员工请假：政策、规则和影响（附实用解决方案）

任何企业都无法避免员工请假的可能性，通常是很长一段时间。 从某种意义上说，请假比减员更成问题，因为公司不能为这些员工雇用替代人员。

公司必须谨慎管理其休假政策并遵守现行法律，这一点至关重要。 有缺陷或未定义的请假政策可能导致运营效率低下、员工流失率更高、人员过多或人员不足。

公司可以做很多事情来有效地计划和管理员工缺勤。 本文旨在讨论员工请假的所有主要原因。 最后，我们还将告知您应如何起草请假政策，以使程序顺利进行并减少其对业务运营的影响。

在我们进入问题和解决方案陈述之前，让我们更多地了解不确定的员工请假以及它与其他类型的请假有何不同。

什么是请假？

休假是经批准的休假，相对于员工因某些特殊情况而休假的时间较长。 与其他类型的员工缺勤不同，例如假期、PTO 或病假，它通常是前所未有的，而且大多是无薪或部分有薪的。 但是，在某些情况下，请假是事先知道的，并且可以根据工作的情况和性质支付薪水，例如休假。

此外，请假可以是自愿的，也可以是非自愿的。 自愿请假通常是出于个人原因，例如照顾父母或计划已久的休假。 非自愿请假是由雇主强加的，通常是不可预见的情况的结果，例如正在进行的调查或纪律处分。

请假如何运作？

缺勤流程与 PTO 等其他休假流程略有不同，因为它们大多需要人工审核。 每个组织都有自己的政策和流程来规范员工的请假。

• 请假：第一步通常是员工向雇主申请请假。 这通常通过邮件或休假管理系统 (LMS) 完成，具体取决于公司的政策。 该请求必须包括提出的请假请求的日期和原因。
• 经理/HR 的批准：一旦收到请求，雇主通常会根据情况、政策、员工历史记录批准或拒绝请假。 他们也可以考虑是否有足够的人手来承担缺席员工的职责。
• 批准：如果获得批准，雇主将与员工一起确定如何最好地在他们离开时履行职责。 这可能涉及将任务重新分配给其他员工，雇用临时工，或者只是在没有人担任该角色的情况下进行管理，直到员工返回。
• 拒绝：如果被拒绝，雇主通常会为他们的决定提供理由，并在可能的情况下提供替代方案。 例如，他们可能会建议员工可以在家工作或错开休假。 这将确保他们仍然可以有一些时间离开工作，而不会过多地干扰业务运营。
• 休假期间支付：员工是否在休假期间获得报酬通常完全取决于公司的政策。 雇主也可能会考虑其他情况、员工的历史、职务、重要性和员工的影响。
• 沟通：一旦一切敲定，将这些计划传达给所有相关方是很重要的。 其中包括可能受到人员变动影响的经理、同事和客户。 它确保团队的每个成员都知道即将到来的限制，并可以采取积极主动的方法来最大程度地减少干扰。

请假的类型

有几种不同类型的请假，每种都有不同的原因和影响。 以下是最常见的休假类型的简要概述：

• 医疗并发症：虽然大多数公司为每位员工提供病假，但严重的医疗状况、慢性病和长期并发症并没有被组织考虑在内。 员工可能无法工作或因自身健康状况或照顾家人而决定休假更长的时间。
• 休假：休假通常用于个人或职业发展机会，例如出国留学计划、研究项目或实习。 休假通常是部分支付的，但可以有偿或无偿，具体取决于公司政策、工作经历和协议。
• 产假/陪产假：每个组织都必须休产假，产假​​可以持续 6-16 周，带薪。 大多数公司还提供某种形式的带薪陪产假，让男性员工与子女建立联系。
• 丧假：如果家人去世，许多雇主会提供丧假，让员工有时间哀悼和计划。
• 心理健康假：有时员工需要一些时间来保持良好的心理健康和福祉。 这种类型的请假可以是自愿的也可以是非自愿的，并且可能出于多种原因，例如焦虑、抑郁、倦怠或创伤。

休假可能还有许多其他原因，例如陪审团职责、军事职责或社区服务，具体取决于您的组织所在的国家或州。

请假对企业的影响

空前的休假可能会给您的业务带来负面和正面的影响。 以下是请假对业务的一些主要影响：

• 运营：根据休假的类型和持续时间，企业可能必须调整其运营以适应员工。 这可能包括雇用临时替代人员，将任务重新分配给其他员工，或更改流程或时间表。
• 财务：如果员工在休假期间获得报酬，这可能会给公司的预算带来压力。 或者，如果员工在休假期间没有得到报酬，他们可能会拖欠账单或无法履行个人财务义务。
• 声誉：在某些情况下，请假也会影响企业的声誉。 例如，如果员工休假以获得个人发展机会，这可能会对企业产生积极影响并提高其声誉。

