CRM 清理技巧

已发表: 2021-09-14

CRM 管理或客户关系管理的主要目的之一是收集、组织和分析客户数据，以更好地了解他们是谁以及如何联系他们。 有了正确的数据，您的 CRM 可以简化工作流程、提高客户忠诚度和保留率，并提高盈利能力。

但随着客户信息的不断涌入，您必须定期执行数据清理，以确保您的CRM系统用于分析和洞察生成的信息准确且最新。

CRM数据清理可能是一个复杂的过程——这里有一些技巧可以让它变得更容易。

为什么“干净”的 CRM 很重要？

CRM 有多种用途。 它有助于收集、组织和细分客户数据，培养客户关系，优化销售渠道，并简化客户服务。

但是 CRM 产生成功结果的能力取决于数据的质量。 有了干净的数据，它可以运行得更快、更高效。 这导致：

  • 提高客户满意度
  • 更好的决策
  • 节约成本

但是，当数据不干净时，它会阻碍您的员工在高水平上执行工作的能力。 正如福布斯所说： 1

“当销售和营销专业人士在大量脏数据中游泳时，他们会受到束缚，无法做出明智的数据驱动决策。 只有 33% 的营销人员认为他们可以依靠 CRM 数据做出决策。 糟糕的数据质量每年使美国经济损失约 3.1 万亿美元。 正如古老的格言所说，'垃圾进，垃圾出'。

为了充分利用您的CRM系统及其各种工具（尤其是那些依赖自动化的工具），他们需要干净的数据为其提供动力。 就像超级跑车需要优质汽油一样，CRM 也需要一流的最新数据。

尽职调查服务

什么是脏数据？

公司使用各种渠道从客户或潜在客户那里收集联系数据，包括：

  • 实体店面
  • 通过销售团队进行面对面的接触
  • 网站
  • 移动网站
  • 移动应用
  • 目录
  • 邮购
  • 呼叫中心

当信息是手动输入时，这不可避免地会导致人为错误。 自动化数据收集和输入也是如此——只是发生的频率较低。 但即便如此，如果客户输入了不正确的数据，机器也无法知道这一点。

错误数据是一个比您最初想象的更常见的问题。

根据 Experian 数据质量调查——该调查对不同行业和公司规模的 1,200 多家组织进行了调查——平均而言，公司估计其 22% 的联系数据在某种程度上是不准确的。 2

那么，数据是如何变坏的呢？

通常，这会以以下四种方式之一发生：

  1. 过时的数据——客户信息会随着时间的推移而衰减。 他们一年前提供的信息，今天可能不一样了。 人动； 他们获得新号码、更改电子邮件地址或换工作。 根据 Data Axle 的数据， 3大约 4% 的邮件列表地址导致每年在无法投递的邮件上浪费 180,000 美元。
  2. 重复数据——数据变脏的最常见方式之一是存在重复数据。 因此，即使信息可能是准确的，重复的条目也会扭曲您的 CRM 分析或导致重复联系。 造成这种情况的常见原因包括：
  • 手动错误
  • 合并列表
  • CRM软件故障
  • 数据格式不正确——数据输入的方式和顺序可以通过几种组合之一来完成。 它可以是名字、姓氏，然后是联系信息。 或姓氏、名字、联系信息。 等等。 当手动输入数据时，可能会导致一名员工填写表格的方式与另一名员工不同。
  • 客户输入的数据不正确——同样，当客户被要求填写在线表格时，他们可能会在某个框中输入错误的信息，或者拼写错误。

清理数据的方法

拥有不良数据是昂贵的。 根据哈佛商业评论，它每年花费 3 万亿美元： 4

“糟糕的数据成本如此之高的原因是决策者、经理、知识工作者、数据科学家和其他人必须在他们的日常工作中适应它。 这样做既费时又昂贵。 他们需要的数据有很多错误，面对关键的最后期限，许多人只是自己进行更正以完成手头的任务。”

但仅仅因为它阻碍了其他业务并不意味着同样的事情必须发生在你身上。 幸运的是，您可以采取一些步骤进行数据清理，从而优化系统并节省资金。

一些简单的 CRM 清理技巧包括以下内容。

#1 标准化数据

首先，采取预防措施以防止更多不良数据累积，或至少降低其发生率。

数据标准化实现了这一点。

正如 Momentum 数据指出的那样： 5 “如果不实施具体和严格的规则，员工将不对称地输入难以对齐的数据。 随着数据库变得越来越大，这变得越来越重要，因为数据标准很快就会丢失。”

