如何支付偏远的州外员工并保持合规

为您的企业做出最佳选择可能意味着雇用居住在另一个州的人，容纳想要搬家的员工，或者跨州转移员工以扩大您的客户群。 对于您工资单上的每位外州员工，您需要做一些跑腿工作以遵守适用的税务和就业机构。 下面的指南可以帮助您入门。

1. W-2 员工与独立承包商

本文重点关注符合 W-2 员工资格的远程工作人员，而不是独立承包商，但这是一个重要的区别，需要立即做出区分。 如果工人控制工作的完成方式、时间和地点，并且如果雇主只指导工作的预期结果，国税局通常将其视为独立承包商。 否则，他们是 W-2 员工。

请注意，这不是一个简单的定义，远程工作可能会产生灰色区域。 但答案将决定您的企业是否预扣州所得税并支付社会保障、医疗保险和失业税。 企业通常不需要向独立承包商预扣或缴纳工资税，但必须为 W-2 员工这样做。

IRS 的独立承包商或员工页面概述了 3 大类——行为控制、财务控制和关系类型——以帮助您选择正确的工人分类。 此外，州法律可能会影响您对员工进行分类和支付工资的方式。 例如，加利福尼亚的第 5 号议会法案 (AB5) 使企业更难将工人归类为独立承包商。

2. 远程工作者的工作状态与居民状态

一旦您确定您的远程员工有资格成为 W-2 员工，就该确定您的远程员工的工作地点和居住地了。 远程员工可能居住在一个州并前往另一个州工作，但您通常需要在远程员工工作的州预扣和报告税款。 例如，如果您的公司位于华盛顿，并且有一名在加利福尼亚工作并居住在内华达州的远程员工，您将代扣该员工的所得税并在加利福尼亚州缴纳州失业税。

如果员工的回答合理，您可以根据员工自我报告的工作地点扣缴税款。 但是，有一些可能的例外需要考虑，包括州之间的互惠协议和最低限度或豁免规则。

互惠协议

互惠协议是两个相邻州之间的协议，允许一个州的居民要求免除另一（互惠）州的预扣税。 互惠协议阻止工人提交多个州纳税申报表。 如果您员工的工作州和居住州有互惠协议，您将仅在其居住州预扣和报告税款。

然而，互惠并不是一个自动的概念。 员工必须要求您在他们的家乡而不是他们的工作州预扣税款。 当您的员工向您提供他们的州免税表时，请停止为其工作所在州预扣税款，并开始为其所在州预扣税款。 将这些州免税证书存档在您的业务记录中，以防您的员工所在州对您的业务进行审计。

最低限度或豁免规则

如果您的州内雇员在非常有限的基础上在另一个州工作，他们可能不需要缴纳其他州的所得税。 最低限度或免税规则定义了一个阈值（例如在该州工作的最大天数或赚取的收入的美元金额），当超过该阈值时，要求雇主开始预扣州税。

大多数在一个州远程工作的员工都超过了最低限度的门槛，而且从一个司法管辖区到下一个司法管辖区，法律可能会有很大差异。 因此，联系您员工工作地点的州税务部门以获取针对特定州的指导至关重要。

3. 寻求专业指导

管理在其他地方工作和生活的员工的工资单可能是建立远程团队最复杂的方面。 幸运的是，有专业的服务可以提供帮助。

工资供应商

工资供应商可以帮助您的公司遵守工资税法并提交预扣税申报表。 自动化您的工资流程还可以帮助您支付正确的税款并避免错过重要的到期日。 大多数工资单提供者会要求您在劳工部注册并获取您的就业税号，以便他们可以作为您的代表代扣代缴税款。

注册会计师或税务专业人士

让员工定期在某个州工作通常足以触发“实体存在”关系规则——尽管各州的指导方针可能有所不同。 Nexus 是指您的企业与另一个州有足够紧密的联系，可以为其收入和销售税负责。

访问您员工所在州的税务局网站可以得到一些答案，但您的企业是否有关联可能是一个复杂的问题，可能包括需要注册为外国企业并在所在州指定注册代理人您的远程员工工作。 与您的税务专业人士或注册会计师会面可以帮助您了解并掌握您的注册和税务义务。

4. 当地劳动法

了解远程员工工作所在司法管辖区的当地劳动法也很重要，例如最低工资要求和强制性休息时间。 劳工部的雇主指南是关于这个主题的极好资源。

您的远程员工工作的州可能会要求您通过州失业保险计划注册失业保险。 不这样做可能会使您的企业因不遵守该州的失业保险法而受到处罚和费用。

几乎每个州都要求雇主购买工伤赔偿保险，以在发生与工作相关的伤害或疾病时保护您的员工。 您可以通过商业提供商或您所在州的工人赔偿保险计划进行注册。 要了解更多信息，请联系您员工所在州的工伤赔偿官员。