如何使用 Google Sheets [+ 模板] 创建电子表格 CRM

已发表: 2024-01-03

打造您梦想中的 Google Sheets CRM 所需了解的一切！

在此获取我们的免费 G​​oogle Sheets CRM 模板

在现代销售环境中，跟踪交易进度至关重要。 您已决定是时候为您的企业获取 CRM 了。 无论是出于财务限制、业务规模还是任何一种可能的原因，您都希望在 Google Sheets 中制作免费的 CRM。

自己制作 CRM 是一个复杂的过程。 不过，我们随时为您提供打造梦想中的 Google Sheets CRM 所需的所有信息！

什么是 Google 表格 CRM？

在定义 Google Sheets CRM 之前，让我们首先了解一下 CRM 是什么。

企业使用客户关系管理 (CRM) 软件来存储其潜在客户数据库、跟踪正在进行的交易的进度并与客户建立更好的关系。

CRM 可以有多种形式。 它可以是一个基本的电子表格，一直到企业级软件。

在该规模的底部，Google Sheets CRM 是一个简单的电子表格文档，其中包含有关您的客户、交易和其他客户关系相关事务的信息。 随着销售的进展，您的团队必须更新新信息。 Google Sheets CRM 具有最低限度的功能。

另一方面，我们是 NetHunt CRM，一个 Gmail 集成的 CRM。 我们的平台可以让您以非常合理的价格做比我们上面定义的更多的事情。 它甚至可以自动化销售流程的某些部分，并生成深入的报告，供您跟踪和衡量您的销售活动。

使用 Google 表格作为 CRM 有什么好处？

Google Sheets 绝对比 Excel 电子表格更好。 它的主要优点是广泛的协作选项以及免费的事实。

此外，Google 表格还允许您执行以下操作：

  • 使用 Google Apps 脚本增强您的 CRM
  • 直接在电子表格中与同事聊天
  • 在需要他们注意的地方标记您的同事
  • 创建要分配给团队成员的任务

Google Sheets 允许您执行许多操作，但其先进程度明显低于 NetHunt CRM 等专用 CRM。

如何通过模板将 Google 表格用作 CRM

让我们开始讨论本文的要点 — 创建您自己的 Google Sheets CRM。

这个过程比开始 NetHunt CRM 的 14 天免费试用要复杂得多，但它仍然不是火箭科学。

言归正传，让我们开始在 Google 表格中制作您的 CRM...

第 0 步：考虑替代方案

您可能需要再考虑一下您的决定。 毕竟， Google Sheets CRM 并不是真正的 CRM 。 在您获得真正的 CRM 之前，您将一直使用它。

然而，在这些情况下，创建电子表格 CRM 是一个可行的选择：

  • 您的企业拥有 1 - 2 人的销售团队，但客户数量不足以证明购买 CRM 的合理性
  • 在选择合适的 CRM 时，您需要一种快速、简单的方法来存储客户数据

如果有其他适合您的情况，您应该为您的企业购买专用的 CRM，例如 NetHunt CRM。

第 1 步：复制我们的 Google Sheets CRM 模板

单击此处查找我们的 Google Sheets CRM 模板。

然后，单击“文件”，然后选择“制作副本”。 ” 不要忘记通过“共享”按钮向您的团队成员授予共享权限。

如何复制免费的 CRM 模板
打开模板，单击“文件”，然后单击“复制”以编辑和使用 NetHunt 的模板

第 2 步：自定义您的 Google 表格 CRM

显然，我们提供的模板并不适用于所有企业，因此您应该对其进行一些更改以使其适合您的企业。

为此，我们应该定义我们的销售流程。 如果您没有定义，请构建它。 这是一个简短的概述：

  1. 写下销售人员完成交易的所有行动并绘制客户旅程图。
  2. 确定您可以将哪些操作分组为流程的步骤（例如，在 LinkedIn 上查找潜在客户并根据您的 ICP 检查他们可能是一个步骤）
  3. 写下所有步骤
  4. 与您的团队一起集思广益，找出跟踪这些步骤的最舒适的方法

