如何在 Excel 中创建可搜索的数据库

已发表: 2022-07-19

Microsoft Excel 是商业世界的终极必备品之一。它从个人计算的早期就已经存在，并且已经发展成为一个非常强大的多功能工具，用于所有行业。

它是导航、解析和计算大量数据的黄金标准。它最有用的功能之一是它能够充当数据库。

数据库是可以轻松搜索和检索的数据集合。通过在 Excel 中创建数据库，您可以存储大量数据并轻松搜索特定信息。

Excel 提供了可用于计算和分析数据的内置公式和函数，它还允许您以各种方式对数据进行排序和过滤。

此外，Excel 数据库可以轻松地由多个用户共享和编辑，使其成为团队协作的理想选择。

在本文中，您将学习：

如何在 Excel 中创建可搜索的数据库
如何将数据存储在 Excel 数据库中
如何搜索 Excel 数据库
如何对 Excel 数据库中的数据进行排序和筛选
如何与多个用户共享和编辑 Excel 数据库。

让我们开始吧！

如何在 Excel 中创建可搜索的数据库

在 Excel 中创建可搜索的数据库有许多电子商务企业的用例。您可以使用可搜索的数据库来跟踪客户信息、库存或任何其他类型的数据。

以下是在 Excel 中创建可搜索数据库的分步过程：

打开一个新的或现有的 Excel 工作簿。
在工作表中输入您的数据。数据可以输入到工作表中的任何单元格中，但最好将数据输入到相邻的单元格中，以保持数据井井有条。
选择所有包含数据的单元格。
单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡。
在“排序和筛选”组中，单击“筛选”按钮。这将在每列的标题中插入下拉箭头。
单击要搜索的列标题中的下拉箭头。
在下拉菜单中，选择“文本过滤器”选项。
在“文本过滤器”菜单中，选择“包含”选项。
在“包含”框中，键入要搜索的文本。
单击“确定”按钮。这将过滤工作表中的数据并仅显示包含您搜索的文本的行。

您还可以使用“文本过滤器”菜单中的“等于”、“不等于”、“开始于”和“结束于”选项来搜索特定数据。

如何在 Excel 数据库中存储数据

创建数据库后，您需要将数据存储在某处。有几种不同的方法可以将数据存储在 Excel 数据库中：

在工作表中：您可以通过将数据输入到工作表的单元格中来将数据存储在工作表中。
在表格中：您可以通过在工作表中选择数据并单击 Excel 功能区上的“插入”选项卡将数据存储在表格中。然后，单击“表格”组中的“表格”按钮。
在数据透视表中：您可以通过在工作表中选择数据并单击 Excel 功能区上的“插入”选项卡将数据存储在数据透视表中。然后，单击“表格”组中的“数据透视表”按钮。
在查询中：您可以通过在工作表中选择数据并单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡将数据存储在查询中。然后，单击“获取外部数据”组中的“从其他来源”按钮。

将数据存储在 excel 数据库中的最佳方法是什么？

在数据库中存储数据的最佳方式取决于您的业务需求和用例。如果您打算使用数据库进行报告或数据分析，那么数据透视表或查询是一个不错的选择。

如果您只是要使用数据库来存储数据和基本过滤，那么工作表或表格就可以正常工作。

Excel 数据存储最佳实践

在 Excel 数据库中存储数据时，您应该遵循一些最佳实践：

保持数据井井有条

保持数据井井有条很重要，以便于查找和使用。一种方法是使用相邻单元格来存储相关数据。

例如，如果您要存储客户信息，您可以将客户的姓名放在一个单元格中，将客户的地址放在下一个单元格中。

使用标题

标题可以帮助您识别每列中存储了哪些数据。要添加标题，只需单击 Excel 功能区上的“插入”选项卡，然后单击“单元格”组中的“标题”按钮。

过滤您的数据

过滤数据可以帮助您找到要查找的数据。要筛选数据，请单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡，然后单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。这将在每列的标题中插入下拉箭头。

然后，您可以单击要过滤的列标题中的下拉箭头，然后从下拉菜单中选择所需的选项。

对数据进行排序

对数据进行排序可以帮助您组织并快速找到您要查找的数据。要对数据进行排序，请单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡，然后单击“排序和筛选”组中的“排序”按钮。这将打开“排序”对话框。

在“排序依据”下拉列表中，选择要排序的列。然后，在“顺序”下拉列表中，选择您希望如何对数据进行排序（例如，升序或降序）。最后，单击“确定”按钮。

如何搜索 Excel 数据库

一个好的数据库主要做两件事：存储数据并允许您根据特定条件搜索（或“查询”）该数据。

以下是搜索 Excel 数据库的方法：

单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡。
单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。这将在每列的标题中插入下拉箭头。
单击要搜索的列标题中的下拉箭头。
从下拉菜单中选择“自定义过滤器”。这将打开“自定义过滤器”对话框。
在第一个下拉菜单中，选择“包含”。
在第二个下拉列表中，输入搜索条件。
单击“确定”按钮。
将过滤列中的数据以仅显示包含搜索条件的行。

