如何撰写项目提案：8 个专家提示和指南

他们说你没有第二次机会给人留下第一印象，在撰写项目提案时这一点再正确不过了。

项目利益相关者一开始并不知道你是谁； 他们只会看到您在提案中提出的内容。因此，您的目标是让他们看到您希望他们看到的内容——一个经过深思熟虑的项目，考虑到所有细节，值得投入时间和金钱。

让我们猜猜您现在的想法是：如何撰写令利益相关者着迷的项目提案？

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令人惊叹的设计已准备就绪，所有项目提案规则均已保留，您只需填写必要的信息即可立即准备好您的梦想提案。

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什么是项目建议书？ 关键概念定义

项目提案是一份正式的书面文件，旨在向受众提供有关项目的详细信息。它应该概述项目的目的、目标、可交付成果、预算和交付时间表。换句话说，项目提案大纲应包括利益相关者可能感兴趣的每一个细节。

项目提案演示文稿的目标可能因项目的范围和规模而异。 它可能是推出新产品线的营销提案或简化流程的内部业务计划。 无论是什么，项目提案都应该清晰、简洁，并提供必要的信息，以帮助做出明智的决策。

撰写项目提案的最常见意图包括以下内容。

• 获得外部资金来赞助该项目
• 获得更高管理层的批准以获得所需的资源和支持
• 对项目的潜在投资者和利益相关者感兴趣
• 一般来说，围绕项目创造热情

无论目的如何，一些通用的方法和规则适用于每个项目提案，以确保其精心设计和有效。 让我们看看提案的主要类型。

征求项目建议书

最正式的项目提案示例是为了响应客户的正式提案请求 (RFP)而发送的。 通常，项目所有者对某些方的特定服务或产品感兴趣，并希望了解潜在供应商提供什么。

如果您构建招标项目建议书，请准备好与其他投标人竞争。 在这种情况下，您的项目提案大纲应该非常有吸引力，能够脱颖而出并产生影响。 您应该考虑如何使您的提案独一无二，以获得竞争所需的优势，因为将会对提案进行详细比较。

主动提出的项目提案

对于主动提出的项目建议书，项目业主没有提出正式请求。例如，即使没有具体请求，您也可以决定参与某个项目的公开投标并提交您的项目建议书。

与之前的项目提案示例相比，该项目提案的竞争力较差，因为没有对投标人进行直接比较。

然而，您仍然需要确保您的提案具有吸引力且视觉上令人愉悦，因为您再次希望给人留下深刻的印象并获得客户的认可。 主动提供的项目提案在大纲和格式方面也有“较软的规则”，因为您不必考虑客户的严格要求。

非正式项目提案

通常，您的客户可以向您提出非正式请求，要求您向他发送项目提案。这可以指当您与潜在客户谈判时，他们对您可以提供的报价的更多详细信息感兴趣的情况。

在这种情况下，您可以制定一个不太正式的项目提案，甚至可以以简短的演示文稿或以自由形式组织的一页文档的形式呈现。 在这里，您的主要目标是提供足够的信息和详细信息，以便您对所有项目细节和职责达成一致。

更新项目提案

假设一个项目已经完成，客户回来要求更多并要求更新您的项目，或者您想推荐一位老而友善的合作伙伴提供特别优惠来返回并进行合作。

在这种情况下，您应该创建一份更新项目提案，最好显示自上次以来改进的内容、您必须提供的新想法以及为什么您的项目仍然与该特定客户相关。

更新项目建议书通常基于之前与客户签订的项目建议书大纲，以保持一定的一致性并使各方彼此感到满意。

延续项目提案

也许，这可以称为“最简单”的项目提案之一，因为这里几乎没有竞争，而且客户已经很了解你了。 此外，无需说服某人开始新的合作，因为您已经建立了合作伙伴关系，并且可以延长它。

当项目的一个阶段接近结束时，将使用延续项目提案，并要求您在额外的一段时间内提出新的提案。在这种情况下，您必须调整旧的项目提案大纲并添加新的可交付成果。

补充项目提案

即使您之前的项目提案大纲已获得批准并且所需的利益相关者已加入协作，您仍然会发现自己处于需要添加新内容的情况。

例如，您可能觉得有必要根据新要求编写项目提案，要求额外投资或更多利益相关者参与。 在这种情况下，您应该编写一份补充项目提案，解释为什么需要额外资源以及它们可以带来哪些改进。

这里的主要想法是向客户表明您的提案仍然具有相关性，并且您需要额外的帮助和支持才能取得更好的项目结果。

如何撰写项目提案的 8 个必须了解的步骤

由于网络上有大量现成的模板、格式和示例，现在编写项目提案是一项简单的任务。您不再需要重新发明轮子并浪费时间制作专业设计、考虑文本布局等。

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但在选择正确的模板之前，您应该了解编写项目提案的一些重要原则。 以下是您编写可带来成果的项目提案时应遵循的完整步骤列表。

1. 写作准备

适当的研究是任何成功提案的无名英雄。 它可能是该过程中看不见的部分之一，但却是最重要的部分之一。 正如您需要在开始建造建筑物之前为建筑物奠定适当的基础一样，您需要在开始撰写提案之前对项目进行扎实的研究。 否则的话，以后无论你给弱基添加多少属性，都不会带来任何成功。

