如何写出引人注目的商业案例？ | #35 项目管理入门

已发表: 2023-02-17

业务理由或业务案例是项目经理准备的关键文件之一。 毕竟，它将说服利益相关者并最终决定项目是否获得支持、资金和实施。 那么如何写出如此有说服力的商业案例呢？

如何写出引人注目的商业案例？ - 目录：

  1. 介绍
  2. 为什么要搞这个项目？ 明确定义业务需求
  3. 我们会怎样做？ 描述项目范围
  4. 我们将如何工作？ 概述时间表
  5. 它要花多少钱？ 准备成本效益分析
  6. 目标值得付出努力吗？ 争取期望的结果
  7. 概括

介绍

最新的 PMBOK 中对业务案例的定义非常广泛。 内容如下：

“商业案例是拟议项目的价值主张，可能包括财务和非财务利益。”

从如此简短的解释中很难推断出如何准备一份对利益相关者有说服力的文件。 那么要为计划中的项目编写什么样的商业案例呢？

业务案例需要最大程度的清晰度。 因此，一个好主意是尝试像您在跟一个孩子（无论是真实的还是想象的）谈论我们的冒险将是什么一样来解释它。 我们为什么要做这个项目，我们想做什么？ 我们将如何实现它以及我们的目标是谁？

为什么这个项目值得追求？ 明确定义业务需求

获得良好业务案例的第一步是明确定义项目目的所针对的需求以及对组织的业务利益。 换句话说，它是对为什么要实施该项目的回答。

要回答这些问题，我们需要准备：

  • 初步业务需求，
  • 有关目标和目的的详细信息，
  • 通过实现目标而受益的组织的未来状态概述。

在利益相关者初步批准并决定将项目移至规划阶段后，项目经理会将业务需求的详细信息输入项目章程。

我们会怎样做？ 描述项目范围

下一步是介绍项目的范围。 它的理由必须可以理解地将计划执行的任务与业务需求联系起来。 通过这种方式，它解释了为什么该项目值得追求。 您需要让利益相关者相信，业务需求值得投资且紧迫，因此在此时解决。

还值得一提的是，我们打算采用的技术解决方案和创新。 如果我们采用先进的解决方案和专门的设备或软件，当我们解释基本概念并避免行话时，我们的基本原理就会变得清晰。

我们将如何工作？ 概述时间表

现在，是时候概述项目的工作时间表了。 你必须在这里提到里程碑，用一两句话描述预期的结果。 这将使利益相关者不仅了解范围，而且了解项目将如何实施。 它还将立即了解团队的规模以及实现我们项目的第一个结果所需的时间。

它要花多少钱？ 准备成本效益分析

提供成本分析可以让利益相关者就项目融资做出决定。 它应该尽可能准确地呈现：

  • 总额——基于对与项目相关的成本和所需资源的合理分析，
  • 如果实施长期项目，则按里程碑或年份分项金额。

虽然业务案例只需要一般金额，但在项目生命周期的后期阶段，您将需要详细的财务数据和分析。 因此，值得在一开始就进行估算，让利益相关者知道项目经理熟悉实施项目的成本。

business case

目标值得付出努力吗？ 争取期望的结果

最后一步是写下项目的预期结果。 这是对未来状态的简明愿景，清楚地描述了每个利益相关者群体的利益。 你应该保留它：

  • 简洁的，
  • 行话免费，
  • 包含数据和预期结果的视觉效果，
  • 实际的。

请记住关于最后一点的含义，因为项目团队的活动将在实施过程中受到审查，并将与项目既定的预期结果进行比较。 如果他们雄心勃勃但又足够谨慎，您将安全地与他们会面，并且该项目将始终符合需求并产生预期结果。

概括

一个引人注目的业务案例应该包括：明确定义的业务需求、项目范围、时间表、成本效益分析和预期结果。

展示业务案例可以有效地将项目的价值传达给利益相关者。 正如 PMBOK 所述，“应在整个项目中清楚地描述、迭代评估和更新预期结果。” 因此，项目经理应在整个项目过程中定期从业务案例的角度对项目进行评估。 通过这种方式，他们可以最轻松地确保它与需求保持一致，并朝着与利益相关者商定的目标前进。

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How to write a compelling business case? | #35 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者：卡罗琳·贝克尔

作为一名项目经理，Caroline 是寻找新方法来设计最佳工作流程和优化流程的专家。 她的组织能力和在时间压力下工作的能力使她成为将复杂项目变为现实的最佳人选。

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