成功和安全实施 ERP 的清单：挑战和最佳实践

ERP 实施很少是完美的，但通过仔细规划和理解，您可以确保它符合您的时间表和预算。 这可能看起来令人生畏，但使用下面的清单将使过程顺利进行。

任何企业的最高 ERP 期望

如今，几乎所有类型的企业都可以使用 ERP 软件解决方案。 一般来说，每家公司对 ERP 软件都有自己的特殊期望。

• 简化的业务流程：通过自动化和集成您的业务流程，ERP 系统提高了生产力并减少了劳动力成本和时间。 随着业务的增长，有必要对公司的系统进行升级，以减少对人工的需求。 它将给团队成员更多的时间来处理复杂的投诉，而不是一一回复简单的查询。

• 更好的数据分析： ERP 有望改变企业收集和分析数据的方式。 这将有助于管理层和领导者快速准确地识别其整个业务运营的洞察力。

• 更有效的业务运营：现代 ERP 系统通过使协作更快、更轻松来提高业务效率。 您可以使用 ERP 系统满足合作伙伴和利益相关者的需求，并且可以通过自动执行重复性任务来提高员工的生产力和士气。

管理层面临的主要 ERP 实施挑战

如果无人看管，ERP 实施挑战会给管理层和最终用户带来困难。

• 最高管理层的批准

  由于上级部门反应迟缓，ERP 实施的时间往往比预期的要长。 高层管理人员必须完全参与安全的 ERP 实施过程。

• 整合过程

  在实施 ERP 应用程序时，关键挑战之一是确定要集成哪些流程。 拥有多个部门的公司面临此类挑战是很常见的。

• 适当的训练

  在实施之前和之后对员工进行有关新 ERP 系统的教育至关重要。 一开始，员工可能会对采用新的 ERP 软件感到不满。 但是，适当的培训和激励可以解决问题。

• 数据迁移的挑战

  由于 ERP 系统正在取代旧系统，因此会带来数据迁移挑战。 遗留系统的数据与 ERP 系统的数据可能不兼容。

  一个适当的实施计划可以克服这个问题。 通过这样做，您可以更好地了解新系统可能需要的各种修改。

• 灵活性问题

  ERP系统有时不够灵活。 表示无法按照当前业务流程进行设置。 企业此时需要退后一步，适应ERP系统的要求。 您可以通过为您的业务选择合适的 ERP 软件来消除此类问题。

• ERP实施和升级的成本

  经常需要升级 ERP 系统以跟上不断变化的业务需求。 这是供应商发挥重要作用的地方。 寻找在购买时提供免费更新且不涉及任何隐藏费用的供应商。

• 延迟用户接受

  尽管接受了适当的培训，一些员工可能仍然难以适应新的 ERP 软件。 因此，可以以定制的方式规划实施过程。

• 硬件要求

  为了高效运行，ERP 系统可能需要先进的硬件。 因此，建议为用户打算实施的 ERP 系统投资适当的硬件。

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购买 ERP 软件的注意事项

您准备好投资一个好的 ERP 软件了吗？ 等等，确保您考虑这些因素以顺利实施。

大体时间

• 成功和安全实施 ERP 的预期时间表是什么？
• 详细的日程安排如何？
• 将提供哪些资源以及何时提供？
• 运营中断可能发生在哪里，何时发生？

定制

• 系统可以进行多少定制？
• 提供商是否真正了解您独特的业务需求和流程？

项目管理

• 供应商将如何管理您的项目？
• 您会获得经验丰富且反应迅速的单点联系人吗？
• 您的团队中的哪些成员必须参与实施过程？

可用性

• 成功且安全的 ERP 实施在很大程度上依赖于用户的采用。
• 评估应用程序在不同角色中的直观性和易用性。

订阅费用

• 订阅安排的成本结构是什么？
• 前期费用有多少
• 每月费用是多少，是否灵活？

项目成本

• 是否涉及任何额外费用？
• 了解您的 ERP 范围时，您有什么需要特别注意的吗？

数据迁移

• 关于现有数据的迁移，您应该了解哪些事项？
• 您是否与您的 ERP 提供商保持一致，以评估从遗留系统迁移、删除过时或冗余数据、清理数据等所涉及的挑战？

维护和更新

• ERP 系统实施后如何对其进行修改？
• 哪些活动需要服务提供商或程序员或专家顾问的帮助？

训练

• 是否提供任何演示或培训资源？
• 它需要任何费用，还是免费提供？

ERP 实施生命周期或阶段

对这些 ERP 实施阶段的公平理解将有助于更好地规划和执行。

• 第 1 步：包选择

  首先，您必须选择适合您业务的 ERP 软件，并包含所有基本模块。 市场上有各种各样的选择，为您的企业选择合适的选择可能是一个挑战。 此步骤消除了与您的业务无关的任何 ERP 模块。