所以，给自己足够的时间来研究项目的各个方面。在您 100% 确定您清楚了解需要什么之前，请不要停止。

此外，确定项目捐助者是谁，以及向他们展示项目价值的最佳方式是什么。

如果成功完成这些步骤，就会设定项目目标和目的，并且您将更好地了解项目最终应该是什么样子。

因此，请给你的大脑足够的时间进行研究，并在框架准备好后转向实际的写作过程。

2. 撰写令人信服的执行摘要

现在面临一项艰巨的任务——在简短的执行摘要中传达项目的意义、深度和细微差别。 当您进行广泛的研究时，您的大脑中充满了数百个项目细节，需要花一些功夫才能用几句话总结所有这些信息。

尽管如此，执行摘要是项目提案大纲的标准和重要组成部分，因此您必须掌握编写摘要的艺术。

执行摘要是该项目的简洁但内容丰富的概要。它通常包含以下部分。

• 您尝试解决的问题
• 解决问题所需的资源
• 您用来解决问题的方法
• 项目的预期结果以及如何衡量其成功等。

在本节中，您肩负着许多责任，因为这是读者在打开项目提案时将​​看到的第一部分。 因此，它的任务是吸引项目所有者并向他们承诺一些非凡的东西，让他们对进一步的文档探索产生兴趣。

您甚至可以考虑在所有项目提案完成后在最后编写执行摘要。这样，你就可以看到全貌，并更准确地在一个段落中总结整个想法。

3. 描述项目范围

回到本质，你应该开始透露有关该项目的更多细节。 从项目背景开始，详细解释项目背后的原因、项目要解决的问题的现状等。

例如，如果您打算开展一场关于清洁水重要性的社会意识活动，您应该提及它是什么类型的问题以及为什么意识对于解决该问题很重要。 您还可以包含有关项目目标区域当前水资源短缺或质量状况的统计数据。

除了涵盖问题的当前状态之外，项目范围还应包括以下内容。

• 之前是谁造成了这个问题？之前的项目取得了哪些成果？
• 为什么之前的尝试没有成功？
• 您的项目要填补哪些空白？
• 您将使用哪些方法比以前的方法更有效？

您还应该详细描述将用于完成该项目的工具和方法。 在这里，已建立的工作分解结构 (WBS)可以提供很大帮助。

4. 概述项目目标

好吧，到目前为止，在撰写项目提案时，您已经充分讨论了该项目及其重要性。

但是，应该有一个关于项目目标的详细部分——不是对您想要实现的目标的抽象概述，而是您需要达到的确切点。

在这方面，广为流行的SMART方法论就相当方便了。它是“具体”、“可衡量”、“可实现”、“相关”和“有时限”目标的缩写。 让我们逐一阐述这些要点。

• 具体的目标意味着你不会写“提高生活质量”之类的东西。相反，您的目标应该具体，例如“在 6 个月内将上述区域的水污染减少 15%”。 看到不同？ 第二个选项非常清楚。
• 可衡量的目标表明您需要能够通过明确的指标来跟踪进度。如果您像上面的示例一样写下明确的目标，它就会自动变得可跟踪和可衡量。 此外，你应该有明确的指标来帮助利益相关者跟踪项目是否走在正确的轨道上——你是否按照你所说的去做？
• 可实现的目标是什么意思？简单的。 目标应该现实、可实现，并反映项目可用的资源数量。 现实的目标意味着没有天上掉馅饼的目标。 因此，与其在 6 个月内将水污染减少 50%，不如选择一种更现实的方法来唤起人们对您的项目的信任和信心。
• 相关目标是与项目目标直接相关的目标。有时可能很容易偏离轨道并开始追求与项目不直接相关的目标。
• 最后，有时限的目标有严格的最后期限，因此项目利益相关者，尤其是投资者，对您正在努力开展项目并有明确的启动时间表充满信心。

5. 提出解决方案

很多人都在谈论为什么该项目很重要以及哪些问题不能悬而未决。 那么，在撰写项目提案时，您的下一步应该是什么？ 是的，解决方案； 实际上，您的主要项目承诺是什么？

解决方案部分可能比前面的部分短，但应该令人印象深刻且诚实。回到项目研究阶段，你应该清楚地知道需要采取哪些步骤才能得到想要的结果。 如果您认为没有明确的计划可以带来成功，请重新考虑是否应该启动该项目。

但当您来到这里时，很可能是因为您具备了完成这项工作的正确方法和知识。 那么，这一部分应该包含哪些内容呢？

• 愿景声明是指导您完成项目的地图。它总结了您的团队的前进方向、原因和方式。 清晰的愿景声明对于外部和内部利益相关者同样重要，因此请确保以正确的方式编写它（看看它是如何运作的）。
• 项目进度表显示了应完成的任务的顺序以及完成任务的时间范围。在这里列出您的所有里程碑非常重要。 否则，就有可能失去正确的线索，从而落后于项目时间表（看看它是如何工作的）。
• 团队成员的角色和职责为每个相关人员提供了明确的任务。此外，谁负责什么是明确的，因此每个人都知道会发生什么、何时以及如何发生。
• 其他细节更加清晰，使项目的实施更加容易。这可以是您将要使用的报告工具的列表，也可以是完成项目所需的材料和设备的列表。

