聘请虚拟助理如何帮助您建立业务

已发表: 2018-11-13

当您第一次创业时，您就是企业。您正在执行所有任务：

企业有许多幕后系统。随着业务的增长，您最好将时间花在您的专业领域工作。至于不在你擅长的领域的事情？这些是委派给虚拟助理 (VA) 的任务。

企业有许多幕后系统。随着业务的增长，您最好将时间花在您的专业领域工作并将其他任务委派给虚拟助手。 #Youpreneur点击推文

但是，您如何从自己动手过渡到将系统交给其他人呢？现在创建一个文档或视频来展示您当前如何完成这些任务，这有助于您以后委派它们。最终，这些流程可以进入您的业务的政策和程序手册。

以下是大多数企业的典型任务。这不是一个完整的列表。选择其中之一并记录您的流程以完成它。我用来记录的工具将在本文后面介绍。

如果您概述了步骤并设置了指导方针，以下是您业务中易于委派的 2 个流程示例。创建有效的博客和社交媒体帖子的目标是使您的品牌在外观和感觉上保持一致——徽标、颜色、字体等。

示例 1：在您的网站上发布博客。

创建博客的标题
创建博客文章的书面或视频部分
如果有视频，请添加书面内容来解释视频
如果没有视频，请查找或创建与博客文章相关的图像——视觉效果对于可读性很重要
登录网站的仪表板
导航以添加新的博客部分（在 WordPress 中：发布添加新内容）
输入标题
检查 URL slug - 如有必要进行更改
输入文字和图片
在帖子的不同位置使用不同的标题大小
添加号召性用语 (CTA) – 下载免费铅磁铁或与您预约简短通话
添加文字要求读者对博客发表评论或通过社交媒体发送评论
添加社交分享按钮并要求读者分享文章
如果在 WordPress 上使用 Yoast 插件
一个。确定焦点关键字
湾。编写代码段（在 Google 搜索中显示的简短预览文本）
C。确保您有 2 个绿灯，用于 SEO 和可读性
在正式发布帖子之前预览它
在 WordPress 上，确保文章归属于企业主或正确的人。
发表文章

虽然上述内容可能看起来有点压倒性，但委派全部或部分过程是可行的。确保您的 VA 完全理解这些步骤并可以传达您的品牌。在发布之前批准所有内容也很重要。

内容类型
一个。来自您的网站或社交媒体渠道的新博客文章和/或视频的链接
湾。指向与您的主题或主题相关但不是您自己的精选文章的链接
一世。您如何找到这些文章——可信来源、同事、行业出版物？
C。引号
如果需要，为每个报价或链接创建图像
a. 品牌图像，尤其是引用的图像是可识别的并显示出一致性。（例如——查看@Youpreneur Twitter 提要。所有引文都有一个主题，顶部有徽标，所有大写字体为白色和不同的图像。）这就是品牌！
写下解释每个链接的副本（并表明您确实阅读了不是您自己的文章）。
打开内容/编辑日历
将链接粘贴到日历中，这样您就知道在什么时候发布什么以及发布到哪个频道
在您的社交媒体调度软件中安排帖子（例如 Buffer 或 Hootsuite）

目标是创建一个包含详细书面步骤的文档，其中包含概述您的流程的图像。然后，一旦您开始委派任务，任何人都可以遵循并执行这些步骤。

例如，这里有一个示例，展示了我如何记录在我的 WordPress 网站后端添加新博客文章的步骤。

以下是我用来记录业务流程的工具。

Microsoft Word 或 Google Docs——这两种工具都可以轻松编辑和共享您的工作
一个大学生！我在街上雇了一个大学生。我录制了一段视频，展示了一个过程，她根据我的指导创建了包含步骤和图像的 Word 文档。
Techsmith 的静。这是一个免费且非常酷的工具。我的桌面屏幕边缘有一个黄色的小气泡。我单击加号，然后单击十字准线并将其从左上角拖动到要在屏幕上捕获的图像的右下角。我单击捕获以获取图像。然后我可以将捕获的图像复制并粘贴到 Word 或 Google Docs 中。我也可以将其保存为文件。

我可以添加箭头来指出单击的位置或注释来描述步骤。然后复制屏幕截图，以便将其粘贴到文档中。这显示了 Jing 如何清楚地提供方向，在委派中很有用。

有些流程是管理性的，有些是技术性的。无论哪种方式，当您雇用 VA 或需要更换您的 VA 时，通过花时间记录您如何完成任务，您就有了一个易于遵循的流程。

这种清晰程度让您可以委派并忘记它，相信您的 VA 会了解您的业务如何运作。你有更多的时间在你的业务上工作，而不是在你的业务上。你可以和更多的客户一起做你最喜欢的事情，赚更多的钱，帮助更多的人。