定义销售流程后，下一步是将其添加到 CRM。 我们的 CRM 模板中的预定义阶段是：

  • 外展活动开始
  • 演示
  • 谈判
  • 已开具发票
  • 韩元
  • 丢失的

这些阶段可以作为模板的一个很好的占位符，但必须更具体才能充分代表您的销售流程。

要编辑模板中的阶段，请执行以下步骤：

  1. 按铅笔图标打开下拉菜单的自定义菜单
  2. 在“应用于范围”字段中，您需要确保将“CRM!J2:J1000”作为值。
  3. “J”可以更改，具体取决于您是否已将任何其他列添加到 Google Sheets CRM。
  4. 编辑呈现给您的阶段，更改其颜色，移动它们，或使用“添加另一个项目”按钮添加新阶段以自定义工作流程。
如何在免费模板中编辑阶段
如何在免费模板中编辑阶段

您还可以通过为您想要收集的信息添加新列来添加和调整模板中的“字段”。 目前，我们的模板提供以下字段：

  • 客户名称
  • 公司产业
  • 公司规模
  • 电话
  • 电子邮件
  • 领英
  • 客户要求
  • 产品/服务类型
  • 交易金额
  • 佣金比例
  • 赚取佣金
  • 指定经理
  • 评论

第 3 步：将客户数据输入您的 Google Sheets CRM

设置 Google Sheets CRM 的最后也是最繁琐的一步是在其中填充客户。 由于 Google 表格只是一个电子表格构建平台，因此您必须手动输入所有数据。

是的，您或您的团队成员必须坐下来，将每笔交易和每个客户输入 Google Sheets 中的新 CRM 中。

然而，将数据输入 CRM 与拥有正确的 CRM 一样重要，无论是专用 CRM 平台还是电子表格 CRM。 输入数据时，错误的方式可能会使您的数据库变得混乱，从一开始就违背了 CRM 的目的。

将数据输入 Google Sheets CRM 时需要注意以下事项：

  • 确保 CRM 中没有重复的交易或条目
  • 确保您已将所有信息输入到正确的字段中
  • 确保所有数据位于与其所属客户或潜在客户相关的行中

如果您需要一些有关填写的 Google Sheets CRM 外观的额外信息，请查看我们的 Google Sheets CRM 模板中的“示例 CRM 数据”选项卡。

填充的 CRM 数据库示例

Google Sheets CRM 有哪些缺点？

使用 Google Sheets CRM 也有缺点。

了解这些缺点对于充分发挥电子表格 CRM 的潜力至关重要。 请记住，Google Sheets CRM 并不意味着是一个成熟的 CRM，而是在您获得实际 CRM 之前充当占位符。

使用 Google Sheets CRM 的主要缺点是：

手动数据输入

每个月将数百个潜在客户输入数据库很糟糕。 听起来很糟糕。 但是，Google Sheets CRM 没有为客户输入留下任何其他选项。

有了像 NetHunt CRM 这样的专用 CRM，选项就不再那么有限。

首先，只需单击一个按钮，您就可以立即保留整个客户群。 我们的客户成功团队将帮助配置这一点，以确保一切顺利转移。

我们的 CRM 系统可以自动抓取客户数据并将其添加到您的数据库中。 用户可以从入站电子邮件创建客户记录，立即将您的潜在客户添加到数据中。 您还可以借助我们的各种集成来扩展该功能，以包含客户的 LinkedIn 个人资料等。

说到集成……

没有可用的本机集成

您可以编写自定义 Google Apps 脚本或从 Google Store 获取插件。 从 Google 商店下载的插件在优化销售流程方面几乎没有什么价值。

NetHunt CRM 等现代 CRM 系统提供许多本机集成，这意味着它们是直接集成的，而不是通过 Zapier 等第三方应用程序进行集成。 这些集成可以：

  • 直接通过 CRM 中的客户卡致电客户
  • 抓取潜在客户的 LinkedIn 个人资料，将其添加到 CRM，并直接从客户卡发送消息。
  • 直接通过客户卡向客户发送电子邮件
  • 使用即时通讯应用程序直接在 CRM 中与您的潜在客户和现有客户聊天
  • 将数据导出到 Looker Studio 以创建深入的实时报告。

