您的数据健康状况如何？

已发表: 2023-11-27

诊断：盲目的东西

我和我的妻子评论了“东西失明”——“看不到”我们留在房子周围的东西的能力。无论她坐在哪里，她都没有注意到她会拿出松紧发带。当我把钳子或螺丝刀放在柜台上时，我没有注意到。也许我们每个人都刚刚习惯了那个东西的无处不在，或者也许内心的某个声音告诉我们，我们很快就会再次需要它，那么为什么要把它收起来呢？不管出于什么原因，每个人都没有意识到那个东西在那里有问题。

同样，我们的许多客户带着他们自己版本的盲目性来找我们，只不过这一切都与他们的数据有关。他们拼凑出一系列存在许多问题的姓名、地址、笔记、发票和其他数据，但他们看不到眼皮底下的情况。这并不是说我们的客户本质上是乱七八糟的人，也不是说他们不关心数据的质量；而是说他们不关心数据的质量。只是他们不再看到以无组织或不完整的方式做事的陷阱。

作为顾问，我们的工作就是解决所有这些问题。首先要了解事情最初是如何发展成这样的。以下是我们寻找的一些东西。

变老很糟糕

数据几乎一输入就会过时。人们搬家、更换办公室、获得新的电话号码、更改姓氏。百分之零的人觉得有义务让你知道这件事。更糟糕的是，他们不记得自己告诉过谁，没有告诉过谁，所以三个月前与你做生意的伊丽莎白·卡西亚诺现在变成了伊丽莎白·卡西亚诺-布莱特利。或者，可能是伊丽莎白·布莱特利。告诉你吧，你想办法在她等电话的时候找到她。或者，也许创建新的联系人记录并丢失旧的单一版本伊丽莎白的所有历史记录会更容易。很诱人，但下次她打电话时却很混乱。

一致性不是关键

大多数应用程序对搜索词都非常具体。对于程序员来说，构建“模糊逻辑”是一项极其复杂的任务。意思是“麦金利大街”。与“麦金利大道”不同。将其中一个作为一个整体输入，您将找不到另一个。另一个常见问题数据类型是电话号码 - 有些人喜欢输入 (xxx) xxx-xxxx，而其他人则喜欢输入 xxx-xxx-xxxx，如果是艺术类型，甚至更喜欢输入 xxx.xxx.xxxx。根据我的经验，虽然可以做到，但要教导和执行一套让人们记住此类事情的规则是很困难的。稍后会详细介绍这一点。

只要把它放在任何地方

当您有两个电话号码和一个电话号码字段时该怎么办？当然，把第二个放在任何可以的地方。注释字段？当然。电子邮件地址字段？为什么不呢，反正我也没有他的电子邮件地址。人们一定能找到它，对吗？正确的？你好？这一切都很有趣，直到您需要通过该电话号码进行搜索，然后您就遇到了真正的问题。

明辨是非

如果您使用许多应用程序来完成任务（例如 Excel、Airtable 和 QuickBooks），则必须多次输入信息。姓名、地址、工作状态信息、零件清单——任何对您的业务至关重要的信息。假设您的一家企业有两个不同的地址，并且您知道它只有一个位置。哪个是对的？您可能会在数据之上叠加一些线索或流程来帮助解决此问题。或者你可能不会。如果您存储相同数据的所有位置都会自动跟踪该信息，那么修改日期总是有帮助的。如果其中之一没有，您就不知道哪个版本是最新的。这是一个潜在代价高昂的问题，可能导致订单履行不正确、错过最后期限等。更糟糕的是，这种情况很常见。此问题的另一种表现方式是，当用户为某件事输入多个记录（人员、位置、订单、库存）时，可能很难知道哪一个是正确的或最新的版本。

预后：20-20 视力

这个消息是个好消息。像我这样的资深开发人员不仅在修复上述不良数据方面经验丰富，而且我们更擅长构建干净、集成的环境，以便在数据健康时容纳它。以下是健康数据存储的关键。

在一个正确构建的业务系统中，每条数据都只有一个存储位置。座右铭是“一次进入，多次使用”。换句话说，每个客户应该只有一个客户记录。客户的姓名、地址、电话号码等的存储方式应允许它们出现在任何需要的地方，但仅作为参考，而不是作为两个不同部分中潜在冲突的信息。系统。

使用允许结果变化的强大搜索工具，确保可以轻松找到数据。您应该毫不怀疑，搜索将为您提供关于该记录是否存在以及是否正确的明确答案。找到它后，您应该能够轻松编辑数据，使用户能够保持所有内容最新且准确。

数据应该考虑到某些事物可能存在不止一种的可能性。一个典型的例子是拥有多个电话号码或多个电子邮件地址的人。我们设计的每个系统都允许无限制地输入此类数据，以避免“把它放在任何地方”的心态。

数据输入应该使遵守规则变得容易。如果您始终希望 10 位美国电话号码遵循 (xxx) xxx-xxxx 格式，我们将为您格式化它们，无论您如何输入。没有人需要记住它应该如何完成——它就是有效的。

仔细跟踪修改。一个好的业务系统应该有一个审计日志来跟踪记录的更改（更改了什么、谁更改以及何时更改）。当试图确定记录是否是最新的时，这非常有帮助。

消除对独立应用程序集群的需求。您应该能够通过一个精心构建的业务系统来完成您需要的一切，该系统是为满足您的所有需求而定制的。您可能还拥有一个最喜欢或需要使用的会计系统，但可以将其集成以与业务系统共享信息，以便两者紧密集成并始终同步。

展望未来

在如上所述的旧系统之间迁移数据通常会在开发过程的后期进行。当我们为您构建新应用程序时，我们会非常仔细地进行规划，以满足您公司或组织的独特需求。我们的愿景是看到您的新业务系统的端点，并可以帮助您顺利实现更好、更实用、更节省收入的做事方式。