如何发送发票？ 有用的工具
已发表: 2022-08-29每个自由职业者、小企业主或企业家每个月都会开具发票。 他们是接收已完成工作或交付货物的付款所必需的。 但是仅仅签发这样的文件并不能保证收到付款。 为了取得圆满成功，有必要将其交付给承包商。 从本文中，您将了解如何发送发票的 3 种方法以及在此过程中特别方便的工具。
如何发送发票 - 目录：
- 如何寄送纸质发票？
- 如何准备电子形式的发票？
- 如何创建和发送带有发票的 PDF 文件？
- 发票应用程序如何为您提供帮助？
如何寄送纸质发票？
尽管互联网已经在我们的家庭和办公室中占据了一席之地，但绝大多数发票都是通过传统邮件发送的。 根据报告 E-Invoicing / E-Billing。 数字化和自动化 多达90% 的发票以纸质形式发送给收件人。
不幸的是，这有其缺点。 其中之一是将信件送到指定地址所需的时间。 发货时，您需要考虑到获得付款的整个过程。 您需要记住，很多人可能会附在纸质文件上。 他们会希望您以这种形式向他们提供发票。 诚然，您可以说服一些人以电子方式开具发票，但在其他情况下，您必须适应客户的意愿。
发送纸质发票所需的大多数工具在任何办公室都可用。 您将需要一台带有打印机、办公软件和信封的电脑。 虽然您可以用专门准备的表格手写发票，但处理电子文档要容易得多。
使用文字处理器或电子表格，您可以准备包含所有必要元素的文档。 然后你需要打印它，把它放在一个信封里，给它写地址然后寄出去。 大多数流行的文字处理器允许您在信封上打印，因此您不必为手写地址而苦恼。 你剩下要做的就是买一张邮票，然后把信寄给承包商。
如何准备电子形式的发票？
纸质文件的替代方案是电子发票。 您不需要特殊的软件来创建它，因为您每天使用的软件——一个简单的电子表格或文字处理器——就足够了。 与通过传统邮件发送的文档一样，您首先必须创建发票，但您应该保存以这种方式创建的文件，而不是打印。
避免使用 DOC 或 XLS 等格式，因为尽管它们很常见且易于打开，但它们有一个主要缺点 - 以这种方式准备的文档很容易编辑。 诚然，您可以选择使用密码保护此类文件的编辑，但最好使用经过验证的解决方案 - PDF 文件。 通过发送这样的文件，您可以确定没有人会干扰其内容。
如何创建和发送带有发票的 PDF 文件？
例如，您可以使用 Web 上可用的转换器之一（例如 Adobe Acrobat）来创建 PDF 文件。 只需选择之前保存在 DOC 文件中的发票，程序将自动执行转换为 PDF。 根据您的计算机设置和文字处理器/电子表格中可用的选项，您还可以在程序中选择将文件保存为 PDF 格式的选项。
将以这种方式准备的文档作为附件添加到电子邮件中。 通过此步骤开始向客户端创建消息是一个好主意。 这将确保您不会发送没有附件的电子邮件。 在消息的标题中，您可以包含发票适用的项目名称。 电子邮件的内容应该简短而中肯，但请记住保持礼貌的语气。 您可以感谢他们过去的合作，鼓励使用未来提供的服务，如果是部分发票，请注明它涉及的工作阶段。
发票应用程序如何为您提供帮助？
这是一个显着促进发票发送的工具，因为它为您提供了最广泛的选择。 如果您与需要纸质文件的公司合作，您只需根据客户的意愿签发、打印并通过普通邮件发送发票。 对您的好处是此类应用程序带有现成的发票模板，因此您可以确保它们符合您所在国家/地区的法规。
您也不必担心增值税税率或计算和汇总的正确性。 只需选择适当的税率，输入商品/服务的净值，程序就会计算项目本身的价值以及税金。
使用免费的发票应用程序，您可以轻松地将电子发票直接发送到接受这种通信形式的承包商的电子邮箱。 此类文档会立即以 PDF 格式保存，因此将此类文件转换为可确保数据完整性的格式不会有任何问题。 只需单击几下，您就可以发送以这种方式准备的发票。 您不必登录到您的电子邮件——您可以在应用程序中进行所有操作。 您可以输入消息的主题、完成其内容或使用准备好的模板，这可以节省时间并显着缩短您的工作时间。
重要的是，您再也不会碰巧发送没有附件的电子邮件，因为通过单击“发送”按钮，您发出的发票会自动附加到邮件中。 与标准电子邮件一样，您可以选择邮件的收件人、添加更多收件人，甚至发送隐藏副本。 这在与大公司打交道时很实用，因为您可以将发票发送给与您一起进行项目的人，也可以直接发送给会计部门。
如果您喜欢我们的内容，请加入我们在 Facebook、Twitter、LinkedIn、Instagram、YouTube、Pinterest 上忙碌的蜜蜂社区。
作者：安迪尼科尔斯
具有5个不同程度和无穷动力储备的问题解决者。 这使他成为一个完美的企业主和经理。 在寻找员工和合作伙伴时，对世界的开放和好奇是他最看重的品质。