如何专业地开始发送电子邮件 [+模板]
已发表: 2023-04-25电子邮件是我们当今的主要交流方式，开始使用电子邮件是专业和个人交流的重要方面。 无论是为了工作、学校还是个人目的，我们都需要知道如何正确地开始一封电子邮件。
无论您是与业务合作伙伴、潜在客户还是同事交流，电子邮件的开头方式都会为您的其余信息定下基调。 事实上，一封写得很好的电子邮件介绍可能是成功或不成功对话的区别。
在本文中，我们将探讨为什么电子邮件介绍很重要，并为您提供 19 种不同的电子邮件开头方式，您可以在各种情况下使用这些方式。 此外，我们将提供有关如何编写最佳电子邮件开头行的提示。
继续阅读！
为什么电子邮件介绍很重要？
如上所述，电子邮件介绍为您的整条消息定下了基调。 这是您对收件人的第一印象，会影响他们对您和您的信息的看法。 写得好的开场白可以吸引读者的注意力，让他们感到被重视，并为成功的对话奠定基础。
另一方面，一封写得不好或不恰当的邮件开头可能会让收件人失去兴趣或让他们忽略您的信息。 它还会影响您的电子邮件意图的成功，无论是进行销售、建立专业联系，还是仅仅维持健康的关系。
电子邮件的开场白应该引人入胜、友好且与收件人相关。 出色的电子邮件介绍有助于建立融洽的关系，为对话定下基调，并鼓励收件人继续阅读。
根据情况启动电子邮件的不同方式
众所周知，电子邮件是一种快捷方便的通信方式。 它使您可以与世界各地的人交谈。 但是，在开始一封电子邮件时，很多人都很难找到合适的词。
让我们探讨如何根据情况开始发送电子邮件。
正式/官方电子邮件
正式或官方电子邮件通常用于专业场合，例如工作申请或业务查询。 如果您正在写一封正式的电子邮件，则必须使用专业的语气。
从正式的问候语开始，例如“亲爱的先生/女士/博士”。 [姓氏]”或“可能涉及的人”。 避免使用过于随意的语言或缩写，并确保语法和标点符号正确。
非正式电子邮件
非正式电子邮件通常用于个人场合，例如给朋友或家人发送电子邮件。 因此，它允许更轻松的语气。 您可以从友好的问候开始，例如“嗨 [名字]”或“嘿 [名字]”。 但注意不要太随意，还是要保持一定的专业度。
冷电子邮件
一封冷电子邮件发送给您以前从未见过或与之通信的人。 开始一封冷电子邮件可能具有挑战性，因为您需要给人留下良好的第一印象。
您可以通过介绍自己并解释您联系的原因来开始一封冷电子邮件。 考虑使用吸引收件人注意力的主题行，例如“快速提问”或“简介”。
确保尽可能个性化电子邮件并避免使用通用语言。 此外，请务必研究用于营销和销售的冷电子邮件开场白的示例，并选择最好的来提高您的回复率。
跟进邮件
在上一封电子邮件或对话之后发送一封后续电子邮件。 您可以在各种情况下使用跟进电子邮件，例如求职面试或推销。 但是，您问是否有启动电子邮件跟进的好方法？
通过引用您之前的通信并提醒收件人上下文来开始后续电子邮件是个好主意。 使用友好和专业的语气，并清楚您要跟进的内容。
谢谢你的电子邮件
在会议或谈话后发送感谢电子邮件以表达感谢。 它用于各种情况，例如在工作面试或与客户会面之后。
通过表达您的感激之情并感谢收件人的时间来开始一封感谢邮件。 具体说明您感谢他们的原因，并使用友好和赞赏的语气。
另请阅读：LinkedIn 感谢消息
道歉邮件
发送道歉电子邮件以对错误或误解表示歉意。 它通常用于专业环境，例如工作场所或商业环境。 从承认错误并为此承担责任开始。 使用真诚和善解人意的语气，并清楚说明你为什么道歉。
因此，正如您所见，有许多不同的方式来开始发送电子邮件，具体取决于具体情况。 无论您是写一封正式的电子邮件还是一封随意的电子邮件，根据具体情况以及您与收件人的关系，仔细选择您的开头很重要。
如何开始发送电子邮件 [19 个示例]
