如何创建发票：完整的新手指南

如果您像大多数电子商务企业主一样，喜欢收款，但讨厌开具发票。 这可能是一个繁琐、手动且容易出错的过程，如果操作不当，会直接影响您的底线。

但值得庆幸的是，使用正确的工具和技巧，这会变得轻而易举，并让您的现金流保持对您有利的状态。

在这篇博文中，我们将向您展示如何为您的电子商务业务创建发票，并提供一些有助于简化流程的提示。 因此，无论您是刚刚起步还是已经经营了一段时间，请继续阅读以了解更多信息！

什么是发票？

发票是企业发送给客户以请求为商品或服务付款的文件。

它通常包括：

• 购买日期
• 客户的联系信息
• 对所提供商品或服务的描述
• 单价
• 应付总额

企业通常在向客户提供产品或服务后发送发票。 对于电子商务企业来说尤其如此。

在某些业务中，例如教练或公共关系，业务可能会在提供服务之前向客户开具发票。

然后客户有一段固定的时间来支付发票，通常是 30 天。 如果他们没有在该期限内付款，他们可能会被收取利息或滞纳金。 按时支付发票以与您的供应商保持积极关系也是一个很好的一般经验。

企业使用发票来跟踪他们的欠款并跟进仍需要付款的客户。 客户使用发票来跟踪他们的费用，并确保他们收到的货物的费用是正确的。

您什么时候需要发送发票？

您什么时候需要发送发票？ 这是一个很好的问题，也是电子商务企业应该定期问自己的问题。

答案取决于具体情况，因为没有一种适合所有企业的答案。

如果您在线销售实体商品，例如 T 恤或冥想水晶，您需要在客户下订单或货物发货后立即发送发票，具体取决于您的商业模式。

对于数字产品，例如教客户购买商业地产或如何发展宠物美容业务的在线课程，您可以在销售后立即发送发票。

对于业务指导等服务，您应该在开始工作之前或工作完成后立即发送发票，具体取决于您的偏好。

当然，规则总是有例外，因此在每个个案中做出最佳判断非常重要。 但一般来说，这些是您需要发送发票的时间。

你如何发送发票？

许多企业主错误地认为所有发票都是平等的。 实际上，在发送发票时应牢记一些关键事项，以最大限度地提高您获得付款的机会。

请务必及时发送发票。 如果可能，尽量在提供产品或服务后的 24 小时内发送。 （或者如果您提前开具发票就可以达成交易。）您越早将产品交到客户手中越好。

通过普通邮件或电子邮件发送发票是合适的； 两者都有优点和缺点。

蜗牛邮件显然要慢得多，所以你可能不会很快收到报酬。 另一方面，虽然电子邮件要快得多，但您和您的客户都可以轻松删除或丢失电子邮件发票。 通过电子邮件发送发票的另一个优势是您可以在发票中包含一个可点击的付款链接，这样客户可以在收到发票后的几分钟内更轻松地向您付款。

那么哪个是最好的选择呢？ 这实际上取决于您的业务和客户。 如果您需要快速获得报酬，那么电子邮件是您的不二之选。 但是，如果您的客户比较老派，那么蜗牛邮件可能是您的最佳选择。 最终，由您决定哪个选项最适合您的电子商务业务。

最后，不要害怕跟进。 如果您在合理的时间内没有收到付款，请联系您的客户并提醒他们账单到期。 如果您愿意，某些会计软件（例如 Freshbooks）实际上会自动为您处理此步骤——按预先指定的时间间隔发送提醒。

