如何选择最好的项目管理软件？ | #11 项目管理入门

最好的项目管理软件是您看不见的软件。 那个人在没有引起太多关注的情况下完成了它的工作。 它易于使用并包含所有必要的功能。 但是这些“必要”的功能包括什么呢？ 请仔细阅读，找出答案！

1. 如何选择最好的项目管理软件？ 介绍
2. 项目模板
3. 观点
4. 集成
5. 经营范围
6. 如何选择最好的项目管理软件？ 概括

如何选择最好的项目管理软件？ 介绍

在我们继续讨论具体的项目管理软件之前，让我们考虑一下它应该执行哪些功能。 我们将今天的问题分为三个部分。 首先，我们将查看各种程序中提供的视图。 其次，我们将考虑所需的集成。 第三，我们将研究此类软件应涵盖组织运营的哪些领域。

项目模板

大多数程序使您能够独立管理多个项目。 如果您正在处理程序或项目组合，并且如果您组织中的 PM 同时处理多个项目，或者如果您正在以重复流程运行项目，那么这是值得注意的——那么创建一个项目模板是值得的自己可以重复使用。

但是，如果您是第一次使用该程序，或者它是一个自定义项目，则可以使用内置模板。 它们使开始新项目变得更加容易和快捷。 这是因为它们可以帮助您在现成的环境中立即开始，这些环境是为项目管理预先配置和设计的，例如 Scrum 或 Prince2 方法。

观点

无论选择何种模板或方法，项目管理软件通常都包含标准视图。 它们清楚地显示了项目实施的选定方面。 对我们来说，最重要的观点是：

• 时间轴——可以缩放以涵盖项目的整个持续时间或选定的时间段，
• 任务列表——预览当前正在进行的、刚完成的或即将执行的任务，
• 日历——安排会议和小组活动的议程，
• 分析工具——即项目执行特定领域的图表和数据可视化以及个别团队成员生成报告的工作量，
• 团队——参与项目的人员列表及其联系信息。

集成

在选择项目管理程序时，很少关注集成，即我们的工具与哪些程序和应用程序一起使用。 这是因为某些管理程序（例如 Firmbee）是单体。 这是一个为所有项目相关任务提供全面支持的平台——从任务列表和注释到处理发票，甚至是团队招聘流程。

然而，有时，一个促进项目管理的程序作为一组所谓的微服务运行，即一组可以打开和关闭的协作模块。 在这种情况下，集成被证明是非常有用的。 这些可以包括连接，例如：

• 外部日历（例如 Google 或 Apple 日历），例如可以发送会议邀请，
• 沟通工具——例如 Microsoft Teams、Zoom 或 Slack，无需复制或移动内容即可轻松沟通，
• 各种格式的阅读器，让您轻松预览文档或图像文件的内容，
• 电子邮件——直接通过邮件添加任务，
• 电子商务的销售工具，例如 Salesforce、Zoho Desk 和 Zendesk，
• 云存储和共享更大的项目文件
• 安全和授权工具是必不可少的，尤其是在办公室外工作且互联网连接安全性较低时，
• 专门的报告工具，例如 Power BI、Looker 或 Google Sheets。

选择特定程序时，还值得问问自己，它是否只能在计算机上运行，​​或者它是否也有移动应用程序。

经营范围

该软件支持的主要项目执行领域是随时间推移的任务管理以及预算可视化。 但是，根据正在实施的项目类型，模块例如：

• 联系人——特别是如果项目实施包括与自由职业者或多个客户代表的合作，
• 活动——当营销或销售活动是项目的一部分时，
• 文件——当需要共享不同的材料时，
• 人力资源——在组建项目团队或在项目实施期间需要补充人员时特别有用的选项，
• 财务——除了项目预算的总体状况之外，手头有一个工具是很有用的，它可以让你为各种目的整理费用，或者比较项目所需的产品和服务的报价。

如何选择最好的项目管理软件？ 概括

项目管理软件应执行的基本功能是促进工作组织和规划。 使用模板——无论是内置的还是自行创建的——都可以更容易上手。 描绘项目执行具体方面的清晰视图使日常任务更加愉快和简单。 与此同时，集成意味着我们可以通过将我们最喜欢的软件与我们用来管理项目的软件相结合来使用它。 当然，除非它足够复杂，可以组合允许通信、财务管理和人力资源的模块。

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作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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项目管理入门：

1. 什么是项目？
2. 什么是项目管理？
3. 如何管理项目？
4. 项目管理方法
5. 项目类型
6. 4 项目示例
7. 项目的优先次序
8. 项目活动领域
9. 项目管理成功的定义
10. 为什么要使用项目管理软件？
11. 如何选择最好的项目管理软件？