保持收件箱清洁的 8 个电子邮件管理技巧

您是否觉得保持电子邮件收件箱清洁是一场失败的战斗？ 为了帮助您，内容营销策略师 Zoe Devitto 在下面分享了一些电子邮件管理技巧。

在当今世界，似乎每个人和他们的鹦鹉都有一个电子邮件帐户。

也许您甚至有多个用于不同目的的电子邮件地址（这里有罪）。 但无论我创建了多少个电子邮件帐户，我都可以自豪地说我的收件箱总是干净整洁。

但它并不总是这样（哦，不！）。

我也去过那里。 当您失去对已注册的所有订阅的控制权以换取不可抗拒的免费赠品时，那个黑暗的地方。 或者，当电子邮件渠道试图说服您购买您在购物车中放弃的商品时。

甚至可能是偶尔来自客户的重要信息，迷失在富矿中（ no bueno ）。

电子邮件管理技巧：如何整理收件箱

但那些耗时的日子现在已经过去了。 我学习了电子邮件管理技巧，这些技巧可以定期保持收件箱的清洁，而我只需付出最小的努力。

我喜欢将此称为“收件箱零方法”。 我将电子邮件组织成文件以避免浪费时间的系统。 这样，我可以在摆脱视觉垃圾的同时回复相关电子邮件。

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您的收件箱是否感到不堪重负？ 我有一些很好的电子邮件管理技巧，我将在下面分享它们。

让我们开始。

#1。 为特定目的创建单独的电子邮件帐户

有许多优秀的免费电子邮件提供商可用，如今很难找到拥有一个电子邮件帐户的人。

拥有多个帐户（即，一个用于工作电子邮件，另一个用于个人电子邮件，第三个用于在线服务，例如下载免费赠品）可以更轻松地组织电子邮件。

工作电子邮件帐户

不惜一切代价保护此帐户免受不必要的电子邮件的侵害。 这意味着不要与朋友和家人分享。 切勿使用此电子邮件帐户订阅新闻通讯。

家人和朋友的电子邮件帐户

专为您最好的朋友和亲密的家人创建的特殊电子邮件帐户。 您还可以将其用于个人紧急情况和联系表格。

社交电子邮件帐户

这将是您最灵活的电子邮件帐户——而且很可能是未打开电子邮件最多的帐户。

如果您为每个帐户使用不同的电子邮件提供商，那么拥有一个电子邮件客户端会很有帮助。 电子邮件客户端是基于 Web 或桌面的应用程序，可让您管理来自不同电子邮件服务提供商的电子邮件。

#2。 将您的电子邮件分成多个区域

大多数电子邮件服务提供商（例如 Outlook 和 Gmail）允许您设置根据优先级和紧迫性将电子邮件分类的功能。

星星和旗帜

您可以通过设置星号和标志图标等功能来做到这一点，这样您就可以根据指定的标准（即低、中或高紧急度）区分传入的电子邮件。

保持您的帐户排序，以便您加星标的电子邮件始终显示在顶部，并且不会在混乱中迷失方向。

但用户要小心！ 不要因标记和加星标电子邮件而得意忘形。 当您的大部分信件都被分类时，确定哪些是重要的可能会让人不知所措。

标签和文件夹

在组织您的帐户时，您的目标应该是拥有一个干净的收件箱，因此请尝试删除尽可能多的邮件。 这里的关键是经常这样做，以避免失去控制的滚雪球效应。

但是那些你不能马上删除的呢？ 解决方案相当简单：了解如何使用文件和标签轻松组织电子邮件。

文件就像抽屉一样。 您将电子邮件存储起来，以免造成任何视觉污染。 然后您通过创建多个文件并将每个文件专用于特定电子邮件来继续此操作。

类别可能是：

• 与工作相关的电子邮件
• 社交媒体通知
• 或来自朋友和家人的电子邮件。

您的收件箱应该是包含所有这些不同类别的主文件夹。

额外提示：您的收件箱是否充斥着数百甚至数千封垃圾邮件？

我有一个不需要创建另一个电子邮件帐户的解决方案。

创建一个文件并将其标记为“已归档”。 然后，选择收件箱中的所有邮件并将它们移动到此文件。 这样，您的收件箱将保持干净，您不会丢失或错过任何过去的电子邮件。

同样，标签类似于文件夹。 当您选择一个术语时，您会看到所有带有该标签的电子邮件。 但是标签与文件不同，因为它们用于为您的收件箱电子邮件分配一个类别，而不是将它们实际移动到特定文件。