另一方面，NetHunt CRM 集成了：

  • Google Workspace（包括 Gmail、Looker Studio 和 Google 通讯录）
  • 领英
  • 对讲机
  • Messenger 应用：WhatsApp、Instagram、Facebook Messenger
  • 松弛
  • 扎皮尔
  • 还有很多...

您的数据库杂乱无章

任何经理都会告诉您，建立流程比让您的团队采用流程更容易。

当相关流程手动将数据输入电子表格时，团​​队采用变得更具挑战性。

您可以添加任意数量的字段，但如何控制您的团队是否使用它们？

NetHunt CRM等现代CRM系统根据不同的销售流程阶段需要设置不同的字段。

例如，如果您的销售人员想要创建潜在客户，他们必须填写潜在客户的姓名、电话号码、公司和职位，以及潜在客户的电子邮件地址/电话号码。 然而，要将潜在客户转移到下一阶段，您的销售专家可能还必须填写公司规模字段。

同时，借助 Google Sheets CRM，每个人都可以看到一切。 数据泄露、视觉混乱和不必要的信息很难避免。 现代 CRM 系统允许用户设置各种权限级别来访问 CRM 数据。

这意味着团队成员可以访问相关信息，并且不会被不需要的信息淹没。

除了存储客户数据之外您无能为力

从技术上讲，这并不是一个缺点。 您需要 CRM 来管理客户数据 — 您已经有了 CRM 来管理客户数据。

另一方面，CRM 行业正在不断发展。 您从 Google Sheets CRM 获得的功能远远低于大多数现代 CRM 系统的最低功能。

如今，CRM 系统不仅仅是数据库，因为它们允许您执行以下操作：

  • 自动化您的日常流程以释放销售人员的时间
  • 直接在 CRM 中配置、发送和跟踪电子邮件营销活动
  • 生成实时报告以掌握销售活动的脉搏
  • 创建令人惊叹的可视化管道，使正在进行的流程更易于解释
  • 将所有客户沟通集中在一个保护伞下
  • 将技术堆栈中的其他工具连接到单一环境中

… 和更多！

常见问题解答

Google 表格可以用作 CRM 吗？

从技术上讲，是的，您可以使用 Google Sheets 文档作为 CRM。对于大多数企业来说，电子表格 CRM 带来的麻烦多于好处。 更好的选择是现代 CRM 套件，例如 NetHunt CRM。 它提供了比 Google Sheets CRM 所能提供的更多的灵活性和功能。

如何在 Google 表格中创建免费的 CRM？

要在 Google Sheets 中创建免费的 CRM，您只需创建 Google Sheets CRM 模板的副本并对其进行编辑以适合您的业务具体情况。 我们的文章为您提供了有关如何创建自定义字段、更改阶段以及使您新购买的 Google Sheets CRM 真正属于您的指南。

我可以使用 Excel 创建自己的 CRM 吗？

使用 Excel 创建您自己的 CRM 与创建 Google Sheets CRM 略有不同。 我们创建了一份指南来帮助您设置 Excel CRM。 现在可以在我们的博客上找到它。

底线

虽然 Google Sheets CRM 可能不具备成熟 CRM 系统的所有功能，但它是一个坚实的起点。 然而，这种类型的 CRM 只能为您提供基础知识，直到您准备好实施更复杂的解决方案为止。

随着您的业务规模不断扩大，您很快就会需要更加动态、集成和可定制的解决方案。 在那之前，请拥抱 Google 表格的简单性和可访问性。

当您准备好升级时，我们将欢迎您加入 NetHunt CRM 系列，帮助您将客户关系提升到一个全新的水平。