• 第 2 步：项目规划

  一个项目应该在启动之前进行适当的计划，以避免在实施过程中出现任何意外。 从选择正确的资源到分配任务，规划对于成功实施 ERP 至关重要。

• 第 3 步：差距分析

  ERP实施生命周期中的另一个重要阶段是进行差距分析以分析组织的当前系统。 通过这样做，您可以轻松确定企业资源规划中的哪些流程最需要关注。

• 第 4 步：重新设计

  为了提高流程的效率和有效性，使用了重新设计。 它涉及基于项目规划和差距分析的各种变更和变化。

• 第 5 步：培训

  由于新系统的实施，员工必须接受适当的培训才能开始无缝使用。

• 第 6 步：测试

  这是 ERP 实施生命周期中的另一个重要步骤。 基本上，进行测试以确定错误，以便在实施实际应用程序之前解决它们。

• 第 7 步：申请

  正是在这个阶段，ERP 系统才真正实施。 在收集、分析和转换所有数据以输入新系统后，旧系统将被丢弃并由新系统替换。

• 第 8 步：维护

  作为 ERP 生命周期的一部分，维护是最后一步。 新系统实施后，从事该系统工作的员工应了解最新的技术进步。 此外，员工应熟悉升级系统并保持其运行的必要步骤。

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成功和安全的 ERP 实施清单

遵守这些 ERP 实施清单，以确保每一步都不会出错。

计划

• 购买后，为 ERP 实施建立项目团队。
• 通过记录和评估当前状态来识别业务流程中的常见问题和不需要的步骤。
• 组织定期会议和启动电话会议。
• 在开始制定项目计划之前，确定安全 ERP 实施项目的范围和目标。

准备

• ERP项目团队应最终确定项目计划。
• 通过获得指导委员会和项目团队的批准，验证项目计划的实施准备情况。
• 通过制定数据迁移策略，确保数据干净且与新的 ERP 系统兼容。
• 为数据准备备份策略和业务连续性计划。
• 建立用户支持策略来培训所有用户和用户组。

火车

• 根据变更管理计划中规定的培训计划对最终用户进行培训。
• 培训后应与供应商召开客户转换会议，以帮助客户采用和拥有新系统。

安装

• 安装与规划过程中开发的新业务流程相关的 ERP 软件。
• 开始迁移初始静态数据。
• 如果需要，准备托管和硬件基础设施，并制定部门之间共享数据的计划。
• 完成安装软件和自定义系统。

确保数据流

• 验证迁移数据的准确性，并确保其干净准确，没有重复或不正确的数据。
• 作为测试和上线流程的一部分，建立数据映射流程，确保业务领域和部门之间的数据流畅流动。

评估

• 测试与用户数据相关的所有输入和输出，以便清楚地理解流程。
• 通过确认业务流程的有效性，确保所有用户组和功能按计划运行。
• 识别并排除在测试您的基础架构或解决方案期间可能出现的任何未知错误。

得到支持

• 与支持团队一起结束项目并过渡到实施后支持。
• 通过培训用户继续维护和支持软件。

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DataNote 软件如何保障 ERP 安全？

DataNote 企业软件解决方案是一个基于云的 ERP 系统，允许企业在不影响数据安全的情况下管理他们的数据。 其专有的 OpenLogic 框架是它与传统 ERP 实施的区别。 它的用户无需共享任何业务数据、商业机密或业务逻辑，同时简化不同的流程。

DataNote ERP 简化了跨部门的流程并集中了信息以确保安全。 它保持标准的安全要求，并提供对管理、编辑和共同创作的受限访问。

结论

ERP 系统因其提供竞争优势的能力而获得了全球的认可，合并数量空前增加，并且在竞争对手中占据了据点。 成功规划和管理的 ERP 系统可以提高员工生产力和客户满意度。 因此，它可以在使用低资源的情况下有效地增加利润。