了解差异：采购订单 (PO)、装箱单和发票

对于零售商和电子商务卖家而言，了解采购订单、装箱单和发票之间的区别对于高效运营至关重要。

它从购买过程开始。 毕竟，你不能卖你没有的东西！

在订购、运输和接收之间，有一条学习曲线，卖家必须克服这条曲线才能取得成功。 全面披露：这说起来容易做起来难。

然而，通过进行研究和一些良好的老式试验和错误，您可以立即成为专业人士。

卖家必须学习如何有效地采购并弄清楚什么对他们的业务有用。 这篇文章通过回顾采购订单、发票和装箱单的基础知识，应该有助于减轻您对采购过程的任何担忧。

什么是采购订单？

采购订单 (PO) 是从买方发送给卖方的订单请求。 本文档包含有关所订购商品的类型和数量的详细信息。

它还将概述已商定的购买价格和付款条件。

买家使用采购订单来确保到达的产品确实是他们订购的产品。

自从在零售行业引入采购订单以来，采购流程变得更加高效，并允许更好的库存和付款跟踪。

为了提交采购订单，买方通常使用电子软件系统，该系统可以更好地跟踪并以电子方式提交给供应商。

采购订单提供必要的详细信息，供买卖双方用来保存过去销售或采购的准确数据。

采购订单包括：

• 采购订单编号
• 发货日期
• 帐单地址
• 收件地址
• 请求的项目、数量和价格
• 条款

采购订单示例：

如果您需要采购订单模板，您可以在以下几个地方找到免费的采购订单模板：

• 模板实验室
• 智能表
• 法律模板

我们的库存管理软件SkuVault可以根据预设的补货水平自动生成采购订单，并将供应商联系信息直接提取到采购订单模板中。 这可以节省大量时间。

为什么采购订单很重要？

一旦买方发出采购订单并被卖方接受，它就成为销售的管理文件。

采购订单根据买方的协议条款提供付款承诺。 这使卖家有信心提供商品。

作为整体销售协议的一部分，它可以成为双方之间具有约束力的合同，以减轻卖方的风险并在买方违约时提供一些法律保护。

采购订单号对于跟踪特别有用。 卖家可以使用 PO 使用采购订单编号将发货与采购相匹配。 采购订单还包括买卖双方的信息，以帮助各方更轻松地进行协调。

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什么是发票？

买方提交采购订单后，卖方为买方准备发票。

发票是不可转让的文件。 这意味着卖方接受条款并同意提供所订购的商品或服务，但不愿意对条款进行任何更改或协商。

需要从头开始？ 请参阅我们关于如何创建发票的指南。

采购订单由买方发出，发票由卖方开具。 它同时标识买卖双方，并应参考采购订单。

它描述并量化了所售商品，显示装运日期、单位成本和应用的任何折扣、交货时间和付款条件。 它还可能包括有关运输和运输方式的信息。

发票示例：

如果您需要发票模板，您可以在以下几个地方找到免费的发票模板：

• 发票首页
• 发票简单
• 发票生成器

免费发票模板可能适用于仅需偶尔创建发票的非常小的操作。

如果您想要更精简的东西，您可以从 SkuVault 自动生成发票，这些发票可以成为整个拣货、包装和运输过程中跟踪库存的一部分。

发票和采购订单提供了许多相同的详细信息。 这是有道理的，因为发票充当请求付款的订单的账单。

因此，两份文件包含相同的信息非常重要，这样各方才能准确匹配 PO 和发票。

采购订单和发票有什么区别？

采购订单和发票之间的主要区别在于 PO 上的文件和技术细节的用途，而这些文件和技术细节未包含在发票中。

对于卖家来说，发票是一种礼貌的方式，可以向买家索要他们交付的产品所欠的款项。 发票是一种友好的提醒，提醒您所交付的货物仍未付款。 与其他计费方式一样，发票有时允许延期付款。

