如何改进发票流程？ 更好开票的 8 个好主意
已发表: 2022-07-28您知道如何改进发票流程吗？ 有必要这么费时费力吗？ 开具发票的过程似乎很困难，尤其是如果您以前没有与该主题接触过。 然而，事实证明，允许独立开具发票的工具可以极大地促进整个过程。 多亏了这些工具，您可以获得更多时间，更重要的是，您可以加快资金流动的进程。 如何改进发票流程？ 要找出阅读文章并使用我们开发的清单。
如何改进发票流程？ - 目录：
- 设置自己的条件
- 收集所有信息
- 工作完成后开具发票
- 使用现成的模板
- 纠正可能的错误
- 自动化发票流程
- 密切关注付款期限
- 使用应用程序优化发票流程
设置自己的条件
这可能会让您感到惊讶，但即使是在向客户发送报价的步骤中做出的微小努力也可能极大地促进开票过程。 这怎么可能？ 从一开始就清晰透明地介绍财务问题有助于避免以后出现任何不必要的误解。 客户在接受您的报价时应该确切地知道他必须支付多少以及何时支付。
决定您是根据工作时间还是根据整个项目进行结算，并指定付款截止日期。 如果您对较早的付款给予折扣，您必须在开始时通知您的客户。 警告您的客户有关延迟付款的利率。 让他们知道，您开具发票的日期是什么时候。 在合作开始时，有关付款的信息越多，您的客户在付款过程中的疑虑就越少。
请记住保留所有安排的书面形式。 任何书面形式，甚至是电子邮件或即时通讯工具的消息，都已足够。 如果您忘记明确设置条件怎么办——只需在开具发票之前完成。 这样您就可以在发送发票后避免不必要的问题。 解释所有误解需要时间，这意味着您只有在讨论完所有相关问题后才能获得付款。
收集所有信息
在开具发票之前，请检查您是否拥有此流程所需的所有信息。 每张发票上都必须包含一些信息。 不能缺少任何物品。 你会需要：
- 客户的姓名和姓氏（公司名称可选）
- 客户地址（物理地址和电子邮件）
- 客户电话号码（非必须但方便联络）
- 客户的税号
- 选择的付款方式
- 发票开具日期
- 发票金额
- 发票上的位置描述
- 客户的其他重要信息
已经收集了这样一组信息，开票过程应该不会花费太多时间。 为什么在开票过程之前收集所有信息是有益的？ 当您手头有所有信息时，您无需在开票期间搜索它，这意味着您可以保持在流程中。
工作完成后开具发票
工作完成后，您仍然记得委员会的所有细节。 您确切地知道订单或协议中的内容。 这将允许您在发票上创建准确的描述。 即使您的记忆力非常好，将开发票过程推迟到以后也不是一个好主意。
发票应该及时，否则您的客户可能会认为您不一定期望快速付款。 此外，由于文件的累积，发票的任何延迟都会使整个过程变得更加困难——您将不得不花费一整天的时间来处理它们。
持续处理文档不仅可以均匀分配工作量，还可以降低遗漏任何发票的风险。 电子发票在许多方面都具有优势——您可以随时开具，甚至在周末，并立即将它们发送到承包商的电子邮件中。 发票的纸质版本必须打印出来，并在工作日内通过传统邮寄方式作为信件发送。
使用现成的模板
有些过程是重复的。 发票处理就是其中之一。 发票的形式在法律中有规定，因此发票上的大部分内容保持不变。 无需考虑发票的元素，而是使用现成的模板。
每个现成的发票模板都应包含所有必要细节的空间——不会丢失任何东西。 只需填写空白处，您的发票就完成了。 在此过程的这个阶段，具有必要详细信息的数据库将特别有用。 通常，模板可能会根据您的活动特点进行调整。 有多种类型的模板供您选择。 其中一些是非常传统的、官方的，另一些则展示了有趣的设计，或者它们的形式侧重于透明度。 要根据您自己的需要调整模板，您可以添加您公司的徽标或使用与您的品牌相关的颜色。
纠正可能的错误
使用模板可以避免大多数可能的错误。 模板通常包括发票的所有必要元素。 不过，错误随时可能发生。 在将您的文件发送给客户之前，请彻底检查并记住将您的发票与订单或协议进行比较。 最好在将发票发送给客户之前检查所有详细信息，而不是制作更正发票，这会导致等待付款的时间更长。
自动化发票流程
大多数操作可以使用计算机软件完成。 计算机也可以帮助处理发票。 您可以创建自己的客户数据库——您只需将数据输入系统一次，以后就可以一次又一次地使用它们。 好的发票软件有助于避免发票过程中的错误。
发票流程的自动化对于经常性发票特别有用。 为什么？ 您拥有相同的客户详细信息、金额和描述，您所要做的就是设置付款日期或频率，剩下的一切由程序完成。 在电子发票的情况下更容易——该软件可以开具发票并将其发送给客户。 这是发票处理的巨大改进。
密切关注付款期限
开具发票的过程不仅包括开具发票并将其发送给客户，还包括确保按时付款。 这是整个开票过程中的最后一个动作，但仍然不是最不重要的。 持续关注所有付款的截止日期是非常有益的。
有时在付款日期之后，您的帐户中仍然没有任何资金。 您可以向客户发送一个温和的提醒——机智和礼貌在这里非常重要。 客户有权在最后一刻付款，即使是轻微的迟到也不能成为严厉谴责的理由。 即使您必须确认自己的利益，也最好与客户保持良好的关系。
使用应用程序优化发票流程
要优化发票流程，请使用发票应用程序——它有助于跟上所有上述政策。 通常，该应用程序具有现成模板、客户端数据库和寻址模块等功能。
由于计算的自动化，发票申请有助于避免数字错误。 附加功能允许定期开票、发送提醒和监控付款状态，甚至向债务人发送付款要求。
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作者：安迪尼科尔斯
具有5个不同程度和无穷动力储备的问题解决者。 这使他成为一个完美的企业主和经理。 在寻找员工和合作伙伴时，对世界的开放和好奇是他最看重的品质。