营销机构及其客户的 8 个最佳 Google Docs Hacks
已发表: 2018-05-25还没有完全从 Microsoft Word 切换到 Google Docs？
也许是因为旧习惯很难改掉。
或者可能是因为，就像生活在 Microsoft Word 舒适区的许多其他人一样，您被一些您还没有完全弄清楚的不熟悉的功能所困扰。
所以，首先要做的事情是：对于我那些精神抖擞的千禧一代朋友，不要再傻笑了。 除了谷歌的方式，你不知道其他方式。 这个博客不适合你。
现在，对于长期使用 Word 的用户（真的像你一样）：让这成为你的警钟。 现在是彻底摆脱 Word 的时候了。 严重地。 Google Docs 的功能可以让您、您的同事，最重要的是，您的客户更轻松地编写、编辑和共享文档。
让我们立即加入 8 个很棒的技巧，这些技巧将节省时间并提高效率。
技巧 #1：访问自动保存的版本。
谷歌的实时自动保存是一件美妙的事情——对于习惯于在 Word 中手动保存的用户来说，这也许是最显着的特点。 这几乎消除了忘记保存文件或计算机意外关闭时丢失工作的噩梦场景。
但是，如果您不小心删除或覆盖了 Google Docs 中的一大段文字，会发生什么？ 或者您想返回并检索其他用户已修改的原始文本？ 当 Google Docs 中发生更改时，它们是永久的吗？
谢天谢地，他们不是。 Google 的自动保存功能会为您的文档创建版本化历史记录。 它显示您的活动（以及其他人的活动）以及时间和日期戳。 对于导入的文件，您始终可以选择“查看原始文件”。
以下是查看自动保存版本的方法：
- 打开您的 Google 文档
- 单击顶部菜单中的文件
- 选择版本历史 > 查看版本历史
技巧 #2：创建和命名版本以跟踪进度。
准备好与他人共享您的文档了吗？ 与我们的第一点（Hack #1）类似，Google 还允许您主动创建、命名和跟踪同一文件的不同版本。 这完全取代了在 Word 中创建、命名和重命名多个附件的繁琐过程。
文字用户，我怎么强调都不为过：没有执着的世界是美好的。 内容创建者可以通过单击同一个链接来传播将由多个用户查看和编辑的文档。
以下是创建和查看自动保存版本的方法：
- 打开您的 Google 文档
- 单击顶部菜单中的文件
- 选择名称当前版本（草稿、客户审查、最终版本等）
然后，当需要检索这些版本时，按照相同的步骤查看版本历史并选择“仅显示指定版本”。 （参考上图）
技巧 3：在没有 Wi-Fi 的情况下工作。
您知道在没有 Wi-Fi 的情况下您仍然可以在 Google 文档中工作吗？ 您可以编写、编辑、创建新文档、查看或编辑旧文档等等。 您的工作不会自动保存，但一旦您恢复连接，您的更改将立即同步并保存。 只有一个问题：您必须在Wi-Fi 不可用之前登录 Google。
专业提示：要第一次完成这项工作，请尝试按照以下说明启用离线编辑。
- 在您的 Google 文档中，单击“文档主页”按钮。
- 选择设置。
- 打开允许您离线工作的设置。
技巧 #4：文件格式的双重浸入。
如果您更喜欢 Google Docs，但您与更喜欢 Word 文档的客户或合作者一起工作，那么有个好消息。 您不必选择其中之一。 这里有两个很好的解决方法可以帮助弥合差距：
1. 您可以在 Google Docs 中工作，但将文件保存/保留为 Word 文档。 为此，请确保您使用的是 Google Chrome，然后按照以下步骤操作：- 安装 Chrome 扩展程序，用于文档、表格和幻灯片的 Office 编辑。
- 使用 Chrome 作为浏览器，打开您的 Google Doc。
- 从顶部菜单中选择文件。
- 启用 Office 兼容模式。
- 创建一个新的空白 Google 文档。
- 将您的 Word 文件拖放（或上传）到 Google Doc 中。