现在您已经知道电子邮件介绍的重要性以及如何根据情况更改电子邮件开头，让我们看一些动手操作的电子邮件开头示例以获取灵感。 您可能希望使用这些电子邮件闲聊示例作为电子邮件模板来编写以结果为导向的电子邮件。
1. 正式邮件
主题：[姓名]，关于[主题]
你好[姓名]，
我希望你能收到这封电子邮件。 我写信给你关于[主题]。
2. 非正式电子邮件
主题：[主题]
嗨[姓名]，
希望你做得很好！ 我只是想就 [主题] 伸出援手。
3.冷电子邮件
主题：简介
亲爱的[姓名]，
我的名字是[你的名字]，我是[你的职位或公司]。 我看到了你的 [网站、LinkedIn 个人资料等]，并认为我们可能 [有理由联系]。
4.跟进邮件
主题：跟进[主题]
嗨[姓名]，
我想跟进我们之前关于[主题]的谈话。 我想知道是否有任何更新，或者您是否还有其他问题。
5. 网络电子邮件
主题：相互联系
亲爱的[姓名]，
我希望你能收到这封电子邮件。 我注意到我们通过 [关系名称] 建立了相互联系，我想伸出手来介绍一下自己。
6.求职邮件
主题：【职位】应聘
尊敬的招聘经理，
我写信是为了表达我对 [公司] 的 [职位] 职位的兴趣。 附上我的简历供您参考。
7.感谢邮件
主题：谢谢
嗨[姓名]，
非常感谢[感谢他们的原因]。 我真的很感谢你的[支持、时间、努力等]。
8. 道歉邮件
主题：为[错误]道歉
亲爱的[姓名]，
我想伸出手并为[错误]道歉。 我明白[错误的后果]，我对我的行为负全部责任。
9. 请求电子邮件
主题：请求[主题]
你好[姓名]，
我希望你能收到这封电子邮件。 我写信是为了请求[话题或帮助]。
10. 销售邮件
主题：[产品/服务]的[报价]
你好[姓名]，
我想联系并向您介绍 [产品/服务]。 [优惠或折扣]限时提供。
11. 提醒邮件
主题：关于[主题]的提醒
嗨[姓名]，
只是想发送有关 [主题] 的提醒。
12.介绍邮件
主题：简介
亲爱的[姓名]，
我想伸出手来介绍自己。 我的名字是[你的名字]，我是[你的职位或公司]。
13.反馈邮件
主题：反馈请求
你好[姓名]，
我写信是为了请求对 [项目/任务] 的反馈。 我重视您的意见，并会感谢您提供的任何意见。
14.协作邮箱
主题：合作机会
嗨[姓名]，
我希望你能收到这封电子邮件。 我看到了你的[工作、个人资料等]，并认为我们可以就[项目/想法]进行合作。
15. 祝贺邮件
主题：恭喜获得【成就】
亲爱的[姓名]，
恭喜【成就】！ [额外的祝贺信息或提供协助]。
16.公告邮件
主题：公告
嗨[姓名]，
我想联系您，让您了解 [公告]。 [其他详细信息或号召性用语]。
17.调查邮件
主题：调查请求
亲爱的[姓名]，
我请求您参与有关 [主题] 的调查。 您的反馈对我们很有价值。
18.邀请邮件
主题：请柬
嗨[姓名]，
我想向 [活动/会议] 发出邀请。 [其他详细信息或 RSVP 请求]。
19. 新闻更新电子邮件
主题：新闻更新
亲爱的[姓名]，
我想联系并提供有关 [主题] 的更新。 [其他详细信息或号召性用语]。
所以，你有它，19 个电子邮件介绍的例子！ 您可以使用这些示例作为灵感或模板来编写有效的电子邮件开场白。
如何写出最好的电子邮件开场白
无论是出于商业原因还是个人原因，您的电子邮件开场白都会对您收到的回复产生重大影响。 写出最好的电子邮件开场白是一项可以通过练习学习的技能。
让我们仔细看看如何掌握编写有效的电子邮件开场白的艺术：
保持简短和甜蜜
当谈到电子邮件开场白时，少即是多。 简短而甜美的开场白比冗长而冗长的开场白更容易吸引读者的注意力。 因此，最好将开场白保持在一两句话以内。 另外，确保它易于阅读和理解。
个性化您的电子邮件开头
您知道吗，个性化您的电子邮件开头行可以使一切变得不同？ 用名字称呼收件人，并尝试使用符合您与他们关系的语气。 如果你是写给朋友，你可以比写给潜在雇主更随意。
