如何利用金融商业智能？ （非）显着的好处揭示

财务部门当然拥有丰富的，是数据。 它来自任何地方：电子表格、发票、日记帐分录等等。 一个真正的宝藏，对吧？ 不幸的是，大量数据本身并不能保证您将能够释放其所有隐藏的潜力。 Forrester 报告称，多达 73% 的企业数据未用于分析。 那么可以做些什么来改变现状呢？ 财务商业智能满足财务领导者对动态建模、整体数据分析和准确规划的需求。

电子表格有什么问题？

许多 CFO 仍然没有准备好将 Excel 换成金融领域的 BI 工具，他们的逻辑是不触及已经运行的系统。 但真的吗？ 长期以来，电子表格一直被用于保存记录和进行数据分析，甚至没有人质疑它们是否值得。

但是，有很多理由说明您不应再依赖苔藓生长的解决方案并考虑开发新的替代方案。

造成这种情况的主要原因之一是容易出现人为错误。 根据各种研究，10 个电子表格中有 9 个包含错误。鉴于手动数据输入，这一点也不奇怪。 即使是小数点错位也可能导致巨大的会计扭曲。

电子表格的另一个问题是它们提供了数据的静态视图，因此让它们在复杂和动态的过程中工作是一个毫无用处的想法。 全面的业务愿景无法融入枯燥的财务报表和月末报告——将它们转化为洞察力是一项艰巨的任务。

金融环境的不断变化让企业别无选择，只能快速评估这些变化并采取行动。 在这些情况下，忽略存储在企业系统中的大量数据不仅是不明智的，而且可能是毁灭性的。 问题是您可以利用电子表格中锁定的数据吗？ 浏览数百页的传统报告并不是控制数字的好方法。

此外，手动处理数字需要花费太多时间，这会占用员工的宝贵时间，导致无法快速做出明智的决策。

员工每月可能要花 3-5 天时间填写一些疯狂的 Excel 电子表格。 然后是版本控制，在更改一个数字或将工作文件移动到其他共享文件夹之后，或者在共享带有一些工作文件链接的最终演示文件之后，涉及运行十几个其他文件以确保一切都适合。 但是，如果您的业务细节要求您比每月甚至每周更频繁地做出明智的决定怎么办？ 同时，任何人都无法免受不可抗力的影响，因为不可抗力不是预定的，需要立即采取行动。

— Maxim Hayan，金融业务合伙人

最后，电子表格与规划流程不相关，这使得财务部门难以清楚地了解当前情况并采取前瞻性行动。

进行计划与实际分析、计算方差、推断数据——所有这些在 Excel 中都非常具有挑战性。 改变一点点细节就足以让整个事物瞬间崩溃。 此外，它非常不方便。 如果您使用数据透视表，它们往往会重叠，因此很难想象它们实际上会是什么样子。 难怪在 Excel 文件中为新的分析或报告周期添加数据以及微调所有数据透视表和图表变得完全令人沮丧。

— Maxim Hayan，金融业务合伙人

上面关于电子表格为什么会阻碍财务部门工作的解释已经足以让财务部门倾向于 BI。 这项技术能够做出杰出的事情。 继续阅读以了解更多关于它如何推动财务和会计任务以及究竟是什么让商业智能对金融服务如此有吸引力。

漂亮图片的背后：详细了解金融商业智能的好处

有一种观点认为，BI 首先是一种呈现数据的方式。 然而，出色的可视化远非金融商业智能所能提供的一切。 明确地说，与这项技术为您的组织带来的另一种价值相比，视觉效果只是一个不错的功能。

如果只是形象化的问题，那根本就不是症结所在。 例如，Excel 的建模功能也允许呈现图表和图形。 然而，与金融领域的商业智能应用相比，它的数据量限制、协作功能差等限制相当显着。

财务部门迫切需要的是更快的东西，“点击按钮”可以立即获得更新，比如用于财务的 BI 工具。

1. 深入的利益相关者参与

BI 金融服务的无可比拟的优势在于，它们让利益相关者真正参与到“过程”中，即长期规划、预算、预测和与现实的比较。 例如，如果分公司经理对输入（某些指标、销售量计划等）和输出有清晰的理解，则可以在部门内进行更有效的对话。 借助 Power BI、Tableau 或 Qlik 等自助式 BI 工具，会议中出现的问题会立即得到解决和回答——无需返回分析师准备另一份报告并将讨论推迟到下一次。

此外，通过移动设备和平板电脑访问 BI 解决方案也提高了利益相关者的参与度——使数据分析更易于访问； 随时随地。

2. 节省时间。 很多

公司别无选择，只能使用多个 Excel 文件，手动匹配和过滤它们以全面了解数据的时代已经过去。 现在，替代方案就在这里，它是金融中的商业智能，它提供了无与伦比的更快的报告准备。 无需花费将近一周的时间来编译数据，只需悠闲地喝杯咖啡，就可以腾出整整几天的时间来从事智力工作。

