异步通信指南

已发表: 2021-06-14

世界各地的团队现在都深信远程工作的概念。在过去的一年半里，在团队动力、组织文化和整体生产力方面，我们经历了学习、挫折和一些重大突破。

公司在转向远程工作方面取得了不同程度的成功。但最成功的组织已经意识到一件事，即远程工作并不像实施团队在同一地点时存在的结构那么简单。

当分布式团队拥有更大的灵活性和自主权时，他们会感到更有能力。制定自己的日程安排并根据最适合他们的方式在一天中优先考虑各种任务的能力使团队成员能够设计他们的一天并最大限度地提高他们的生产力。

异步工作的好处越来越明显。组织正在创建和实施能够充分利用异步工作带来的所有好处的结构。

什么是异步通信？

异步工作是指团队中的成员可以相互交流，而不必在同一时间出现。当信息可以独立于时间交换时，就会发生这种情况。在异步通信中，团队成员通常会呈现一些信息，并且在接收者提供响应之前存在一定的时间延迟。简单地说，异步工作是任何形式的工作，它不是实时发生的，它允许团队成员跨多个时间表协调他们的工作，以便在一个项目上一起工作。

异步工作与远程工作不同

这两个术语经常混为一谈，但实际上它们截然不同。一些已经远程办公的公司仍然希望员工在特定时间登录并从 9 点到 5 点呆在办公桌前，就像他们在办公室时一样。

然而，异步工作允许员工在自己的时间完成任务，这可能与他们的同事大不相同。这假设沟通不是即时的，人们可以在方便时做出回应。在线中心和远程协作工具允许团队自行访问公共资源。他们完成任务并将其发送给同事，然后他们可以在工作日开始时接他们。

会议是可怕的

无休止的签到、每日站立会议和全员会议可能会非常低效。会议已被确定为任何组织中最大的时间消耗之一。在哈佛商业评论最近进行的一项研究中，65% 的管理者表示会议使他们无法完成实际工作，71% 的管理者表示会议效率低下，64% 的管理者表示会议阻碍了深入思考。

虽然有些会议是不可避免的，但异步工作通常会改变组织处理会议的方式。为了在异步工作的同时安排会议，您必须协调不同人员的时间，以确保仅在绝对必要时召开会议。这确保了明确的议程和更富有成效的互动。

深度工作时代

随着团队变得更加分散，组织对工作时间的重视程度大大降低。产出和生产力已成为评估员工绩效的唯一重要因素。

“非认知要求的后勤式任务通常是在分心的情况下执行的。 这些努力往往不会在世界上创造新的价值，而且很容易复制。”
– 卡尔纽波特

深度工作是指我们能够长时间在深度专注和专注的状态下工作，而不会分心或中断。

异步工作将员工从工作场所的日常干扰中解脱出来，这样他们就可以将一天中的部分时间用于创造高价值、富有成效的产出。

异步工作的好处

更灵活：异步工作让员工成为他们时间的主人。他们可以制定适合自己生活方式的工作时间表，从而实现更充实的工作与生活平衡。

更详细的响应：在异步工作时，人们不希望立即回复或响应，这意味着他们可以花时间真正思考问题并在提供响应或意见之前对其进行分析。这会导致更深思熟虑的决定。

更少分心：异步工作有助于员工更轻松地进入心流状态。通过抽出一些时间专门用于特定任务，他们可以真正进行深入思考，而不必担心被同事打断其他不相关的任务。

自动文档：大多数异步通信是书面通信。无论是通过电子邮件、聊天还是在线白板上，通常都会记录发生的通信。您可以随时返回并参考此通信，它用作避免通信冗余的日志。

扁平化层次结构：它为员工创建一个开放论坛，以添加建议和想法。它消除了会议或面对面互动中可能存在的一些令人生畏的因素。

高效异步通信工具

电子邮件：
随着许多声称为远程协作而构建的新时代通信工具（如 Slack）的出现，电子邮件的流行似乎正在消退。但是电子邮件仍然可以很好地转换为异步通信。它不期望立即响应，因此团队成员可以在自己的时间用深思熟虑的、有价值的输入来回复。

视频通讯：
视频会议已成为替代面对面会议的默认沟通方式。但它不能很好地转化为异步工作，因为它涉及必须在一个共同的时间让人们聚在一起。 Loom 之类的工具可以解决这个问题，让您可以通过录音和屏幕共享体验口头交流的好处。

在线白板：

使用 Creately 等工具，您可以像在会议室中一样可视化想法、想法和计划。然后，团队成员可以在自己的时间查看您的可视化并添加评论、想法和建议。这将创建一个灵活且直观的虚拟工作空间，非常适合您的异步团队。

异步工作技巧

专注于目标：许多远程工作者感到“看起来很忙”的压力。但是异步工作都是关于输出，而不是活动。通过专注于明确定义的任务，您可以减少不必要的团队闲聊，更好地工作，并享受新的工作与生活平衡。

建立核心时间。 异步工作并不意味着没有常规工作。相反，它有时涉及创建一个您坚持的更结构化和更详细的计划。向组织的其他成员传达您的核心工作时间很重要，这样每个人都知道谁在按照什么时间表工作。

设定时间预期：在异步协作时，明确截止日期至关重要。制定个人时间表不能忽视需要遵守更大时间表的事实。设定什么时候到期的期望对于帮助员工组织工作日以优先考虑紧急任务非常重要。

异步并不意味着不社交。 异步工作并不意味着孤立地工作。找到让团队成员相互联系并获得乐趣的方法仍然很重要。
组织需要优先考虑破冰活动和虚拟聚会，否则同事可以放下头发并在个人层面上了解他们的队友。

告诉我们您的异步工作经验

组织范围的异步工作仍然是一个相对较新的概念，团队仍在努力解决所有问题。你有异步工作的经验吗？我们很想听听您对此事的看法，请随时在下面的评论中分享您的见解。