如何防止工作重叠和重复

团队合作当然会创造梦想——但当任务重叠或重复而没有积极的结果时，则不会。 重复工作或工作重叠是项目经理或领导者最大的敌人，因为他们没有针对正确的目标。 重复工作往往会导致资源枯竭。

让我们找出重复何时真正起作用，如果没有，那么如何避免它。

什么是重复劳动？

在深入研究重复工作之前，让我们先了解一下重复工作的含义。 简单地说，重复工作是指两个或更多人为完成类似任务而付出相同的努力。 重复劳动是否意味着生产力降低？ 这里的关键是结果。 如果尽管重复努力，结果仍然没有改变，那将是徒劳的。 但是，当您能够通过重复努力产生不同的结果时，它就会富有成效。

例如，让我们考虑一个玩具制造厂的场景。 生产线上的工人需要一个小时来包装 25 箱玩具车。 将另一个工人添加到同一行。 现在你有两个工人，每个人每小时包装 25 箱玩具车。 这得出了每小时 50 辆玩具车的结果。 在这种情况下，由于重复劳动，结果加倍； 从而提高生产力。

想象一下，同一家工厂的营销部门正在研究推出一种新玩具以瞄准季节性销售。 该公司的产品团队可能会努力做同样的事情，但不知道营销部门也在做同样的任务。 在一天结束时，首席运营官最终会针对同一任务提交两份报告。 在这里，重复努力导致了同样的结果。 两份报告可能有不同的见解，但如果两个团队尽早合作，他们本可以发现他们工作中的相似之处，并将工作分配给彼此，以生成更有洞察力的报告。

如您所见，重复努力和工作之间只有一线之隔。 虽然重复工作并不总是坏事，但如果管理不善，它会导致组织的时间和资源的浪费。

如何防止工作重叠和重复？

现在你想知道，“我如何克服重复工作？”

第一步是仔细分析每个重复工作的结果，以确定其对整体生产力的影响。 如果重复的工作迫使团队成员的工作效率降低，那么您需要采取措施确保不会发生工作重叠。 这更容易在有经理或负责人监督每个团队成员工作的各个团队中进行监控。

在大多数情况下，当跨职能团队之间没有适当的沟通渠道时，就会发生重复工作。 以下是您可以遵循的一些步骤，以避免重复工作。

定期沟通

换句话说，交谈、联络和参与！ 沟通是防止重复工作的第一步。

由于跨职能团队之间缺乏沟通，会出现重复工作。 在我们之前的示例中，如果营销团队和产品团队之间有适当的沟通渠道，他们就可以一起合作和研究。 因此，确保团队之间和团队内部有适当的沟通渠道非常重要。

您可以使用传统的正式方法，例如日常工作计划会议； 或电子邮件或应用程序，例如 Slack、Google Chat 或 Microsoft Teams，以促进团队成员之间的无缝沟通。

在大型组织中，定期举行会议可能不切实际； 但是团队领导可以相互承认他们所从事的项目。

有效的沟通渠道现在比以往任何时候都更加重要。 这是由于公司越来越倾向于采用远程工作结构。 在这种情况下，需要不断的沟通来保持工作的透明度，同时建立团队关系。

跟踪和衡量进度

跟踪分配给每个团队的任务并衡量进度非常重要。 与您的团队成员合作，制定行动计划，列出所有需要完成的任务。 在开始新项目或执行日常任务时进行此练习。 与每个团队进行讨论，以设定现实的时间框架来完成这些可交付成果。

然后可以根据优先级顺序在看板上跟踪分配。 这种做法有助于确定已完成的工作量、需要完成的工作以及阻碍因素在哪里。

它还将让您清楚地了解需要团队领导注意的地方以及必须采取哪些措施来消除阻碍。

Creately 是一个在线可视化工作空间，可在项目规划期间实现工作流的可视化，以便及早识别和防止工作重复。 在泳道图上绘制项目工作流程，为每个团队分配任务和资源。 在单个画布上可视化您的整个项目有助于避免在多个应用程序之间来回跳转以进行项目跟踪的麻烦。 Creately 可以轻松确定谁在做什么，从而消除任务重叠的机会。

保持透明并让您的工作易于访问

当你完成一个项目时，留下你所做工作的遗产。 让公司中所有相关团队成员都能访问您的工作。

确保有一个数据库可以促进无缝访问以前的研究和项目工作。 这将帮助尝试未来项目的同事收集有关已完成工作的知识，消除重复工作的空间。

它还将启发他们了解潜在行动方案的结果，并阐明应该采取哪些不同的做法。

Creately 可以作为中心枢纽，集中所有项目内容、任务和沟通，从头脑风暴和计划到执行。 它为思维导图、亲和力映射、冲刺计划、项目时间表、工作流映射等提供可定制的框架。 Creately 的协作功能包括应用内视频会议、鼠标跟踪和评论，让用户可以协同工作并无缝共享信息。

第二次是“不总是”的魅力

重复工作并不总是坏事。 但是，如果没有针对适当的结果，重复工作可能会非常耗时且乏味。

聪明地对待你的工作方式。 在当今的商业环境中，您不能再在孤岛中工作。 不要犹豫与您的同事互动，并与他们保持持续的沟通。 对彼此分享知识持开放态度，并专注于实现集体目标。 有效的沟通和协作将确保公司中的每个人在共同走向成功的过程中做有意义的工作。