再加上有些企业不能等到月底再做决定。 例如，如果您正在处理快速消费品，为了生存，您必须密切关注脉搏并关注您的竞争对手。 否则，您的分析毫无意义。

BI 允许您查看并快速掌握运营数据，例如营销活动的结果。 贡献竟然是投资的两倍？ 完美的！ 您所要做的就是准确分析造成这种情况的原因并朝着相同的方向前进。 而红色运动是改变策略或至少进行一些调整的明显迹象。 还有诸如跟踪不良销售商品或低利润商品之类的事情。 在 Excel 中很难做到这一点，尤其是当您在分类中有十、十五或两万个职位时。

— Maxim Hayan，金融业务合伙人

3. 数据的合并位置

想象一下，财务部门可以通过分析数据和提供解决方案带来多少价值，而不是花费大量时间来争夺有关运营、供应链、人力资源、采购、销售等方面的信息。 多亏了全面的 BI 系统，来自公司内外的数据——说到大数据——被收集在一个地方。

有些公司必须从一整套不同的系统中提取数据，这本身就是一种痛苦，更不用说其中一些系统可能已经过时了。 遗留软件的完全重新设计将花费数年时间并花费数百万美元。 因此，处理数据的方式有任何可能：有人使用 FTP 传输文件，其他人将 CSV 文件上传到特定文件夹……但是如果文件夹被更改或 IT 团队重新启动服务器怎么办？ 难怪输出搞砸了。 同时，一个设计良好、成熟的 BI 系统有助于在一个地方通过数据仓库或数据湖和 ETL 流程正确组织这些数据。

— Maxim Hayan，金融业务合伙人

借助面向财务部门的商业智能，员工能够将新数据快速整合到数据仓库中，并在一个位置与所有必要信息进行交互，而无需搜索其他数据。 想象一下，您可以将所有不同的来源（例如 Web、SQL Server、Excel 和平面文件）汇集到一个预配置的解决方案中，并在其中存储、处理和可视化这些数据。

不再需要同时处理数十个打开的选项卡和单独的报告来讲述一个故事。 无论您想将什么数据放在一起，BI 软件都可以让您轻松完成。 有关更多详细信息，只需深入了解源报告即可。

4. 自给自足

问题甚至可能不在于将来自不同来源的数据整合在一起。 您可能有一个数据仓库和一个内部开发团队，致力于帮助用户进行管理报告。 但这仍然不会让您在制定职责范围的同时尽可能多地了解您的需求，并且您可能仍然会得到一些不了解的东西。 t 完全工作。 另一方面，金融中的 BI 可帮助您释放数据的全部潜力——您从未知道自己拥有的那种潜力——而无需 IT 部门参与。

5. 有效的财务管理

通过在仪表板中提供强大的财务业务分析，BI 使财务管理在各个方面都更加高效。

• 现金流管理

在当前业务必须运转的非理想条件下，现金流至关重要——当一场危机紧随其后时。 一些客户要求延长期限，而另一些则只是放慢付款速度……借助 BI，您将了解您的现金流并做出准确的预测以改善其健康状况。

通常，公司破产不是因为它们无利可图，而是因为它们有现金赤字。 现金流管理是任何 CFO 的首要任务。 这样一来，所有按订单工作且生产周期足够长的企业都不太可能没有 BI 金融服务。

— Maxim Hayan，金融业务合伙人

例如，通过 Power BI 中的现金概览报告，你将掌握系统货币的流入和流出、银行总余额和法人实体的余额、今天的实际余额与预测余额等等。 同时，现金流量预测本身可以让您更详细地了解每日预测摘要。

• 收入管理

当金融 BI 系统收集、解释和可视化数据时，可以更轻松、更准确地回答诸如出售什么、何时、出售谁以及设定什么价格等关键任务问题。

商业智能提供对定价、库存、促销活动和产品发布的 360 度分析。 BI 驱动的收入管理可帮助各行各业的企业保持活力并达到目标盈利能力。 例如，连锁酒店使用 BI 来确定最佳房价、预测预订、人员需求、库存水平和其他资源，以避免在淡季和旺季期间出现采购和人员配备问题。

• 费用管理

对于任何想要留在业务中的组织来说，按时支付账单很重要，如果没有适当的费用管理，这是无法做到的。 但是是什么让它如此呢？ 除其他外，BI 旨在跟踪公司的开支。 它使企业能够用富有洞察力的仪表板替换成堆的收据和电子表格，以全面了解员工支出，确保遵守费用政策并跟踪 T&E 趋势。

