在规划阶段，项目团队应与项目经理一起准备一个流程大纲，以使当前活动适应新出现的变化和发展。 换句话说，他们必须设计如何实施它。 这可能包括：

  • 工作流程的改变，
  • 重塑积压工作中任务的优先级，甚至预测诸如此类的激进解决方案
  • 重塑主要项目目标

项目实施过程中的变化

项目实施阶段发生的变化应遵循采用的方法，分别为：

  • 瀑布 - 调整需要正式的批准程序和对项目文件的修改，
  • 敏捷——它们是流程的自然组成部分，并且通过更新待办列表和调整团队活动不断引入，
  • Scrum——作为敏捷方法之一，Scrum 还假设转型是不可避免的。 但在采取措施之前，团队必须实现其开始的 Sprint 的目标，
  • Prince2——这里的项目计划应该在一开始就仔细定义，并通过设计尽量减少变化。 但是，如果您必须进行过渡，请确保正确记录并征求利益相关者的意见。

项目经理必须认识到所有调整都会影响项目的其他要素，有时是不可预测的。 例如，引入使一项任务更容易的技术解决方案可能会使另一项任务的执行变得非常复杂，从而增加成本、改变工作范围并最终影响执行质量。

change management

项目变更的来源

当商业环境的动态和预计的创新性上升时，修改几乎可以改变任务执行的每个领域。 他们的来源分为两大类：

  • 外部——来自项目团队外部，以及
  • 内部——由执行特定任务期间发生的过程产生。

外部的

最常见的设计变更外部来源是：

  1. 客户要求的变化。 客户需求是任何项目的关键组成部分。 由于商业环境的发展、新需求的出现或竞争，它们可能会发生变化。 当客户要求发生变化时，项目经理必须仔细分析它可能对项目产生的影响，以及是否可以在不影响质量、时间或成本的情况下进行调整。 例如，如果客户决定重构用户界面需求，它可能会重塑代码结构，这反过来可能会重新安排进度并增加成本。
  2. 削减预算。 预算削减可能是由于组织的财务状况困难、优先事项发生变化或新项目的出现。 在预算削减的情况下，项目经理必须尝试以更少的成本实现目标。 这可能意味着：
    • 减少工作范围，
    • 缩短时间表，
    • 裁员，
    • 使用外包，或
    • 组织现有资源的其他用途。
  3. 商业环境的变化。 立法中引入的修改、新趋势的出现或竞争对手的转变都会影响项目目标或客户要求。 在发生这种难以预测的变化时，项目经理必须制定对策，以尽量减少变化对项目的影响，并促进目标的实现。

内部的

内部变化是由于与任务相关的因素。 最重要的包括：

  1. 团队成员的学习。 项目的内部变化可能源于团队成员获取新知识的过程。 团队越有经验，他们就越有可能发展技能，让他们表现得更好。

    2. 一个例子是当一个程序员注意到他的代码可读性不是很好并决定探索编写一个干净的代码时。 最终，他可以提出对项目质量产生积极影响的修改建议。

  2. 更好地了解客户要求和产品细节。 在项目期间，团队对用户期望的把握可能会扩大。 这可能会导致希望改变工作范围或调整技术以满足客户已确定的需求。 例如，在进行用户调查后，项目团队可能决定引入被调查者要求的新功能。
  3. 在学习当前工作流程后更改工作组织。 作为获得新知识的结果，可能会出现改进流程、引入创新解决方案或修改时间表的想法。 通过分析当前的工作流程，项目团队可以识别错误以及可能的改进，然后进行修改以加快工作速度。 例如，他们可能会发现不同的项目管理工具更适合简化流程和提高生产力。

概括

变更管理对项目成功至关重要。 项目变更是不可避免的，它们来自外部和内部来源。 根据项目生命周期的阶段，您应该制定适当的计划以使当前活动适应新出现的变化。 变更管理需要在项目团队和利益相关者之间进行有效的沟通和协调。 因此，项目经理有一个难题要解决：保持灵活性和对变化持开放态度，同时保持控制以避免对项目产生负面影响。

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Sources and areas of change in the project | #47 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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最重要的问题

  1. 什么是变更请求？

    变更请求是描述对项目提出的变更建议的正式文件。 这份文件可以由不同的利益相关者准备。 这些可能包括项目团队成员、客户或组织的管理层。 变更请求应包括对拟议变更的描述、变更需求的理由、对项目的潜在影响以及拟议的解决方案。

  2. 项目变更管理中最重要的步骤是什么？

    在变革管理中，首要的是规划使当前活动适应新出现的变革的过程。 项目经理决定如何实施变更，并尝试预测变更对项目其余部分的影响。 这样做之后，他或她还应该监视和控制变更过程以及更新项目文档。

项目管理入门：

  1. 什么是项目？
  2. 什么是项目管理？
  3. 如何管理项目？
  4. 项目管理方法
  5. 项目类型
  6. 4 项目示例
  7. 项目的优先次序
  8. 项目活动领域
  9. 项目管理成功的定义
  10. 为什么要使用项目管理软件？
  11. 如何选择最好的项目管理软件？
  12. 项目管理软件概述
  13. 项目生命周期
  14. 项目愿景是什么？
  15. 项目目标。 它是什么以及如何定义它？
  16. 立项阶段——要注意什么？
  17. 项目管理中的规划领域
  18. 什么是项目进度表，它有什么用？
  19. 如何在项目中使用里程碑？
  20. 项目执行
  21. 如何准备成功的项目应急计划？
  22. 项目收尾的重要性
  23. 项目失败。 项目失败的5个原因
  24. 管理4P：项目、产品、项目群和项目组合
  25. 项目经理最重要的任务和职责
  26. 最有用的项目经理技能
  27. 如何成为项目经理？
  28. 每个项目经理都应该阅读的 5 本书
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  30. 工作分解结构——如何在项目中委派工作？
  31. 如何在混合工作中带领团队？
  32. 项目经理在与团队合作时面临的挑战
  33. 项目会议的类型
  34. 项目监控。 看什么参数？
  35. 如何写出令人信服的
  36. 如何界定项目范围，避免范围蔓延？
  37. 可行性研究——我们可以实施这个项目吗？
  38. 项目中的风险分析和促进它的工具
  39. 如何创建项目章程？
  40. 什么是利益相关者登记册？
  41. 项目管理规划中的甘特图
  42. 如何编制项目预算？
  43. 项目中的时间管理
  44. 如何创建项目风险登记册？
  45. 项目风险管理策略
  46. 项目营销
  47. 项目变更的来源和领域
  48. 项目管理变革模型
  49. 敏捷之后是什么？ 项目管理中的方法