如何召开会议：有效的会议指南

如果计划和执行不当，会议可能会浪费时间、资源和人才。 真正实现其目标并使参与者充满活力和动力的有效会议，需要足够的工作 - 或适当的计划。

在这篇文章中，我们将讨论如何成功地召开会议。 还包括一个可视化会议工具列表，您可以在会议期间使用这些工具来制定决策、解决问题、集思广益和产生想法。

举行有效会议的步骤

在您召集会议之前，您需要确保您确实需要召开会议。 如果是您应该与个人亲自处理的问题，请不要召集整个团队来讨论它。

如果您认为您可以依靠其他沟通方式（例如电子邮件、新闻通讯等）来传达您的信息，您就可以避免将员工的时间浪费在另一次会议上。

设定会议目标

会议的目的是什么？ 是不是要特别宣布？ 决定什么？ 解决阻碍项目进展的问题？

确定会议的目的并设定在会议结束时要实现的目标是规划有效会议时需要采取的第一步。 这一目标将有助于为重点突出的讨论奠定基础。

列出会议与会者

决定谁应该参加，考虑到他们的可用性和他们为会议目标做出贡献的能力。 这可能是关键决策者、该主题的专家、受结果影响的人等。

如果有人无法参加会议，但仍需要他们的意见，您可以安排通过电话会议或其他在线协作工具与他们联系。

还可以选择和分配运行会议所需的不同角色，包括主持人、计时员和记录员等。

创建会议议程

议程是参加会议的每个人都应该在会议之前得到的东西。 您可以将其与会议邀请一起发送出去。 通过这种方式，他们可以决定是否有必要出席。

它应该包括按逻辑顺序排列的会议项目，以及为每个项目设置的实际持续时间。
以下是使用 Creately 创建的会议议程模板。 您可以在线编辑它并对其进行自定义以满足您的要求。

修改后，您可以通过安全的图表共享链接与其他与会者共享它，或者将它与 Creately Viewer 一起嵌入到您的 Intranet 或内部网站中，以便每个人都可以轻松访问它。

选择有设施的合适地点

根据您要为会议设置的基调，选择一个地点（即正式设置的会议室）。 确保它在您为会议选择的日期和时间可用。

不要忘记检查会议所需的所有设备是否可用。 这可能包括投影仪、屏幕和其他用于视频通话的工具等。

完成一个行动计划

制定行动计划，以确保会议期间做出的决定在事后得到执行。

虽然您的报告员/记录员可以使用如下所示的行动计划模板，但它应该包括任务/行动、负责执行它们的人员以及行动项目的后续行动。

高效会议工具

既然我们已经了解了如何召开会议，这里有几种可视化会议工具，您可以将它们用于不同的目的，例如决策、解决问题和头脑风暴。

思维导图

思维导图是组织想法、计划和记笔记的绝佳工具。

如果您正在为某个问题集思广益，思维导图可以帮助捕捉思想的自由流动。 如果您正在讨论一个主题，您可以使用它来更深入地挖掘该主题。

如果您想以易于理解的方式向与会者展示信息，思维导图可能是一个不错的选择。

以下是如何在会议中有效使用思维导图。

SWOT分析

SWOT 代表优势、劣势、机会和威胁。

该工具用于在战略规划、项目规划会议等期间评估公司。您还可以使用它来评估您的部门、产品、项目团队或竞争对手的效率。

需要知道如何有效地使用 SWOT 分析？

鱼骨图 / 5 个为什么

这些是根本原因分析中使用的工具。

鱼骨图（又称因果图）有助于识别和隔离问题的根本原因，而 5 个为什么图可让您深入研究问题并分析其潜在的因果关系。

查看我们的鱼骨图终极指南，了解如何应用它。

亲和图

亲和图可帮助您收集和组织大量数据以识别模式和主题。 如果您正在召开会议以分析和理解从研究、头脑风暴会议等中收集的大量数据，这将派上用场。

流程图

试图优化流程？ 确定流程中的瓶颈？ 或者设计一个新的流程？ 流程图可以帮助您实现这些目的以及更多。

流程图基本上是流程步骤的可视化。 它还可以帮助解决问题和做出决策。

这是我们的流程图终极指南，以了解如何使用它们。

六顶思考帽

这是另一个确保您的会议高效的工具。 六顶思考帽是一种工具，可让您探索与会人员的不同观点。

每个成员被要求轮流戴上不同颜色的帽子（代表不同的观点），并表达他们对此事的看法。 在这里更详细地了解如何使用六顶思考帽技术。

以下是您可以在会议和小组讨论中使用的更多视觉头脑风暴技术。

关于如何召开会议的更多提示？

我们在这篇文章中列出的步骤更容易遵循并保证成功。 将它们与我们提到的工具结合使用，以确保您在会议期间获得最大的生产力。

关于如何召开会议，您还有哪些其他建议？ 请在下面的评论部分与我们分享。