如何准备成功的项目应急计划？ | #21 项目管理入门

已发表: 2022-12-19

如何准备应急计划？ 放下的时候最好循序渐进。 这样，当危机来临时，您可以从容地伸手去拿被称为“Plan B”的文件夹。

项目应急计划——目录：

  1. 介绍
  2. 什么时候值得更改项目实施计划？
  3. B计划：机会和威胁
  4. 如何准备应急计划？
  5. 概括

介绍

根据对风险区域的分析创建项目应急计划。 其目的是在事情未按计划进行时将损失降至最低，并利用沿途突然出现的不可预见的机会。 换句话说，应急计划用于优化如何应对风险。

它可以包括应对紧急情况或出现意外增长机会时的想法。 例如，它可能包括在超出预算或出现有前途的投资者时获得额外融资的想法。 应急计划还可以指示在关键专家突然缺席或可能雇用额外人员的情况下在团队内重新分配职责的选项。 应急计划的准备还允许您定义定义整个项目应立即停止的市场情况的条件。 但是什么时候应该决定实施 B 计划呢？ 以及如何制定应急计划为最有可能发生的情况做准备？

什么时候更改项目实施计划是个好主意？

风险伴随着任何项目的实施。 应在启动阶段对其进行评估，然后在整个持续期间对其进行监控。 根据PMBOK，最有效的方法是主动应对变化，即在风险达到临界点之前根据情况调整行动方案，接受一定程度的风险，避免不惜一切代价避免风险。

应急计划的实施应取决于几个因素。 首先，回应应该是：

  • 足以达到威胁级别——也就是说，我们不会因为项目经理感冒而中断项目，
  • 现实——也就是说，考虑到威胁出现的背景，例如，如果原材料价格在全国范围内快速上涨，我们不会花时间去寻找更便宜的供应商，
  • 在考虑各种应对方案后，由负责的人有意识地采取。

很多时候，应急计划可以使情况迅速得到控制。 通过设计良好的方式来应对突发事件，项目可以回到正常的实施轨道上。 然而，有时实施应急计划涉及重塑项目的重要领域。

contingency plan

B计划：机会和威胁

应特别注意哪些类型的风险？ 一个项目的实施计划在两种情况下值得改变：当它有助于避免灾难或取得明显更好的结果时。 在风险增加时更改计划通常会伴随以下问题：

  • 延误项目实施，
  • 预算超支，
  • 技术问题和故障，
  • 团队问题，
  • 利益相关者信心的丧失。

相反，促使转向 B 计划的机会包括但不限于：

  • 新的技术机会，
  • 预算盈余，
  • 团队工作效率高于预期，
  • 对项目所针对的产品或服务的需求突然增加。

如何准备应急计划？

我们应该在计划实施的项目计划的同时制定应急计划。 通过分析实现项目目标所需的里程碑，更容易想象特定行动可能伴随的可能性和风险。

一个好的应急计划会考虑到发生概率最高的风险。 这是因为不可能为所有情况做好准备，而且在外星文明袭击的情况下制定行动计划效率低下。

但是，有经验的项目经理可以预测最有可能存在风险的区域。 例如，在为客户构建软件的项目中，主要风险将涉及不断变化的需求。 正是针对这样的情况，我们应该做好预案。 例如，我们需要提前假设并在合同中写入明确定义的验收标准以及成品必须满足的条件，以及针对此类项目采用的敏捷方法。

尽管每个项目都需要单独处理，但在准备应急计划时应牢记一些原则：

  1. 预测风险。 避无可避，不如迎难而上。
  2. 为最可能发生的情况准备详细的行动计划。 大纲在危机中无济于事。
  3. 将威胁作为变革的机会。 也许它会使项目比您预期的更成功。
  4. 不要试图向团队解释一切。 大多数团队成员的头脑中并没有针对整个项目的计划，因此他们甚至可能不知道其实施情况。 只告诉他们与他们的工作直接相关的内容。
  5. 帮助团队完成变革。 如果变更涉及到项目如何实施或团队如何协同工作，要特别注意每个人是否熟悉新的做事方式。

概括

应急计划是一种主动应对项目风险的方法。 它可以让您减少紧急情况造成的损失，例如交货延迟或客户流失。 它还使您能够利用即将到来的机会，这些机会提供了更快或更好地实现项目目标的可能性。

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How to prepare a successful project contingency plan? | #21 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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最重要的问题

  1. 当项目有风险时是否需要实施应急计划？

    应急计划的实施视情况而定。 由项目经理评估情况的严重程度以及是否开始实施 B 计划。如果情况需要，他或她可以与项目团队成员、组织的管理层或利益相关者协商决定。

项目管理入门：

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  3. 如何管理项目？
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