这样，一条消息可以有许多标签，但只出现在一个文件中。 这是一种在您需要时通过使用与其内容相对应的指定关键字快速找到您的消息的形式。

#3。 取消订阅您不需要的电子邮件列表

这可能看起来很简单，但令人惊讶的是，许多人会定期删除促销电子邮件，但从未退出此类新闻通讯。

我们为什么要这样对自己？

请务必取消订阅您从未打开的邮件列表和促销电子邮件。 此外，取消订阅您不需要的任何社交媒体警报。

或者，您可以为促销电子邮件使用单独的电子邮件帐户，这样您就可以将重要的电子邮件保存在您的主帐户中。

不需要的订阅是您的不二之选。 1 个敌人，当您尝试实现收件箱零时。 从时事通讯到广告，这些消息很容易使您的收件箱不堪重负，难以发现重要消息。

在查看您的社交/批量收件箱以查找要阅读的内容时，不要只是忽略无趣的内容。 将它们从电子邮件炼狱中带走，并将它们从你的生活中永远删除。

可以理解的是，取消订阅电子邮件列表也可能很耗时，因此请记住，预防胜于任何治疗。 除非您知道自己想要在收件箱中订阅，否则不要订阅。

每周安排一次更长的时间来做一些更深入的收件箱组织，比如制作和使用文件和标签。

#4。 使用组或分发列表

您是否在不需要更新的对话中被抄送？ 或者您是否发现自己陷入了一个回复所有电子邮件线程？ 好吧，就像群聊中的移动短信一样，您可以选择将该线程静音。

要在 Google 和 Outlook 中执行此操作，请打开线程中的任何消息，单击屏幕顶部的三个点（主题行上方）。 从下拉选项中选择“静音”（在 Gmail 中）或“忽略”（如果您使用的是 Outlook）。

根据您的生活方式，您可能还会被有关游戏约会、工作会议和社交活动的活动电子邮件（以及无穷无尽的群组回复）淹没。 使用 Google 日历跟踪您的所有活动，并在您在日历中看到活动邀请电子邮件后立即删除它们。

#5。 使用艾森豪威尔矩阵

许多专业人士浪费了大量的精力和时间来决定首先解决什么任务。 当你有很多事情要做时，优先考虑做什么（以及按什么顺序）非常有帮助。

但是，当您的待办事项清单似乎比格莱美地毯长时，您如何决定优先处理哪项任务？ 除了依靠您常用的任务管理工具之外，您还可以从袖子里拿出另一个技巧。

输入艾森豪威尔矩阵。 该系统可让您快速了解首先要处理的任务和决策。 这是一个简单的决策工具，可以将任务分成四个框，并确定您应该首先关注哪些任务以及应该委派或删除哪些任务的优先级。

所以，当你发现自己对各种电子邮件有疑问时，问问自己：

• 是不是重要？
• 还是很紧急？

具有讽刺意味的是，人类倾向于优先处理紧急任务，但令人惊讶的拖延重要任务的能力。 电子邮件分类的目标是识别那些您知道是紧急的电子邮件，而不是那些主题行最引人注目的电子邮件。

艾森豪威尔矩阵通过教您如何更好地确定优先级来提高生产力。 这种技术可以帮助您了解哪些活动值得您花时间和精力，哪些不值得。 在一个我们都急于跟上日程的世界里，这是一项无价的技能。

通过使用艾森豪威尔矩阵，您可以将您的电子邮件分为四类：

• 紧急且重要（立即执行）
• 紧急和不重要的（代表）
• 非紧急和重要（延期）
• 非紧急和不重要的（删除）

#6。 早上第一件事就是检查你的电子邮件

这不仅是一个主要的电子邮件管理技巧，而且可以通过消除干扰来提高您的工作效率。 由于电子邮件可以在一天中的任何时间到达，因此很容易想要查看它们——即使您正在处理某事。

醒来后立即查看电子邮件有助于我为新的一天做好准备。 我可以确保没有我需要处理的紧急情况——或者如果有的话，把它们计划到我的一天。 此外，我可以赶上我的同事在一夜之间完成的工作。 在与世界各地的同事一起在远程团队中工作时特别有用。