通过为 CRM 中的数据收集和输入设置规则和系统，您可以灌输替代分散方法的良好习惯。 实施正确的表单验证和数据清理流程不会完全消除错误的数据输入，但会降低其发生的频率。

#2 修复小的格式问题

当涉及到数据时，小问题可能会引起大麻烦——尤其是当有数千（或数百万）个数据点时。

以大写为例。 填写表格时，人们不得将他们的名字和姓氏大写； 其他人可以输入全大写的姓名。 这似乎不是问题，但如果您发送营销电子邮件并且电子邮件错误地大写了个人姓名，它可以消除个性化的感觉。

另一个常见的手动数据输入问题涉及邮政编码，即以零开头的邮政编码。 根据 GB Sterling 的 Thomas Bonneau 的说法： 6

“[I]如果您有一个错误的数据文件，您可能会忽略近 10% 的全国数据集……如果您在 Excel 中有一个包含邮政编码和列的数据文件，并且该列的格式正确（特殊邮政编码或文本） ，如果你有一个带前导零的拉链（例如 02739），一切都会看起来很棒。 但是，当您将此文件保存为 CSV 以导入您的 CRM 并再次重新打开以进行编辑时，前导零将丢失，因为 CSV 忽略了保留此零的任何先前的 Excel 格式。”

从表面上看，这些都是小问题，但这些小错误会浪费宝贵的时间和资源，从而损害您的底线。 通过在将这些问题导入您的 CRM 之前解决这些问题，您将节省金钱和时间，同时减少员工的挫败感。

#3 清除重复项

没有人愿意成为公司的两次目标——即使是他们的忠实客户。 它开始感觉像垃圾邮件。

如果您的客户列表不长，可以手动完成重复清除。 只需定期这样做，以防止问题累积。 但是，如果您是一家大型企业，自动化可以提供帮助。 大多数 CRM 系统都具有自动化功能，允许您设置检测重复项的规则和条件。

从那里，请务必将您的系统设置为自动阻止输入重复内容。

#4 归档您的数据

您是否有当前未使用但将来可能需要的数据？

公司的一个常见问题是合规性法规要求它们存储历史数据。 解决此问题的方法是归档该信息。 这样做，您可以确保数据安全存储，但不再影响系统。 这释放了存储空间，加快了处理时间，并使搜索当前记录变得更加容易。

同样，您可以删除的旧数据也应该被删除。

#5 合并字段

在某些情况下，可能有多个数据输入字段包含相似的信息（如果不是冗余信息）。 通过减少输入选项，您可以减少重复或不准确数据输入的机会。

#6 丰富您的数据

在某些情况下，如果数据不完整，可能会被认为是脏数据。 它可能缺少邮政编码。 或者您可能有一个电子邮件地址，但没有电话联系方式。 标记缺少信息的联系人，然后查看是否可以填写空白。

#7 外包您的 CRM 工作

管理 CRM 数据的最简单方法之一，尤其是如果您是一家较大的公司，就是将流程外包给数据清理公司。 这些专家拥有清理数据所需的技能、经验和工具。

其中许多实体还提供数据丰富服务。 这意味着您可以一举清理和增强您的数据。 通过外包，您可以节省内部团队的时间和金钱，使他们能够专注于他们最擅长的事情。

CRM 清理变得简单

更好的数据意味着更有用的见解。 通过执行定期 CRM 清理，您可以确保您的系统由可操作的客户信息推动。

从那里，您可以跳转到待办事项列表中的下一个项目。 想要使用可操作的 CRM 数据来改进您的营销工作？

我们可以提供帮助。

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资料来源：

  1. 福布斯。 数据卫生最佳实践。 https://www.forbes.com/sites/falonfatemi/2019/01/30/best-practices-for-data-hygiene/?sh=1fde3d072395
  2. 咨询。 不良数据的成本。 https://econsultancy.com/the-cost-of-bad-data-stats/
  3. 数据轴。 信息图：数据衰减如何影响您的销售和营销策略。 https://www.data-axle.com/resources/blog/infographic-how-data-is-tanking-your-sales-and-marketing-strategies/
  4. 哈佛商业评论。 不良数据每年造成 3 万亿美元的损失。 ​​​https://hbr.org/2016/09/bad-data-costs-the-us-3-trillion-per-year
  5. 动量数据。 9 提高销售效率的 CRM 数据清理策略。 https://momentumdata.com/9-crm-data-cleanup-tactics-for-sales-productiveness/
  6. 循环。 终极 CRM 数据清理清单。 https://blog.insycle.com/the-ultimate-crm-data-cleanup-checklist