- 选择文件，然后选择另存为 Google 文档。
- 几乎立即，您会看到下面的弹出窗口！
技巧 #5：拥抱模板。
如果您像我一样，您可能已经浏览了 Google Docs 主屏幕一百万次，而没有过多考虑顶部的模板库。 下一次，停下来看看。 你会很高兴你做到了。
Google 模板在创建（和重复使用）专业、精美的文档方面非常有用——例如，用于定期发送顶部带有贵公司或客户徽标的文档。 模板通常有两个选项，基于以下内容：
- 贵公司是否有 Google G Suite 帐户？ 如果是这样，您可以将自己的模板提交到图库，供公司中的任何人随时访问。 （这种简单的解决方法远远优于将模板保存在团队共享驱动器上的某个位置！）
为此，只需从您的 Google 文档主页单击模板库，然后按照提示“提交模板”。 当您返回画廊时，您会看到它被固定在那里。
- 使用标准 gmail.com 帐户与 Google G Suite？ 您仍然可以利用相同种类的模板样式来创建专业品质的文档。 虽然您不能将文档保存为模板，但您可以使用以下简单的解决方法：
- 创建您的模板。
- 单击文件->制作副本。
- 为您的文档指定一个可以返回的标题（即PMG 的博客模板）。
- 为您的任务使用该版本的模板。
- 重复这些步骤为下次创建一个干净的副本。
技巧 #6：一举授予多个 Docs 可共享的权限。
没有什么比尝试打开文档并被锁定在文件之外更快地扼杀工作流程的动力了。 到现在为止，我们可能都偶然发现不得不从合作者那里“授予”或“请求访问”。
对于包含中心文档（通常是 Google 表格）的综合项目来说，这种烦恼尤其成问题，其中包含指向多个其他 Google 文档的链接，例如网站重新设计或内容日历。 那么您是否必须更改每个文件的权限？
幸运的是，你没有。 有几种快速简便的技巧可以一次更改多个文档的权限。 这是我的做法：
- 转到 Google 中的“我的云端硬盘”（这会打开您所有 Google 文档、表格等的目录）
- 选择您要共享的多个文件。
- 右键单击，选择共享，然后选择高级。
- 在弹出的共享窗口中，在“谁有权访问”下，更改多个文档的文件权限。
- 此时，您可以选择通过“邀请人”来主动通知用户，或者复制链接以共享，以便您可以单独发送电子邮件。
技巧 7：使用目录插件。
处理包含很多部分的长文档？ 目录插件在您的侧边栏中创建组织提示，帮助您轻松地在文档中跳转。 此目录易于编辑，可以随时从您的工作视图中添加或删除。
（对于特别长的文档，这个插件可能会让你慢一点——但可能不会超过滚动！）
通过打开 Google 文档并在页面顶部查找“附加组件”菜单来访问此免费附加组件以及其他几个很酷的附加组件。 您可以随时通过选择/取消选择“视图” > “显示文档大纲”在文档视图中添加或删除它。
技巧 #8：在评论中标记人。
对于具有多个协作者的 Google 文档，您可能希望在评论中标记特定人员以采取行动。 您可以通过在输入他们的姓名或电子邮件地址之前添加“@”或“+”来快速执行此操作。 Google Docs 将根据您的 Gmail 联系人提供联系人选项。
那么告诉我们，您已经使用了多少这些技巧？ 你的营销团队的其他成员呢？
请记住，您使用 Google Docs 的次数越多，并且您鼓励仍在使用 Microsoft Word 的同事和客户这样做的次数越多，您创建的效率就越高，而这是使用 Microsoft Word 无法获得的。 对不起，Word...这是一次很棒的比赛。
在 PMG，我们喜欢寻找方法来帮助我们的团队和客户享受日常效率。 Google Docs 中的这些简单技巧只是为我们的客户和您的客户创造卓越成果的大局中的一小部分。 让我们帮助您创建和实施能够快速有效地产生高影响力的营销策略——请随时联系我们！