在预定的仪表板和报告电子邮件传递的支持下，使用特殊软件来管理公司成本的决定变得更加有效。 这些策略可帮助管理人员密切关注他们的员工，设置警报和通知以及时管理费用，并将 BI 工具连接到您组织的费用、计费和在线旅行预订系统。

6.准确的预测

多亏了金融领域的商业智能应用程序，您可以在一个单一工具中将计划和事实结合在一个业务逻辑级别上。 如果这个工具也能够显示一个事实是由什么组成的，以及为什么会这样； 这是无价的。

假设您建立了一个业务部门，因此您必须购买额外的 SAP 许可证，或者添加了一个新的生产站点，这需要额外的基础设施。 过了一会儿，这一切都被遗忘了——当然，您可以挖掘所需期间的预算演示文稿，但只需单击带有数字的单元格就更方便、可靠和快捷，那里会有附有添加者姓名和完成日期的注释。

如果计划与事实不同，您可以进行深入研究以查看差异的原因。 数据变得可用：您可以进行综合和分析，而无需查找一些电子邮件、浏览表格或调用控制器。

7. 无故障报告

复制和粘贴数字的轻率手动任务很容易出错，并且会破坏对您的财务数据的信任。 幸运的是，金融商业智能可以为您完成所有这些繁重的工作。 使用 BI 软件进行直接数据访问和报告自动化可以节省您的时间、金钱，最重要的是，可以节省专家的声誉，这“需要数十年的时间才能建立，而要花费五分钟的时间”。

此外，BI 通过区分好数据和坏数据，为数据带来了更高的可信度。 只有当数据质量不错时，才能进行适当的分析。 这就是为什么仅仅收集信息是不够的。 ETL 流程是 BI 系统的核心，旨在通过标准化和删除重复来确保仓库中数据的良好质量。

此外，可以通过定期审计或与可靠的数据专家合作来维护数据健康，这些专家确切地知道要采取哪些步骤来优化数据质量。

8. 整个组织的可见性

首席财务官最需要的是所有财务信息的一站式服务。 借助经过校准的仪表板跟踪整个公司的数据，最高管理层可以深入研究报告，以找到任何与财务相关的问题的答案。 不同企业生产类似单位的成本如何比较？ 与去年同期相比，我们的产量是否有所不同？ 差异的驱动因素是什么？ 我们的业绩如何与预测和预算相符？ 哪些滞销商品应该从供应链中剔除？ 说到这一点，BI 在涵盖这部分业务方面做得很好。

现在，回答这些问题是儿戏。 而且，最重要的是，向非金融工作者解释这些数字之间的相关性变得更加容易。

— Nastassia Naruta，一家德国高档家用电器制造商的财务总监

9. 消耗性数据

金融业务分析从未像 BI 技术那样清晰。 隐藏的模式和趋势、不明显的联系、未被注意到的机会和被低估的威胁——当反映在仪表板上时，所有这些都会立即浮出水面。 除了以易于理解的格式呈现复杂的概念之外，强大的数据可视化还通过确定数据以某种方式执行的原因以及您可以采取哪些措施来改善数字，从而使数据大众化并在整个组织中传达见解。

这样，用于财务的 BI 工具是任何现代公司不可或缺的组成部分，用于根据业务绩效分析财务 KPI，并呈现营销趋势、产品兴趣和客户情绪的动态视图，以突出未来的战略机遇。

财务部门的商业智能看起来如何？ 仪表板示例概述

经过转换后，数据可以根据自定义的预构建报告包进行分组，例如 CFO 仪表板、事件简报、基准测试等。下面我们准备了一个财务绩效仪表板的示例，总结了 10在单个屏幕上显示最相关的 KPI。

最上面一行显示了本年度与上一年相比的利润、销售额、销售数量和订单数量。 第二行按类别显示利润和销售额，而第三行按利润率显示销售额，以及各种商品子类别的利润和利润率。

为了更仔细地查看和更好地了解，用户可以通过单击相关区域（例如销售）来深入了解数据。 此操作会显示一个特定报告，其中显示 KPI 和驱动程序的详细信息。 该报告会立即打开，并对仪表板中显示的信息进行根本原因分析。

不仅财务主管可以从这些仪表板中受益。 财务部门的其他专家（例如财务总监）可以利用它们来深入了解他们的重点领域。

BI 解决方案还可以辅以 AI 技术，以进一步分析数据并成功进行规范分析。

开始使用 BI 金融服务

事实上，财务商业智能给组织带来的所有好处都可以合二为一——竞争优势。 能够在一个单一的地方自动处理数据、存储和处理数据，并以所有利益相关者都可以理解的格式呈现，您可以节省大量深入和整体分析的时间，并确保决策由数据而非数据驱动而不是凭直觉。 而这肯定会让你在市场上感觉更自在，自信地行动，而那些不愿拥抱科技力量的人则会盲目飞行。

这篇文章最初发表在这里。