您在没有意识到的情况下发送的五封粗鲁的电子邮件
已发表: 2018-01-13写一封电子邮件，就像你亲自做的一样是一门艺术
即使是我们当中最讨人喜欢和彬彬有礼的人，在电子邮件中仍然看起来像混蛋。 写一封电子邮件，就像你亲自做的那样是一门艺术。
在谈话过程中，你会调整你的语气、面部表情、手势和姿势，以适应你所传达的情绪。 你这样做是因为人们往往对你说话的方式比你实际说的话更敏感。
电子邮件剥夺了谈话的全部内容。 它很有效，但它会将原本简单的交互变成混乱的误解。 如果没有面部表情和身体姿势来指导您的信息，人们会将您输入的每个单词视为语气和情绪的指标。
人们在电子邮件中犯的大多数错误都是完全可以避免的。 以下列表深入探讨了这些微妙的错误和隐藏的错误。
强制抄送并回复所有
一直抄送别人是您可以通过电子邮件做的最烦人的事情之一。 我会说这是最烦人的，但这个荣誉被赋予了过度的“回复所有”。 如果有人向您和其他一群人发送电子邮件，您真的认为每个收件人都需要收到您的另一封电子邮件说“谢谢”吗？ 他们没有，当你这样做时，它会让人们爬上一堵墙。
知道何时抄送某人的诀窍是将您的电子邮件视为面对面会议。 那么问题就变成了：“让这个人来参加会议是否有必要或有帮助？” 如果答案是否定的，那么不要在电子邮件上浪费他或她的时间。 至于全部回复，就不要做了。 即使线程中的其他人都回复了所有内容，但当您加入战斗时，您仍然会烦死所有人。 如果您有话要说，最好直接（私下）将其发送给原始发件人，让他或她决定该小组是否也应该知道这件事。
太简单了
很多时候，电子邮件冲突的原因是初始电子邮件的努力与对该电子邮件的回复努力之间的不平衡。 当有人输入详细的段落概述重要问题时，他们希望您仔细回复。 发回“知道了”或“已注意到”并不能解决问题。 在不知道你的意图和语气的情况下，简短的回应会让接收者感到冷漠甚至讽刺。 这是不幸的，因为这很少是发件人的意图。
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避免在简短回复中被误解的最佳方法是分享您的意图。 即使回答“我有点忙，但应该可以在这周晚些时候阅读”比“知道了”要好得多，很多人会将其解释为冷漠。
“紧急”主题行
标有“紧急”或“尽快”的主题行表明完全无视收件人。 如果您的电子邮件如此紧急，请拿起电话并给对方打电话。 即使在极少数情况下，电子邮件实际上是紧急的，在主题行中将其标记为这样是不必要的，并且会设置强烈的负面基调。
避免“紧急”主题行的关键是双重的。 首先，如果问题最好以电子邮件以外的任何形式处理，那么这就是您应该处理的方式。 其次，如果不是这种情况，那么问题就在于你创建一个强有力的主题行的能力。 毕竟，人们经常检查他们的电子邮件，所以只要你的主题行引起他们的注意，它就会完成工作。 与其将电子邮件标记为紧急，不如问问自己为什么这封电子邮件很紧急。 这个问题的答案是您的新主题行。 如果客户今天需要答复，那么只需将您的主题行设为“客户今天需要答复”即可。 这保持了紧迫感，而不是粗鲁、绝望的语气。
黛比唐纳
发送不断告诉人们他们做错了什么以及他们不应该做什么的电子邮件确实会造成损失。 即使您试图提出建设性的批评，您也需要不惜一切代价避免电子邮件中的消极情绪。 由于人们无法直接听到您的语气，因此他们会读入单词的内涵并在进行时在脑海中创建语气。 负面因素在电子邮件形式中变得尤其负面。
每当你发现自己在使用“不要”、“不能”、“不会”或“不能”等否定词时，将它们转化为积极词。 进行此更改会改变消息的整个基调。 例如，不要说“你以后不能完成这样的报告”，而是说“下次你完成报告时，请……”当你必须提供负面反馈时，不要在电子邮件中这样做。 只需跳上电话或沿着大厅走。
机器人
很容易将电子邮件视为快速完成某事的一种方式，但当你这样做到极端时，你会觉得你是不人道的。 你不会走进某人的办公室，递给他们一份报告，而不会以某种方式承认他们。 直接进入细节似乎是最有效的做法，但它会留下持久的负面印象。
修复这个很简单。 只需多花一点时间来问候您正在写信的人。 您不必向收件人询问他或她的周末情况。 只需简单地承认个人是一个人就足够了。 与您简单地发送作业相比，这使语气更加尊重。
把它放在一起
发送电子邮件最棘手的事情是确保人们以您希望他们的方式感知您的信息。 您必须具有社会意识才能实现这一目标。 也就是说，在点击“发送”之前，愿意花时间考虑从收件人的角度来看事情的样子。
关于作者
Travis Bradberry 博士是畅销书《情商 2.0》的获奖合著者，也是全球领先的情商测试和培训提供商 TalentSmart 的联合创始人，为超过 75% 的财富 500 强公司提供服务。 他的畅销书已被翻译成 25 种语言，可在 150 多个国家/地区使用。 Bradberry 博士曾为《新闻周刊》、《时代》、《商业周刊》、《财富》、《福布斯》、《快公司》、《今日美国》、《华尔街日报》、《华盛顿邮报》和《哈佛商业评论》撰稿或被其报道。