我通常不会在早上第一件事回复任何电子邮件，但检查我的收件箱可以帮助我为接下来的一天做好准备。

当您进行一项常规收件箱检查时，​​只处理那些您可以快速处理的电子邮件。 如果电子邮件需要快速回复，请在浏览邮件时打开并回复。 但是，如果收到的电子邮件需要更多时间来回复，请稍后留出一段时间。

解决此问题的一个好方法是利用贪睡功能在更方便的时间接收电子邮件（是的，这是一回事）。

还要安排白天的电子邮件检查时间

如果您不需要留意重要的电子邮件或公告，请在一天中安排一些短时间来检查您的电子邮件。 因此，与其在收到每条消息后立即阅读，不如每天留出一些时间来回复电子邮件并进行清理。

您可以在早上开始工作时这样做，以便在您醒来后立即缓解这种好奇心。 然后，在午餐前后。 最后，在一天结束时。

这里的秘诀是抵制诱惑。 因此，每当您发现自己正处于一项任务中，想要随便浏览一下 Gmail 时，请告诉自己抵制这种冲动，直到下一个时间段专用于此。

除此之外，请远离您的邮箱。

#7。 必要时使用自动回复

自动回复器的名字说明了一切。 这些消息会根据设定的时间或特定的事件标签自动发送给订阅者。 正确使用自动回复器可以成为电子邮件营销活动的有力策略。

因此，假设您对关闭电子邮件窗口感到不舒服，因为您担心有人可能会与您联系并提出紧急请求，而您的延迟回复可能会影响您的业务。

解决方法？ 设置 OOO（不在办公室）或自动回复消息，其中包含以下内容：

“你好呀，

谢谢您的来信。

我从 mm/dd 到 mm/dd 不在办公室，对我的电子邮件的访问权限有限/无法访问我的电子邮件。

如果情况紧急，请通过 [EMAIL] 或 [PHONE] 与 [NAME] 联系。 当我回来时，我会尽力及时回复您的电子邮件。

此致，

[姓名]”

#8。 清空垃圾

将深度清洁收件箱视为数字生活的春季大扫除。 这里的目标是审查您的整个电子邮件重新排列策略，并消除任何导致您浪费时间的收件箱混乱。

这也意味着你的电子垃圾箱（大多数人忽略的东西）。 您收到的电子邮件不会存储在您的计算机或手机上，而是远程保存在云端。 尽管数据容量看似无穷无尽，但如果您发现自己的 Gmail 空间不足，最好清空帐户的“废纸篓”文件夹。

此外，不要忘记不时清理您的存档消息以释放存储空间。 您可以手动归档邮件，或者配置自动收件箱清理器以删除超过 30 天的邮件。

但要小心，只删除你 100% 确定不再需要的消息。 如果您单击“清空垃圾箱”或“清空回收站”，您将无法恢复任何邮件。

走了就走了。 再见，朋友！ 您不仅无法恢复垃圾箱中的内容，而且您不会有任何迹象表明那里有任何东西可以开始。

控制您的电子邮件收件箱

控制收件箱。 无论您的电子邮件管理技巧是什么，请每天浏览您的电子邮件，以避免收件箱过饱和。

以下是一些需要牢记的快速提示：

1. 在一天中特定的预定时间查看您的邮件。

2. 应用帕累托原则：优先处理 20% 的电子邮件，其余的则推迟。

3. 有一个“在 XX 天前回复”文件夹。

4. 意识到你不需要回复每封邮件。

5. 无情，按下删除键。 不要附在垃圾邮件上。

选择您最优先的消息和任务，避免分心，并立即投入。一旦您的收件箱被驯服，请记得祝贺自己。

管理电子邮件需要制定战略规则并保持纪律。 这可能需要一段时间——而且完全没问题。 学习如何掌握这一点很像养成一个新习惯。 给它时间，你会开始发现这个过程更容易。

记住不要担心一口气做完这一切。 说实话，在一夜之间组织和重新安排一个混乱的收件箱就像处理一个塞满的收件箱一样令人不知所措。 一点一点地适应一些积极的习惯。

执行一些定期操作，例如清空垃圾箱或批量删除已发送的邮件，以帮助您感觉自己正在取得进展。

我希望本快速指南可以帮助您改进电子邮件工作流程并提高工作效率。

请记住，如有疑问，请将其存档。

作者： Zoe Devitto 是 FollowUpBoss、Mention.com 等 SaaS 品牌的内容营销策略师。 在个人方面，佐伊是一个 pho 爱好者，喜欢以数字游民的身份环游世界。