通过 7 个简单步骤选择合适的项目管理解决方案

已发表: 2023-02-16

Project Management Solution 使组织能够轻松地计划、执行和监控项目。 该工具创建团队活动的透明记录，帮助管理人员实时跟踪资源并加强项目交付。 如今，公司依靠这些工具来顺利执行业务功能。 据估计，77% 的高效能团队利用项目管理工具。 这使得为​​您的公司找到合适的项目管理解决方案变得更加重要。

有趣的事实

1. 70% 的组织在过去 12 个月中至少经历过一次项目失败
2.根据 PwC 调查， 77%的高绩效项目使用项目管理解决方案
3. 73% 的企业领导者认为可靠性、易用性和易于集成是 PMS 的三大要求
4. 2/3 的公司通过项目管理工具与客户沟通
5.由于项目管理不善，组织浪费了12%的宝贵资源。
6.与没有 PMS 的公司相比，投资于良好 PMS 的组织花费的钱要少28 倍

目录

如何选择合适的项目管理解决方案

适合您的项目管理解决方案是根据您的需求量身定制的解决方案。 每个平台都有其优点和缺点，本文将帮助您找到适合您业务的平台。

  1. 定义您的需求

第一步也是最重要的一步是确定为什么您的企业需要项目管理系统以及您当前团队中的差距。 每个企业都有其选择项目管理解决方案的独特理由。 例如，一家公司可能通过 Excel 顺利跟踪项目，但它现在需要一个自动化平台，该平台可以自行更新任务的进度，并在截止日期临近时向团队成员发送提醒。

同样，用例因公司而异，对项目管理工具的需求也不同。 手动项目管理过程中面临的一些常见挑战是：

  • 团队之间缺乏积极的内部沟通
  • 会议太多，进展甚微
  • 杂乱无章的项目时间表和错过的最后期限
  • 团队工作分配不均
  • 资源利用率低
  • 收件箱中有数百封未读的项目电子邮件。

如果您遇到这些问题中的任何一个，请继续下一步寻找合适的项目管理软件。

  1. 研究最好的工具

确定您的需求后，下一个明显的步骤是发现一个潜在的项目管理系统。 以下是您可以找到适合您业务的软件的其他一些方法：

  • 与公司或行业中的其他项目经理交谈
  • 询问同事他们过去喜欢使用什么
  • 查看软件评论网站
  • 查看行业推荐的项目管理工具

来自你的团队成员的反馈应该是你了解他们过去喜欢什么的首要任务。 比较每款软件的功能，看看哪款软件能满足贵公司的大部分要求。 一旦您准备好几个决赛入围者，就最终选择获得一些反馈总是一个好主意。

  1. 测试一下

尽管您已经确定了可能最适合您的项目管理工具，但下一个合乎逻辑的步骤是在日常工作场景中测试该软件。 许多流行的项目管理解决方案都提供免费试用，即使没有，如果您提出要求，许多平台也很乐意为您提供。

您的团队不应仅使用该软件来检查功能，而应将此系统用于实时项目以检查其在日常场景中的功能。 这给出了系统如何在您的组织内运行的完整概念，以及它的功能是否满足您的要求或现在的目的。

推荐阅读：选择合适的项目管理软件的综合指南

  1. 从团队获得反馈

试用完成后，应向试点团队征求详细反馈意见，并做好记录。 在反馈过程中你应该问的事情是：

  • 该软件会让他们的工作流程更有效率吗？
  • 他们花了多少时间更新 PMS？
  • 该产品真正优秀和糟糕的地方是什么？
  • 新用户的导航是否容易？
  • 您打算将它推荐给其他用户吗？

现在将您的答案与您在步骤 1 中记下的痛点进行比较。看看您是否找到了解决大多数与项目管理相关的痛点的方法。

  1. 评估成本

选择合适的项目管理解决方案的下一步是评估平台的成本。 通常，这些解决方案根据用户数量提供付费计划。 对该工具进行总体评估，看看它与您的预算相比如何，以及您是否可以证明您的投资回报是合理的。 此外，探索最适合您的付款方式——每月、每半年或每年。

  1. 购买并实施正确的工具

一切都锁定后，请确保尽早实施。 确保有适当的实施结构，以确保顺利过渡。 团队通常会抵制变化，因此精心策划的计划将大有帮助，以确保每个人都对新系统感到满意。 在您的实施计划中考虑以下事项：

  • 确定时间表。 考虑一下您是要快速跟踪它还是随着时间的推移部署它以用于某些业务实践。
  • 确保您的团队有足够的时间和基础设施来培训新系统。
  • 确定将领导过渡并充当团队联系人的成员
  1. 分析购后体验

实施阶段之后，最后一步是评估新项目管理系统的进度。 确定新系统仍无法提供服务的区域。 此外，分析您刚刚遵循的流程，看看您的选择和实施过程中是否存在任何盲点或差距。 一旦您找到了所有这些问题的答案，请考虑您的投资回报，以确保您的决定确实对业务有所帮助。

推荐阅读：项目管理软件的业务用例

PMS 软件实施案例研究

如果您正在寻找关于采用项目管理系统的公司的完美案例研究，没有什么比 RPI 顾问更好的了。 为了克服其项目管理需求，它采用了 PMS，这进一步为公司带来了新问题。 这导致该公司寻找新的 PMS，以进一步解决其项目管理挑战。

RPI顾问RPI Consultants 是一流的实施合作伙伴、专业服务提供商和行业思想领袖。
问题RPI 为多个不同的组织提供范围广泛的服务。 这意味着 RPI 最终使用多种解决方案来帮助任务管理。 这进一步加剧了 RPI 的沟通和项目管理问题。
解决方案该公司确定了其项目管理需求，并确定了能够应对 RPI 大部分挑战的软件供应商。 它确定 Mavenlink 是他们的理想搭档。
结果Mavelink 的 PMS 帮助减少了 20% 的管理任务时间，提高了 5% 的利用率，并从仪表板获得了重要的见解。

相关类别：工作流管理软件 | 任务管理软件 | 产品管理软件 | 质量管理软件

结论

项目管理系统是各种规模组织的福音。 虽然它可以解决您的许多业务问题，但为您自己找到合适的系统无疑是一项任务。 即使对于领域专家来说，从数百种外观相似的产品中进行选择也会让人感到困惑，但如果您按照本指南通过 7 个步骤选择正确的项目管理解决方案，您最终将获得最适合您的工具。