开门见山
避免在电子邮件开场白时拐弯抹角。 开门见山，告诉读者你为什么要写作。 如果您要求提供信息，请说出来。 如果您提供帮助，请告知他们。 你的信息越清晰，你就越有可能得到回应。
使用钩子
钩子是吸引读者注意力并鼓励他们继续阅读的朗朗上口的短语或句子。 它可以是一个问题、一个声明或号召性用语。 在您的电子邮件开头行中使用挂钩是吸引读者并鼓励他们做出回应的有效方式。
专业一点
虽然保持个性化并参与电子邮件开场白很重要，但保持专业的语气也很重要。 避免使用在商业环境中可能不合适的俚语或非正式语言。 使用正确的语法和拼写，并尊重收件人的时间。
使用幽默（如果适用）
许多人想知道如何以一点乐趣开始专业的电子邮件。 幽默有你的支持！ 是的，幽默是打破僵局并以有趣的方式与读者交流的好方法。 但是，必须适当地使用幽默并避免任何可能令人反感或不恰当的事情。 如果您不确定您的笑话或双关语是否合适，最好谨慎行事并跳过它。
有创意
最后，不要犹豫，在您的电子邮件开场白中发挥创意。 跳出框框思考，想出一些独特而令人难忘的东西。 富有创意的电子邮件开场白可以给人留下持久的印象，并增加获得回复的机会。
通过遵循这些提示，您将能够很好地编写出引起注意并获得结果的电子邮件开场白。
另请阅读：最佳电子邮件营销活动示例
你应该避免开始你的电子邮件
虽然您可以做很多事情来通过电子邮件开场白给人留下良好的第一印象，但也有一些事情您应该避免。 以下是您应该避免的某些事情，以便从右脚开始您的电子邮件。
避免过于随意
虽然在电子邮件中保持友好和平易近人很重要，但您应该避免过于随意。 以“嘿”或“怎么了？ ” 可能会给人留下不专业甚至不尊重的印象，尤其是当你写信给一个你不太了解的人时。
避免使用全部大写
在您的电子邮件开头使用全部大写可能会被视为大喊大叫或咄咄逼人。 相反，使用适当的大写字母和标点符号来清晰、专业地传达您的信息。
避免俚语或缩写
俚语和缩写可能会造成混淆，并不是每个人都能理解。 如果您要写信给您不熟悉的人，最好避免使用任何可能无法被普遍理解的语言。 这包括首字母缩略词、简写，甚至是表情符号。
避免做出假设
当您以假设开始一封电子邮件时，它会使收件人感到不舒服甚至防御。 例如，以“我假设你不感兴趣”开头的电子邮件可能会令人反感，并且可能会阻止收件人回复。
避免过于正式
虽然在电子邮件中保持专业的语气很重要，但过于正式与过于随意一样令人反感。 避免使用过于正式的语言或可能难以理解的不必要的复杂句子。
避免过于罗嗦
以冗长、散漫的句子开头您的电子邮件可能会使收件人难以理解您的信息。 保持你的开场白简明扼要，确保它清楚地传达了你电子邮件的目的。
避免消极
当您以消极的语气开始您的电子邮件时，它会使收件人处于防御状态并使他们不太可能回复。 因此，请确保避免以抱怨或批评开始您的电子邮件，而是专注于积极和建设性的语言。
以正确的方式开始您的电子邮件对于有效沟通至关重要。 通过遵循这些准则，您可以确保您的电子邮件开头是专业的、平易近人的，并且能够有效地传达您的信息。
结论
开始发送电子邮件可能具有挑战性，尤其是当您不确定最好的开始方式时。 值得庆幸的是，有了这些关于如何开始发送电子邮件的提示，您可以根据邮件的语气和目的进行多种选择。
从直接的陈述到友好的问候，甚至是幽默的开场白，有很多方法可以吸引读者的注意力并给人留下积极的第一印象。 更重要的是，这些模板提供了实用示例，您可以自定义这些示例以适应您的独特情况。
请记住，开场白是撰写电子邮件的一个重要方面，因此请花点时间设计一个专业、引人入胜且适合您的听众的开场白。 此外，使用社交媒体撰写电子邮件开场白也是一个好主意。 例如，您会发现许多有见地的 LinkedIn 文章，分享有关编写电子邮件介绍的宝贵技巧。 使用这些技巧，您将能够顺利地撰写出有效且有影响力的电子邮件。