6. 进行彻底的需求评估

逐渐接近提案的主要目标——您需要从利益相关者那里获取必要的资源，当然，您需要解释他们为什么应该这样做。

进行彻底的需求评估对于确定项目所需的资源以及为什么需要这些资源至关重要。 首先，确保能够完成承诺的活动对您来说至关重要。 此外，将其包含在项目提案大纲中至关重要，因此获得资金的机会会更高。

在撰写需求评估时，您应该包括以下内容：

• 项目预算是与项目相关的所有费用的综合清单。它应该包括小额和大额采购、员工工资、税收、您将使用的材料的价格、旅行费用（如果您需要参加任何会议或大会）等。请参阅此处的项目预算示例。
• 成本明细可能看起来与项目预算相同，但它是预算的更详细版本。在这里，您应该包括原因和详细解释，说明为什么需要每种资源、从哪里获取资源以及需要花费多少资源。 这很重要，因为投资者需要知道他们的钱花在正确的地方。
• 最后，资源分配计划显示了如何组织不同的资源来有效地完成项目。 简而言之，它是一个计划，显示您将如何使用利益相关者为您的项目提供的资源。 下面详细解释了资源分配的工作原理。

7. 解决风险管理问题

预见不可预见的事情是每个项目经理的特殊使命。 在编写项目提案时，您应该确保有一个可靠的应急计划，以备发生任何中断时使用。

该计划应包含在您的项目提案大纲中。 否则，你的计划对投资者来说看起来不够可靠，他们也不会相信你能够及时处理任何干扰。

您应该仔细集思广益，讨论项目期间可能发生的所有关键风险，因为没有风险核算的标准模板。 为了识别风险，您应该考虑所有可能影响或破坏项目完成的可能因素。

此外，您应该优先考虑那些更有可能发生的事情以及那些确实需要预防和缓解的事情。 您还应该在项目提案中表明您有应对每种可能风险的计划。

8. 写出有效的结论

好吧，是时候祝贺您出色的工作了！ 剩下最后一部分——项目结论，它应该足够引人注目，以激励读者采取行动。

结论应该重申你的要点并抓住你的项目的独特之处。 它还可用于包含一些图表、报告、图表或任何其他类型的数据来支持您的主张，但在项目提案的主体中被遗漏了。

这些是创建获胜项目提案大纲所需采取的所有步骤。 现在您已经了解了编写项目提案大纲的内幕，是时候探索一些现成的大纲了，您可以轻松地自定义这些大纲并将其用于您的项目。

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项目提案大纲常见问题解答

项目提案与项目章程

项目章程是标志着项目开始的正式文件，只有在项目提案创建并获得批准后才能创建。 因此，如果项目提案是一份有说服力的文件，旨在让您的项目获得批准，那么项目章程就是一份正式文件，其中包含完成项目所需的资源和时间表的详细信息。

它们的目的和创建时间不同。 尽管如此，两者都是成功项目管理的必备文件，并且都包含有关项目目标和其他细节的重要细节。

项目提案有哪六种类型？

1. 征求提案是为了响应潜在客户或客户的正式请求而创建的。这是最具竞争力的提案类型。
2. 未经请求的提案会在未经潜在客户或客户请求的情况下发送给他们，可用于介绍您自己和您的项目。例如，您可以使用主动提供的项目提案来申请公共拨款。
3. 非正式提案是两方之间没有正式结构的提案交换。它仅供内部使用，不遵循任何特定格式或准则。
4. 创建续签提案是为了与您之前已经达成协议的一方续签合作，现在您想通过一些调整重新开始合作。
5. 延续提案是继续正在进行的项目的提案。它通常是在项目最初商定的时间范围即将结束时创建的，但还必须完成更多工作。
6. 当客户或委托人为正在进行的项目请求额外的服务或商品并需要证明新费用的合理性时，就会创建补充提案。

项目提案应该多长？

重要的不是字数的长度，而是你的项目提案的详细程度和说服力。 如果你保持结构性和简洁性，你就不会局限于有一个很长的项目提案。

渲染森林的项目提案模板是根据项目提案的关键原则构建的，并在几页内最佳地涵盖了所有重要信息。您可以使用它们作为起点，快速轻松地制定自己的项目提案。

要点

项目提案是向项目所有者表明您是该工作的完美团队的正式方式。 这是一份详细且结构良好的文档，其中包含项目目标、时间表以及成功完成所需的资源。

尽管使用现成的模板设计具有专业外观的项目提案是一项简单的任务，但其中的内容才是真正重要的。 在撰写项目提案大纲时，您需要准确且有说服力，考虑每个细节并考虑所有可能的问题。

请记住，它的目标不仅仅是赢得项目，而且还制定框架来指导您完成项目。

祝您在项目提案的海洋中好运！

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