公司通常只在 B2B 交易中使用发票。 企业之间的商品交易比B2C销售更可信，因此卖家有信心在买家付款时收到付款。

作为零售商或电子商务企业的供应商，商品通常由买方加价出售。 这创造了现金流，让原来的卖家更有信心他们会得到报酬。

为什么发票很重要？

发票对于卖家来说很重要，因为它是按时获得付款的一种方式。

通过将发票与采购订单相匹配，它可以实现更加无缝的交易。 本质上，它关闭了订单和付款请求之间的循环。

发票还提供产品或服务已交付的证据。 这表明卖方已履行协议条款并确立了卖方的付款权。 如果买方不付款，它会提供额外的证据证明卖方已完成订单。

从会计的角度来看，发票将交易记录为应收账款，直到所有债务都已支付。

什么是装箱单？

装箱单是一份装运单据，随订单附在装运包裹内或塞在包裹上的装运袋内。

有时称为运单、装箱单或装运单 – 装箱单详细列出产品详细信息，以便收货人可以确保货件中的物品与他们订购的物品相符。

装箱单和发票有什么区别？

发票和装箱单都是从卖方发送给买方的，但它们的用途完全不同。 所有企业都使用发票，但并非所有企业都使用装箱单。

例如，基于服务的企业不使用装箱单的原因很明显：他们不销售产品。 相反，他们只是开具发票。

装箱单仅在有产品正在运输和接收以供销售时才需要。

发票和装箱单之间的另一个区别是谁收到文件。

如果您是发送这些文件的人，请务必牢记谁应该接收这些文件。 发票应发送给负责付款的人。例如，这可能是会计部门。

装箱单将被发送到接收物品的部门，以便他们记录进货。在某些情况下，这可能是同一个人，但更有可能是业务的不同领域，尤其是在仓库或大规模运营中。

在现实世界中，当装箱单和发票被发送给错误的人时，初创企业或新关系会出现很多问题。

每批货物都应包括装箱单。 装箱单上的详细信息将根据所销售的业务和商品进行定制。

该文件应列出订单日期、订单中包含的产品以及每种产品的数量。 根据业务的不同，产品的重量也可能包括在内。 像这样的细节对于许多买家来说很重要，他们在打开订单时使用装箱单作为指导。

