如何为远程工作创建完美的数据库

当今世界对远程工作并不陌生，因此最新的技术进步正在努力使这一过程尽可能简单。

但我们以前从未见过如此高度的远程工作。 这意味着尚未考虑迁移到虚拟平台的企业需要面对这一挑战。

同样，没有技术天赋或者根本不关心虚拟世界的人也别无选择，只能学习和适应。 这使得今天的情况更加艰难。

值得庆幸的是，新的创新创造了使虚拟办公室感觉熟悉的在线平台，因此即使是技术上最困难的人也可以快速了解新办公室的来龙去脉。

作为雇主，您的工作是找到合适的软件，并制定融入这种新生活方式的新商业计划。 由于这些结构的混乱，各地的企业都在倒闭。

这表明，对您的决定充满信心并看清任务是迁移到在线平台和应对即将到来的挑战时最关键的一步。 其中最重要的挑战是员工的福祉，这转化为管理、沟通和组织的重塑。

之所以将员工的福祉放在首位，是因为这些变化可能会导致动力和生产力的丧失，甚至导致抑郁。 如果您不注意这些症状，不仅您的企业会受到影响，您的员工也会受到影响。

创建一个易于学习且用户友好的在线平台非常重要。 它不一定是最先进的，只要它能完成工作，并且人们喜欢使用它。

加强对您的决策的信任，并引入易于学习和使用的服务器可能是激发员工积极性的答案。

但是，当您以公司身份迁移到在线平台时，管理过程究竟发生了什么变化？

行政

公司行政工作的很大一部分是员工的入职、评估和监督。 在这两者中，后者受此变化的影响最大，好像有什么不对或不对劲，您不会立即意识到。 此外，成功的远程入职需要时间、精力和耐心。

这就是为什么公司应该鼓励每个人进行持续而清晰的沟通。 有些人甚至每周或每月发送一次调查并举行会议，他们只谈论工作场所的政治和彼此的福祉。

必须鼓励员工在出现任何问题时求助于某人，因为在人们在家工作的情况下，即使是他们个人生活中最微小的变化也会直接影响他们的工作。

例如，当某人早上进入办公室时，他们学会了将个人生活留在家中。 他们坐在办公室里，做自己的工作，回到家后处理个人问题。

但是，当家是办公室、学校，同时又是所有事情时，个人事务必然会悄悄进入办公室生活。 这就是了解某人何时遇到个人问题很重要的原因，因为这样您就可以为生产力下降做好准备，并且可以帮助他们。

沟通

每个公司都需要一个可以从每个人的个人生活中抽象出来的交流空间，并且非常适合富有成效的专业交流。 这意味着您需要一个可以轻松聊天、互相通话或召开视频会议，还可以共享大型文档的空间。

当今使用最广泛的通信应用程序是 Slack。 这个应用程序允许人们分组工作、单独交谈、创建项目等等。

它还允许每个人在离开电话时通过他们的状态显示，让您在休息或下班后更容易从工作中解脱出来。

组织

也许远程工作最重要的部分是访问您在办公室工作的数据库。 许多公司仍然使用纸张来整理货架上的所有东西。 大多数人已经习惯于用手整理，并知道办公室里每个抽屉的名字。

多年来已经习惯了他们的系统的人会发现很难适应全新的东西。 仍在使用纸张和文件夹的公司会发现很难将所有这些数据转移到虚拟软件上。

归根结底，最重要的是创建一个平台，让每个人都可以访问完成工作所需的信息。 当试图访问无法访问的文件或试图在海量文件夹中查找内容时，宝贵的时间可能会被浪费掉。

如何为高效的文件管理奠定基础（通过 Zoho Workplace 进行演示）

大多数公司已经开始使用基于云的共享作为保持文件有序并允许员工访问的首要方式。 这些平台是远程工作者的天赐之物，因为它们可以通过任何智能手机、计算机或平板电脑从任何地方访问。

然而，当整个公司开始远程工作时，协作、共享和沟通的能力变得更加复杂和重要。 找到可以完成您需要的一切并且与任何类型的设备兼容的软件非常重要。

这很重要，因为您不想注册（甚至支付）多个应用程序和软件，并让您的员工习惯每一个。 这变得非常复杂，并且当问题出现时，需要更长的时间来解决。

此外，您需要一个与所有人兼容的平台。 例如，如果你使用谷歌的基于云的服务器，那么每个人，包括整个公司都需要有一个谷歌账户才能访问任何东西。

此外，在 Excel、Word 或 Powerpoint 上保存和共享的文档必须转换为 Numbers、Pages 和 Keynote 正在使用 iWork 发送到 Apple 设备。

您需要确保整个公司都使用一台服务器，以最大程度地减少将来的困难和误解。 这也最大限度地减少了技术困难，但如果出现任何问题，当你们都在一台服务器上工作时更容易修复。

一个名为 Zoho Workplace 的服务器已经被用来解决所有这些问题。 虽然还有其他很棒的选择，但今天最受欢迎的是这个。 它由三个元素组成：Zoho Writer、Zoho Sheet 和 Zoho Show。

从理论上讲，它很像 Google 云端硬盘，但用途更广。 可以共享到 Google Drive、iCloud、DropBox 甚至 WordPress。 关于使用，它与 Microsoft 应用程序非常相似，但它允许像 Google 一样在各个部分进行协作。

通过此服务器进行演示即使是远程也很容易，因为它允许用户实时发布和广播演示文稿，并且任何人都可以访问。

最后，您可以创建令人惊叹的电子表格，因为 Zoho Sheet 可以从基本上任何东西（从邮件到其他应用程序）中检索数据。 此外，它还可以根据任何数据自动创建饼图和其他图形。

Zoho Workplace 演示了惊人的远程协作所需的一切。 易于使用、透明、可共享、协作和广播功能都在一台服务器中，最大限度地降低了风险。 这确保您不仅可以消除长期问题，还可以降低被黑客攻击的风险。

人们被这样的服务器所吸引，它表明，对此迁移过程有可靠计划的公司几乎没有表现出生产力下降，而其他进行试验、使用 2 台以上服务器或只是找不到正确路径的公司失去难以挽回的势头。

牢记这些问题、因素和技巧，就可以轻松地为您的远程服务器奠定基础。 您现在需要做的就是创建工作区，并帮助您的员工掌握它。