如何举办虚拟活动——分步指南

虚拟活动！！ 由于全球条件限制了现场现场活动的举办，新时代现象在 2022 年被大肆宣传。

对于那些不熟悉虚拟活动的人来说，这意味着“在互联网和数字设备的帮助下，通过社交媒体、数字或活动平台以数字方式进行的活动，参与者在家中或远程地点参加，无需亲自见面”

由于虚拟活动是一种新兴趋势，因此许多人和品牌并未完全了解如何开始使用它以及如何成功举办虚拟活动。

因此，我们创建了这个富有洞察力的博客，重点介绍了从头开始成功举办虚拟活动的 14 个可操作且有价值的提示和步骤，分为 3 个部分：

举办成功的虚拟活动的宝贵技巧

A. 虚拟活动之前

1. 为您的虚拟活动构建活动地图

活动地图就像将在您的虚拟活动中发生的问题或活动的列表。 它应该涵盖与参与者或您自己相关的活动的各个方面。

活动地图应包括有关活动注册将如何进行、进行直播或预先录制、如何进行活动促销等问题的信息和答案。

您还可以定义任何工具集成、有关受众体验的想法、反馈收集策略、日期和时间、可接受的受众规模、执行工具等等。

2. 战略性地确定活动日期和时间

与线下现场活动一样，日期和时间在数字环境中也同样重要。 你不能指望人们只是在随机的日期和时间出现。

因此，请确定在哪一天您将有最多的目标受众可用于您的活动，无论是周末、工作日还是晚上，甚至是下午。

如果你没有做到这一点，那么所有其他的努力和投资都将付诸东流，因为没有任何观众可以为你的目的服务。

3. 寻找并使用完美的虚拟活动技术

就像您需要现场活动的地点一样，您需要为虚拟活动提供一个数字店面，作为参与者与活动联系和互动的场所或平台。

许多工具 为您提供创建独特虚拟场地的选项，其中包含所有必要的场所，如问讯处、休息室、剧院、礼堂等，作为真实场地。

有一些工具和技术可以将各种令人兴奋、引人入胜的互动元素（例如实时社交媒体提要）集成到您的虚拟活动中，以使其更加有趣和令人兴奋，从而增加参与度和构建互动体验。

因此，根据您的受众规模、目标、活动等选择您需要的平台类型。您甚至可以集成多个工具和平台来创建整体体验。 我们列出了一些最流行的虚拟活动工具。

vFairs – 一个虚拟活动平台，可用于构建数字场地、虚拟大厅和展位、整合赞助激活、活动注册、生成活动报告等。

Livestorm – 一种用于虚拟网络研讨会和会议的工具，提供注册邮件、实时聊天、从浏览器访问等解决方案。

Dreamcast –领先的虚拟活动平台，可帮助组织举办虚拟和混合活动。 举办虚拟会议、大会、市政厅、虚拟贸易展览、展览、交易会等的完美数字场所。 它以其先进的功能而闻名，例如数字足迹、访问控制、网络表格、1:1 实时聊天、游戏化等等，以增强虚拟活动体验。

Zoom – 最受欢迎和易于使用的数字会议、会议、活动和网络研讨会之一，具有无忧体验、参与者可扩展性和价格合理的特点。

Taggbox Display – 一种用于社交媒体内容集成的工具，可增强虚拟活动的参与度和体验。 它具有实时交互、超过 15 个社交提要、易于使用、UGC 显示、赞助帖子、与视频流的简单集成以及价格实惠。

