处理丢失、不正确、不完整发票的 6 种好方法
已发表: 2022-08-01丢失、不正确和不完整的发票是每个会计师和企业主的祸根。 您可能会销售最好的产品或提供优质的服务，但如果您的发票有错误，您可能无法按时拿到钱。 开出错误的发票会使付款过程变得更长、更复杂。 如果您的发票丢失，您将不会收到任何付款。 您如何避免此类问题？ 如何处理丢失、不正确或不完整的发票。 阅读文章以了解更多信息。
丢失、不正确、不完整的发票 - 目录：
- 丢失发票 - 后果
- 如何避免丢失发票
- 当您的客户收到不正确的发票时会发生什么？
- 如何避免开错发票？
- 不完整的发票 – 会出现什么样的问题？
- 如何避免开具不完整的发票？
丢失发票 - 后果
什么是丢失的发票？ 这是一份从未到达客户手中的文件。 这种情况可能有许多不同的原因。 最常见的原因是：
- 地址数据不正确
- 向错误的客户发送发票
- 未开具发票
- 信被邮局弄丢了
丢失发票的后果是客户没有付款。 未收到您的文件的客户将不付款。 发现您的发票尚未支付并不容易——唯一的方法是不断地从您的客户那里收集确认信息，否则未支付发票的唯一迹象是您的帐户没有付款。 在这种情况下，您将被迫在新的付款期限内再次发送丢失的文件。 这意味着您将不得不等待很长时间才能拿到钱。
如何避免丢失发票
如果您使用传统的邮寄方式，请尝试选择挂号邮件或带有确认收据的邮件。 这将确保您的文件已到达目的地。 在发送邮件之前，请仔细检查客户的地址，以确保将发票送达给他。 电子发票是更好的选择，您可以通过电子邮件发送它们，并且解决方案比传统邮件快得多。 电子邮件系统中有一个收据选项，可让您收到邮件确认。 使用这些选项，您将很快了解到您的发票已送达正确的人。
如何避免在电子邮件地址中出错？ 发票软件在这种情况下非常有用。 您只需输入客户的正确数据一次，以确保地址始终正确。 发票软件将帮助您开具重复发票，并且通常会帮助您更好地组织文件。
当您的客户收到不正确的发票时会发生什么？
每张发票都应明确说明交易的主要对象是什么。 买方不应怀疑发票的用途。 交易对象的不精确确定可能会使支付过程更长。 您可能理解文档中使用的所有术语和短语，但您的客户可能不理解它们，尤其是当您倾向于使用行话或措辞不准确时。
“服务 5 号”这个词只对您来说是可以理解的，但是订购数十或数百种产品的公司在从发票上识别产品或服务方面会有很大的问题。 这样的措辞可能会引起很多疑问——这里甚至不清楚数字 5 是描述卖方还是买方。 也没有关于服务对象的信息。
同样，“根据第 5 号订单的货物”这一短语也不清楚。 我们对货物及其数量、类型、装运或价格知之甚少。 此类发票将在买方公司的各个部门之间流通，在所有问题解决之前您不会收到付款。
与付款部分有关的措辞可能会出现一些错误。 不要使用以下短语：收到后，月底，最后一个工作日——这可能会导致错误。 您的客户可能会以他的方式理解这些表达方式。 有关付款期限的不准确信息可能会导致付款延迟——您不会按预期收到钱。
如何避免开错发票？
唯一的解决办法是准确、正确的措辞。 易于理解的发票使付款流程更快。 在您的发票上使用与客户订单上相同的措辞。 同样，如果您与客户有协议，请使用协议中的措辞。 多亏了这一点，您的客户不必对发票上的项目三思而后行。
如果您既没有订单也没有协议怎么办？ 尝试使用EAN（欧洲商品编号）编号或 GTIN（全球贸易项目编号）编号——这些编号可以明确识别所售商品。 服务怎么样——准确地描述它们，给出提供的日期。
如果您开具部分发票，请包含其他信息。 它将帮助您的客户检查发票的正确性。 它可以是一个详细的列表，显示已执行任务的范围。 一种好的做法是包括合同的一些条款。 文档越透明和易于理解，就越快到达支付部门。
设置付款日期会给出发票到期的确切日期。 如果您使用它们，请告知早期付款的回扣。 告知延迟付款的费用。 您的客户必须提前知道会发生什么——这有助于他们管理付款时间表。 这种对发票的仔细管理将为您的客户和您带来许多好处——发票的核对肯定会容易得多。
不完整的发票 – 会出现什么样的问题？
不完整的发票会减慢开票过程，因为补充数据需要时间。 不完整的发票通常在付款队列的末尾移动。 客户不太可能支付不完整的发票。 必须找到并解释缺失的信息。 必须有人处理这个问题。 客户不喜欢将宝贵的时间浪费在处理此类问题上。 一般来说，如果您的发票不完整，一旦不是问题，但频繁的错误可能会促使您的客户停止与您合作。 不完整的发票说明您的管理状况不佳。 发票等具有价值和重要性的文件中的错误会引起客户的怀疑和问题。 您无法在发票中保留订单，因此您公司的其他地方没有订单。
如何避免开具不完整的发票？
在发送发票之前再次检查所有重要数据。 请注意付款日期和方式。 不完整的数据将导致在设定日期无法付款。 最好避免发生这种不愉快的事情。 使用现成的模板开具发票。 一个好的价值模板应该具有法律要求的所有必要元素。 使用由专家专业制作的带有模板的发票软件是有益的。 使用此类模板，您的发票应该整洁、整齐、完整。 开票过程必须井井有条，并且您的发票应该完美无误。
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作者：安迪尼科尔斯
具有5个不同程度和无穷动力储备的问题解决者。 这使他成为一个完美的企业主和经理。 在寻找员工和合作伙伴时，对世界的开放和好奇是他最看重的品质。