装箱单示例

以下示例展示了典型的装箱单及其包含的详细信息：

如果您需要装箱单模板，您可以在以下几个地方找到免费的装箱单模板：

• 模板存档
• 微软办公软件
• 发票贝瑞

如果您的业务量不大，这些免费模板可能适合您。

对于更稳健的业务或仓库运营，您需要使用库存管理系统（例如SkuVault）生成装箱单，以自动执行拣选清单，这些清单可以兼作装箱单或使用运输软件生成的装箱单。

SkuVault 集成了所有流行的运输解决方案，包括 ShipStation、ReadyCloud、ShipRush、ShipWorks 和 Temando。

为什么装箱单很重要？

出于多种原因，装箱单很重要。

对于卖家来说，装箱单提供了运送物品的准确数量。 它们可以在履行订单的质量控制阶段用作检查，以确保正确的物品和正确的数量被运出。

对于买家来说，装箱单的作用是相同的，以确保收到的货物与装箱单上的内容相符。

在他们离开卖方设施之前发现任何差异很重要。

通过清楚地识别包裹的内容，收件人可以根据清单核对物品。 买家发现收到的订单有任何问题的最佳时间是他们刚到的时候。

虽然发票应由买卖双方保留以供记录，但一旦收到并检查了货物，就不再需要装箱单了。

采购订单、装箱单和发票——它们是如何工作的

采购订单、发票和装箱单都有不同的用途，但它们可以协同工作。 当买卖双方正确执行这些交易时，他们都会获胜。

卖方从买方那里获利，反过来，买方从最终购买产品的客户那里获利。 多亏了采购订单、发票和装箱单，这个过程才能顺利高效地进行。

一个真实世界的例子

让我们看一个真实世界的例子，了解整个采购流程从头到尾是如何运作的，以及这些文件是如何协同工作的：

1. 创建采购订单： A 公司的一种畅销产品库存不足。他们需要重新订购以保持销售顺畅。 A 公司创建了一个采购订单，其中包含产品的数量和特定要求。 该采购订单交付给供应商 B 公司。
2. 已收到采购订单：B 公司收到采购订单并确认他们能够提供符合要求规格的产品。
3. 订单已发货：B 公司随后将产品运送给买方并附上装箱单。他们还发送发票，要求为已交付的货物付款。
4. 收到订单：A 公司使用装箱单确保订单正确，并对照采购订单、装箱单和发票以确保它们完全一致。一切就绪后，将处理发票以进行付款。
5. 订单记录：接受货物入库后，A 公司会将此信息输入其库存管理系统以保持记录准确。

A 公司在这种情况下是买方，但他们也可能成为卖方。 当消费者随后从 A 公司购买产品时，该公司将创建自己的装箱单以随产品一起发送。

在装运前，A 公司将通过将装箱单与采购订单进行比较来确认他们正在装运正确的物品。 仅这一步骤就避免了交易导致误发的任何可能性。

然后，A 公司将他们的产品连同装箱单一起运送给客户。 客户收到产品后，他们将使用装箱单确认购买。

整个采购流程和销售流程可以使用电子表格或 Word 文档手动完成，但容易出错且难以跟踪。

使用 SkuVault 的库存和仓库管理软件，您可以更可靠地管理从开始到结束的整个过程。 您可以通过自动化流程并确保整个买卖流程中的准确库存盘点来节省时间。

有关采购订单、装箱单和发票的常见问题

以下是一些关于采购订单、装箱单和发票的常见问题。

是否有不同类型的采购订单？

是的。 供应商将接受标准采购订单，例如 SkuVault 生成的采购订单，但有时您可能希望为特定目的使用不同的采购订单，例如：

• 合同：合同采购订单在特定时期内。例如，您可能有一份有效期为一年的供应商采购订单。 具体订单和时间范围的细节可能会有所不同。
• 一揽子采购订单：一揽子采购订单有时用于订购没有交货时间表的特定物品，或建立“开放账户”以根据需要定期或不定期地重新订购。
• 计划：当项目、数量和价格已知但交货日期不可预测时，使用计划采购订单。

发票和账单有什么区别？

虽然人们倾向于互换使用“发票”和“账单”，但它们具有不同的含义。

账单是一个简化的清单，通常要求立即付款——就像你在餐馆吃完饭后得到的一样。 发票是您订购的商品或服务的更详细明细，并指定了付款条件和义务。

销售发票和收据有什么区别？

发票是付款请求。 收据是已付款的证明。

什么是声明？

根据特定的装运或交付的货物，开具发票作为付款请求。

作为收款过程的一部分，将发布一份声明作为所有未结费用的摘要。

通常，发票是在货物装运或交付时发送的。 报表通常每月发送一次，以提醒所有未付发票和账户活动。

装箱单和提单有什么区别？

提单 (BOL) 是将物品所有权从卖方转移给买方的文件。 BOL 是一份法律文件，用于确认货物已交付。

装箱单显示了货件中实际交付的货物。

什么是一揽子采购订单？

一揽子采购订单是买方和供应商之间的一种长期协议，其中买方同意在指定期限内从供应商处购买一定数量的产品或服务。

这种安排对双方都有利，因为它简化了采购流程并为供应商提供了稳定、可预测的订单流。

结论

在经营企业或仓库时，了解这些文件在采购过程中的区别和作用非常重要。

对某些人来说，为企业采购可能是一个压力很大的过程。 学习如何正确下订单和接收订单可能很棘手，尤其是如果您以前从未做过。

然而，这是您必须学会正确做的事情，一旦掌握了窍门，购买就会是一个顺畅无缝的过程。

记住这些基础知识并掌控您的业务。