一个温和的提醒可以大大有助于确保您及时获得报酬。 通过遵循这些简单的提示，您可以简化开票流程并确保您的电子商务业务持续运营。

发票的基本要素

下面，您将找到每张发票的主要元素。

标头

这可能包括一些图形细节或您的徽标以获得专业外观。

条件和付款说明

此信息说明必须付款的条件（收到时、10 天、30 天等）以及付款方式——例如单击付款链接以通过信用卡付款或邮寄付款的地址。

公司名称和详细信息

您需要包括您的公司名称、邮寄地址、电话号码、网站、客户服务电子邮件地址，如果您主要销售服务，还可能包括您公司的 EIN。

日期

这应该是订单日期、销售日期或您发送发票的日期。

截止日期

请务必在发票上清楚说明付款到期时间（收到时、4 月 14 日等）。

费用明细

除了列出单个商品或包裹的费用外，您还需要逐项列出任何额外费用，包括税费、运费、折扣等。

客户的姓名和详细信息

这一个是不言自明的——您需要包括客户的姓名、公司名称、地址、电子邮件地址和电话号码。

提供的商品或服务的描述

这可能包括描述，例如“蓝色条纹船领衬衫”、SKU 或其他识别编号，或两者兼而有之。 “889030392 blue stripe boatneck shirt”就是一个适用的例子。

余额到期

最后，您需要包括您的客户或顾客所欠的金额。

例如，您可以让客户在承诺购买之前免费试用Teach Your Pet 37 Hilarious Tricks课程 30 天，或者您可以让他们分 3 期支付 300 美元，每期 100 美元。

如何创建发票：分步说明

创建发票可能是一项艰巨的任务，但通过这些简单的步骤，您一定会立即拥有一份专业的文件。

• 清楚地标记您的发票——务必在顶部添加“发票”一词； 否则，您的客户可能会将其误认为是装箱单。
• 添加您的公司名称和信息。 包括您的到期日和付款条件——是 30 天后到期（30 天内到期）、收到时到期（收到发票后立即到期）、分期付款还是其他方式？
• 写下您要收费的商品或服务的描述。 包括到期总金额——记得添加分项费用，如税费、运费和滞纳金。
• 让你的发票看起来很专业。 尝试使用免费的 Excel 发票模板或您的会计软件提供的发票模板之一。

如何使用 Excel 模板创建发票？

Excel 模板是快速轻松地创建具有专业外观的发票的好方法。 以下是充分利用 Excel 模板的一些提示：

首先，在开始填写模板之前，请确保您已准备好所有必要的信息。 这包括您的电子商务平台详细信息（例如您的商店名称、地址和联系信息），以及客户的姓名、地址和联系信息。 您还需要包括发票日期、订单详细信息和应付总金额。

获得所有必要信息后，请查看在线提供的各种免费 Excel 模板。 有多种样式可供选择，因此请选择与您的电子商务品牌相匹配的样式。 如果您需要有关如何使用 Excel 的帮助，可以使用大量在线教程来逐步指导您完成整个过程。

选择模板后，只需填写空白即可。

在相应的字段中输入您的电子商务商店信息，然后填写客户的姓名、地址和联系信息。

最后，添加发票日期、订单详细信息和应付总额。

填写完所有字段后，您的发票就可以保存和发送了！

我应该使用会计软件来管理我的发票吗？

如果您厌倦了将发票拼凑在一起，或者您的客户群足够大以至于您担心某些付款或发票可能会漏掉，那么 Freshbooks、Quickbooks Online 或 ZOHO Books 等会计软件可以让您的生活更轻松:

• 帮助您跟踪发票和费用
• 让您知道客户发票是否或何时逾期
• 允许您将发票分成多笔付款
• 轻松集成各种支付处理器，如 PayPal 或 Square，并提供多种即时支付选项，包括 ACH（银行转账）、信用卡等。

这些软件选项的范围从免费到每月 30 美元不等，还有额外的等级，具体取决于您拥有的客户或客户的数量以及您正在寻找的特定功能。 许多会计软件解决方案还与其他软件集成，以无缝地来回发送财务信息。 如果你正在构建你的业务技术堆栈，一定要看看它们是如何连接在一起的。

最后的想法

作为电子商务企业，您可能会定期发送发票。

通过了解创建和开具发票的基础知识，您可以简化此流程并确保您的客户始终清楚地记录他们欠您的款项。

想要启动您的电子商务发票流程？ 请参阅我们的小型企业最佳会计软件指南。