Instagram Live 和 YouTube Live – 公开可用且受欢迎的选项，可让您轻松与观众建立联系。 简单的访问，无需注册等，但非常静态和基本。

Eventbrite – 活动创建者和观众的工具，您可以在其中创建活动、注册页面、票务柜台、报告和分析、社交整合和活动列表，以增加覆盖面和参与度

4. 明智地使用您的数字活动促销

由于它是一个虚拟活动，因此推广它的最佳方式是通过数字渠道，因为线下营销渠道可能不那么相关和有效。

您必须通过付费广告或有关您的活动的社交媒体帖子在数字渠道上接触目标受众。 此外，将注册或活动参加链接集成到您的促销活动中，以确保最大的曝光率和出席率。

由于虚拟活动行业仍在发展，促销和说明对于传播意识、教育观众并让他们参加的活动非常重要。

5. 提前准备技术错误

数字活动可能面临的最大挑战是，您可能会在活动开始之前面临技术困难和故障，或者更糟糕的是，在活动期间。

因此，您需要在开始活动之前确定您正在使用的所有技术工具和设备，以及在相机故障等事件中可能出现的错误。

在这种情况下，您将需要备用相机作为备份。 同样，识别和准备此类意外“事件”。

6. 与表演者/演讲者的感应和试运行

无论您为最坏的情况制定了多少计划和准备，在您实际测试和尝试方法和程序之前，您永远不会知道真正的问题及其影响。

同样，在活动之前，在没有参加者的情况下进行测试运行，以检查一切是否到位或找出任何意外的缺点和错误。

此外，您应该与您的演讲者、嘉宾、表演者等进行介绍，了解他们应该如何进行、中间的任何休息、如何应对意外情况和一些更重要的事件。

必读：虚拟活动 101：2022 年综合指南

B. 在虚拟活动期间

7. 引导与会者了解虚拟活动基础知识

由于这对您的企业来说是一个新的冒险，同样它对观众来说也是一个新概念，他们对虚拟活动基础知识一无所知或了解很少。

因此，随着活动的开始，您应该分享基本程序、时间表、如何访问流和会话、如何在中间休息、活动持续时间以及更多此类重要信息。

这将帮助他们清楚虚拟活动的运作方式。 此外，您可以添加他们以前不知道的新信息或更改。

8. 激发观众参与和互动

众所周知，观众参与度是任何活动的关键绩效指标，无论是线下现场还是虚拟活动。 因此，您需要确保整个过程中适当且富有成效的受众参与。

您应该包含鼓励观众参与的元素，例如添加聊天提要、进行问答会话、启用知识共享讨论、共享图像和视频，或要求用户分享他们的经验和意见。

此外，您可以突出显示受众可能根据其参与度获得的关键要素、增值收益、奖励等。 这将有助于吸引最大的观众和参与度。

您可以通过游戏化策略或借助可扩展活动功能的多功能社交媒体集成工具来鼓励参与。

9. 与与会者进行个性化交流

线下面对面活动的最大好处之一是与会者可以选择与演讲者、组织者、表演者等进行面对面的对话。

将该元素包含在您的虚拟活动中以保持活动的本质和质量非常重要。 您可以安排员工或会议来与每个人进行交流。

对于拥有大量观众的活动来说，这可能是一个挑战，因此您可以为此创建小组。 个性化的沟通将确保更大的参与度和更多的互动活动。

10. 包括活动期间的休息和交流会议

如果您计划进行持续时间较长的活动，即超过 1 小时，那么您应该在其间进行分组讨论，以获取一些茶点和放松。

这将具有双向优势，您可以检查一切是否按计划进行，观众可以获得焦点和精力，从而最大限度地提高参与度和效率。

除此之外，您还可以在分组会议期间通过聊天和交流在与会者之间建立内部网络。 这是展示赞助或促销信息的绝佳方式。

11.添加一个虚拟事件主机（人工智能或人类）

即使你已经考虑了所有的可能性、挑战、问题等，但仍然有可能出现混乱、复杂和不清楚的情况。

因此，拥有一个虚拟主机，无论是真人还是聊天机器人，都可以帮助引导与会者走上正确的道路，并提供必要的信息，这些信息可能有助于克服可能导致活动失败的挑战和问题。

