如何进行富有成效的远程会议 | 最佳实践和模板

事实：远程团队往往比现场工作人员召开更多会议。

如果您目前在家工作，您知道这是真的。

有时事情可能看起来失控； 屏幕上有太多的面孔，太多的人同时说话，有些人加入晚了，不知道其他人在说什么，然后突然每个人的注意力都集中在某人的猫身上，它决定不请自来地加入通话。

但会议很重要。 对于远程团队来说，这是帮助所有人保持一致的一件事，无论他们身在何处。

下面列出了一些做法，可帮助您在家中舒适地召开高效的远程会议。

准备好潜水了吗？

远程会议最佳实践

1. 确定与会者并帮助他们做好准备

决定谁需要参加会议取决于会议的实际目标。

在计划虚拟会议时，您需要更加考虑参加会议的人员，因为您使用的工具、多个时区和相互冲突的日程安排可能存在限制。

在确定会议时间之前，请务必检查与会者自己的日程安排。

在办公室里，你可以更随意地讨论议程，因为你可以在吃午饭时分享更多信息，在走廊里互相擦肩而过，互相交谈等等。

不过，虚拟会议需要更多的前期准备。

请务必提前几个小时（如果不是前一天）发送议程、会议的目标/目的以及其他资源或您将在讨论期间使用的应用程序的链接。

这将使与会者通过安装任何所需的软件、阅读、研究、将会议安排到他们的一天以及处理任何其他技术要求来为即将发生的事情做好准备。 同时明确每位与会者在会议期间应扮演的角色。

2. 明确远程会议指南

会议指南有助于更好地管理事情。

阐明您希望每位与会者做什么/贡献，以及他们在网上应该如何行事（即他们是否应该等到其他人完成发言后再发表他们的意见，他们是否应该在其他人讲话时打开相机并将麦克风静音等.)。

您可以在随议程发送的介绍性电子邮件中提及这些准则。 或者在会议开始时花几分钟时间提及这些。

同时，与会者可以通过遵循这些简单的在线会议礼仪指南来帮助保持事情更有​​效。

• 衣着端庄
• 确保您的背景专业且适合工作（即没有床、凌乱的房间等）
• 不说话时将麦克风静音
• 不要分心。 不要盯着手机、在键盘上打字或在其他人演示时处理其他任务
• 将手机设为静音并关闭其他通知
• 等待轮到你。 不要在其他人说话或谈论他们时打断他们
• 如果您有意见或问题，请在发言前引起注意。 要么做一个手势，要么说“问题”或“评论”
• 准备好。 确保您的连接、摄像头和麦克风在会议开始前工作正常

提示：为与会者分配引导者、记笔记者、计时员等角色。在不同的日子轮换这些角色，以保持他们的参与度。

3.选择合适的远程会议软件

所有成功的虚拟会议有什么共同点？ 一套很好的工具来促进它和它的目的。

您可以根据自己的需要选择多种工具。

Zoom：这是一个基于软件的会议室解决方案，允许团队在有或没有视频的情况下在线开会。 当您想与更大的团队讨论某事并希望在视频中看到他们的反应时，此工具将非常有用。

Slack：Slack 是一款消息应用程序，也可用于音频和视频通话。 您可以有一个单独的 Slack 频道，您可以在其中为您的每日站立或每周项目签到设置提醒，将您的会议记录与帖子一起记录或直接在 Slack 频道等。但是，它只允许视频群组通话一共15人。 因此，它最适合小型团队进行短期会议。

Creately：想通过在线白板上的可视化来解释一个想法或概念吗？ 对于想要在会议期间使用思维导图进行头脑风暴或流程图来讨论新流程等的团队来说，Creately 是一个很好的工具。 凭借其实时协作功能，每个人都可以在同一画布/板上同时编辑和共享评论。

Google Docs：无论是创建会议议程、共享会议记录，还是共同制定项目提案，Google Docs 都是一个很棒的工具。 每个人都可以实时协作和编辑文档、聊天和评论，并且您可以随时使用修订历史恢复到文档的旧版本。

您还可以结合使用这些工具来实现会议目的。 例如，您可以使用 Slack 相互交谈，并使用 Creately 来解释和记录您的策略。 与团队的其他成员共享您的屏幕，以便每个人都可以看到您正在处理的内容，或者从您的 Slack 频道（使用 Slack 的 Creatly 插件）创建您的 Creately 文档，让每个人都可以快速访问它。

提示：尽可能多地使用视频，因为它是在家工作时最接近面对面交流的方式。 此外，它还让您有机会阅读与会者的肢体语言，并确保他们真正在关注。

4.分配一些时间来打破僵局

对于远程团队，会议也可以是建立关系的时间。 与其直接讨论官方事务，不如在会议开始时花点时间打破僵局。 这也将有助于让参与者在接下来的几个小时内参与进来。

您可以在虚拟会议室中四处走动，询问每个人他们这一周过得怎么样，或者谈论每个人都受到影响的当前事件。

提示：在正式讨论手头的事情之前，一定要提醒每个人会议的目标。

5. 做笔记并制定行动计划

记录会议期间分享的所有想法很重要。 它可以与那些错过会议的人共享，并用于稍后创建您的行动计划。

与讨论事物和寻找解决方案同样重要的是分配参加会议的每个人的可交付成果和行动项目来实施计划。 同时，明确截止日期以及下次会议的召开时间也很重要。

如果您使用的是任务管理工具，则可以快速计划其上的所有内容。 您还可以使用行动计划模板（查看下面的模板）来确定优先事项。

提示：发送一封电子邮件，概述所有内容，包括会后分配给他们的行动项目。

在远程会议期间保持高效的 7 个模板

以下是一些您可以在虚拟会议期间立即使用的模板。 只需单击模板即可在编辑器中打开它。 与其他人共享编辑/审阅链接以进行协作。

行动计划

使用此行动计划模板，随时随地制定角色和职责、资源、截止日期等。

会议记录

使用这个简单的模板来记录会议记录，让您的会议记录井井有条。 您可以稍后将其与摘要电子邮件一起附加或在您的 Slack 频道上共享以授予其他人访问权限。

开始 停止 继续

反思团队应该开始执行、停止执行并继续使用此模板执行的操作。

思维导图

使用此模板围绕一个主题进行头脑风暴。 您可以使用颜色编码来识别不同与会者添加的想法。

鱼骨图

使用此鱼骨图简化问题解决并找到问题的根本原因。

创意板

收集、组织和优先考虑通过创意板收集的创意。 您还可以使用亲和力图对想法进行分类并找到趋势/模式。

团队章程

使用此团队章程模板协作明确团队方向并建立边界。

进行富有成效的虚拟会议还有更多提示吗？

由于冠状病毒大流行，这些天在家工作？ 那么参加在线会议必须成为您日常生活的一部分。 让我们知道您的团队用来保持工作效率的一些最佳实践。