要删除过滤器，请单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡，然后单击“排序和过滤”组中的“清除”按钮。

Excel 中的关系数据库

Excel 也可以很好地用作关系数据库。下面简要说明什么是关系数据库、为什么它很重要以及如何在 Excel 中设置它。

关系数据库如何工作？

关系数据库是一种将数据存储在表中的数据库。表类似于文件系统中的文件夹，其中每个表都存储一组信息。

在关系数据库中，每个表都通过关系连接到其他表。这些关系允许将表中的数据链接在一起。

例如，客户表可以链接到订单表。这将允许您查看特定客户的所有订单。

如何在 Excel 中创建关系数据库？

在 Excel 中创建关系数据库是一个两步过程。

首先，您需要创建将存储数据的表。然后，您需要创建表之间的关系。

第 1 步：创建表

要创建表格，请单击 Excel 功能区上的“插入”选项卡，然后单击“表格”组中的“表格”按钮。这将打开“创建表”对话框。

在“范围”字段中，输入要包含在表格中的单元格范围。然后，如果您的表格包含标题，请选中“我的表格有标题”复选框。最后，单击“确定”按钮。

Excel 将在工作表中插入一个表格。要将数据添加到表格中，只需将数据输入到单元格中。

为每个表命名是个好主意。为此，请单击表格内的任意位置，然后单击 Excel 功能区上的“表格设计”选项卡。在“表名称”字段中，输入表的名称。

第 2 步：建立关系

创建表后，您需要在它们之间创建关系。为此，请单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡，然后单击“数据工具”组中的“关系”按钮。这将打开“选择表和列”对话框。

在“可用表/列”列表中，选择要包含在关系中的表和列。然后，单击“添加”按钮。

添加完表格和列后，单击“关闭”按钮。这将打开“创建关系”对话框。

在“主键”下拉列表中，从第一个表中选择主键列。主键是唯一标识表中每一行的列。

在“外键”下拉列表中，从第二个表中选择外键列。外键是包含与第一个表中的主键值匹配的值的列。

例如，如果客户表中的主键是“CustomerID”列，那么订单表中的外键就是“CustomerID”列。

最后，单击“创建”按钮。 Excel 将创建关系并将其显示为连接两个表的线。

您现在可以使用该关系对两个表中的数据进行过滤和排序。例如，您可以过滤订单表以仅显示特定客户的订单。

为此，请单击 Excel 功能区上的“数据”选项卡，然后单击“排序和筛选”组中的“筛选”按钮。这将向表中每列的标题添加下拉箭头。

单击“CustomerID”列标题中的下拉箭头，然后从列表中选择一个客户。 Excel 将过滤表格以仅显示该客户的订单。

您可以通过单击“排序和过滤”组中的“清除”按钮来删除过滤器。

您还可以使用该关系从另一个表中查找数据。例如，您可以从订单表中查找客户的姓名。

为此，请单击要显示客户姓名的单元格，然后单击 Excel 功能区上的“公式”选项卡。在“查找和参考”组中，单击“Vlookup”按钮。这将打开“函数参数”对话框。

在“Table_array”字段中，选择客户表。然后，在“Col_index_num”字段中，输入包含客户姓名的列的编号。在这个例子中，客户的名字在第二列，所以我们输入“2”。

接下来，在“Range_lookup”字段中，如果您希望 Excel 查找近似匹配，请输入“TRUE”，如果您希望 Excel 查找精确匹配，请输入“FALSE”。在此示例中，我们想要完全匹配，因此我们将输入“FALSE”。

最后，在“Lookup_value”字段中，选择包含客户 ID 的单元格。这是 Excel 将用于查找客户姓名的值。完成后，单击“确定”按钮。

Excel 将查找客户的姓名并将其显示在单元格中。您现在可以在公式中使用此单元格，就像工作表中的任何其他单元格一样。

例如，您可以将客户的姓名与他们的订单号连接起来，为每个订单创建一个唯一的标识符。可能性真的是无穷无尽的。

如您所见，Excel 中的关系数据库可以是非常强大（但复杂）的工具，用于管理您的业务中的客户和订单数据。

为什么数据库对电子商务很重要？

数据库对于电子商务很重要，因为它允许企业存储客户信息、产品信息和订单信息。

但 Excel 只能带您到此为止。尽管我们喜欢微软的旗舰电子表格工具，但决心发展的动态电子商务企业需要更强大的解决方案，即像 SkuVault 这样的库存管理软件。

SkuVault 是一款功能强大的库存管理软件，可帮助企业跟踪客户订单、产品信息和库存水平。

该平台自动跟踪所有店面的客户订单和库存水平，无需手动更新 Excel。

有关 SkuVault 工作原理的更多信息，请在此处查看我们的功能页面。

有关运营和扩展电子商务业务的更多建议，请订阅我们的博客或查看以下相关帖子：

2022 年值得关注的 30 大电子商务趋势
为您的电子商务网站带来流量以实现爆炸式增长的 33 种最佳方式
13 家最好的免费在线商店开始您的电子商务业务
电子邮件对电子商务有何用处？保持客户参与