如何为员工制定请假申请政策？

请假申请政策因企业而异，具体取决于组织的需求和资源。 以下是在起草请假申请政策时必须考虑的一些关键要素，例如：

• 叶子的用途和类型

应明确说明请假申请政策的目的，以便员工了解该政策涵盖的内容及其存在的原因。 它应涵盖员工生活中可能发生的可预见和不可预见的情况。

一般来说，大多数公司允许因医疗并发症、丧亲、休假和产假/陪产假而请假。

• 合格

应在政策中概述请假的资格标准，以便员工知道谁可以和不能利用该福利。 这可能包括服务年限、工作角色和绩效。 然而，大多数公司允许管理人员在服务 5 年后休假。

• 程序

应明确规定请假的程序，以便员工知道如何去做。 这可能涉及提交表格或通过电子邮件向 HR 发送相关信息。 同样重要的是要注意员工需要根据休假性质提交请求的时间范围。

产假/陪产假申请一般需要提前1-2个月提交，其他意外情况一般在当天提交。 同样，休假需要尽早通知，一般在休假前 3-6 个月。

• 期间

政策中还应规定请假的期限。 这很重要，这样员工才能知道他们可以离开工作多长时间并做出相应的计划。

一般来说，病假只能被授予 6-12 周的时间。 产假/陪产假等其他假期可能为 9-18 周，而休假最长可达 1 年。

• 赔偿

该政策还应说明员工在休假期间是否会获得报酬。 根据与员工的协议，还可能有有条件和部分带薪休假。

大多数公司在产假/陪产假期间向员工支付工资，但有些公司可能会提供部分补偿。 公司甚至可以在同意带薪休假之前与员工签订合同，确保员工即使在完成学业后也能工作一段时间。

• 指导方针

政策中还应包括有关请假的指导方针。 这可能包括员工在休假期间是否需要与公司保持联系。 或者是否允许他们在休假期间为其他组织工作，以及他们是否需要偿还在休假期间从公司收到的任何款项。

在您的请假申请政策中包含这些关键要素，以确保雇主和雇员都了解他们在请假时的权利和责任。

将休假对业务运营的影响降至最低的方法

旷工可能会导致业已确立的业务秩序混乱。 特别是在小型企业和高级管理职位中，延长休假可能会对公司的运营产生重大影响。 每个组织都必须有一个应急计划来弥补员工的休假。

企业可以通过几种关键方法将休假对其运营的影响降至最低。

• 提前规划

如果您知道员工将休假，请尝试提前计划，以便您可以让其他人在他们不在时履行职责。 这可能涉及培训另一名员工来完成这项工作、雇用临时替代人员或重新安排工作时间表，以便其他员工可以弥补这一不足。

• 以补偿换指导

另一种尽量减少请假影响的方法是确保员工得到足够的补偿，并在他们下班的时间与他们保持联系。 这可能涉及向他们支付全部或部分工资，以换取在他们离开期间管理和指导下属。

• 建立多功能团队

组织必须建立团队，每个成员都能够执行多个角色。 团队的其他成员必须能够为缺席的员工提供保障。

例如，如果您有一个销售团队，如果客户代表不在，团队中应该有人可以管理客户服务查询。

休假管理软件如何提供帮助？

请假影响所有行业公司的运营。 采取积极主动的方法来管理它们很重要。 以有组织的方式管理请假的一种方法是通过软件。

员工休假管理软件 (ELMS) 可让您轻松设置政策、发送提醒、跟踪考勤和管理休假流程。 ELMS 可以通过跟踪缺勤情况、确保员工获得休假福利以及向管理层发送员工缺勤通知的功能来帮助您避免旷工问题。

结论

请假并不罕见，每个组织都会经历这种情况。 企业需要制定有效且合理的缺勤政策来管理员工缺勤，并确保将业务运营受到的影响降至最低。 员工必须采取积极主动的方式来应对这些不确定的休假并准备应急计划。

常见问题

相关类别：员工工资管理系统 | 人力资源管理工具| 员工考勤管理系统 | 申请人跟踪软件