因此，遵循这些基本步骤将帮助您以最少的投资和最大的回报组织和交付一个非常成功的虚拟活动。

C. 虚拟事件之后

12. 收集观众对关键指标的反馈

就像线下现场活动一样，了解观众的体验非常重要，尤其是当他们中的大多数人对虚拟活动的概念不熟悉时。

您可以收集有关活动、议程和活动目标以及有关虚拟活动的观众体验的反馈。

这将有助于评估您的表现以及有关虚拟活动的预期结果。 此外，您将获得有关目标是否实现的重要反馈。

13. 分享进一步的行动计划，如果有的话

您可以共享与您的活动和观众相关的其他信息，就好像您有活动即将举行，或者如果您期待与该活动相关的与会者响应。

这是通过要求用户在社交媒体和数字渠道上分享他们对活动的体验（仅当您的虚拟活动成功时）来增加您的潜在客户获取或品牌推广的绝佳方式

必读：虚拟活动墙：通过社交媒体虚拟吸引您的观众

14. 在数字频道上分享虚拟事件记录

由于您是前几次组织虚拟活动，因此即使在虚拟活动结束后您也必须继续宣传您的虚拟活动，因为这将有助于您未来的虚拟活动。

您可以分享您的虚拟活动的记录，同时突出观众的参与度和反馈。 您可以在您的网站、社交媒体和其他渠道上分享它。

这也将允许人们访问您无法参加的虚拟活动。

全球最佳虚拟活动示例

在这里，我们列出了一些最好的例子，包括 2022 年虚拟化的世界上最大的活动。

一、苹果2020全球开发者大会

也称为 WWDC，是科技巨头 Apple 每年在加利福尼亚州圣何塞举办的活动，他们展示过去一年在软件和技术方面的发展、改进和创新。

每年，他们都会邀请最有影响力和最受欢迎的技术专业人士和行业影响者来展示他们的发展并在全球范围内引起轰动。

这是因为他们采用整体方法完全虚拟化，他们在他们的网站上分享了活动中的所有内容和流，供所有人访问。

看看他们如何简单而富有创意地安排了时间表、信息、导航等等，以方便观众。 独特之处在于，他们赋予了它对流的个人技术触感。

必读：Parookaville 如何通过现场社交墙提升音乐活动的参与度

2. 2020 年悉尼 Salesforce 世界巡回演唱会

Salesforce 是科技行业排名第一的 CRM 巨头，每年都会举行一次会议，展示他们如何通过创新、技术、解决方案和新产品为世界领先品牌赋能。

但 2020 年世界巡回大会与之前的大会不同，由于疫情的原因，它全是数字化的。 但这并没有阻止他们向全世界的人们和专业人士展示他们的非凡成就。

他们有一个专门的网站登陆页面，其中包含来自悉尼的所有现场会议录音。 它还显示活动议程、主要演讲者、主题演讲信息、日程安排等，以获得最大的观众参与度和参与度。

3. Billboard 的 Live At Home 音乐会

出于与所有其他现场直播活动被取消相同的原因，音乐会也在同一个循环中。 全球每年有数百万人参加音乐会，观看他们最喜欢的艺术家的表演。 '

由于今年不可能，因此世界知名娱乐媒体品牌Billboard以独特的本质以数字方式举办音乐会。

他们创建了 Billboard Live At Home 系列，在他们的社交媒体平台和网站上以数字方式流式传输了 2 个会话，其中像 Nicky Jam、Camilo、Meghan Trainor、Lukas Graham 等艺术家在他们的家中为他们的观众（观众）表演。

最好的部分是，在表演中，有表演者的问答环节、不同的流派、不同的人口统计等。

结论

这些是 14 个最重要和最有价值的步骤（或提示或策略，无论您如何称呼它），它们可以帮助您从头开始构建虚拟活动并将其转变为成功的活动。

虚拟活动有不同的类别和行业，如会议、网络研讨会、直播、音乐会等。因此，您可以根据活动的要求对步骤进行修改。

了解全球品牌和企业如何通过 Taggbox Display 提高观众参与度和增强活动体验。