如何编写清晰有效的标准操作程序； 模板实用指南

每个组织都需要一套规则来指导其成员。 为此目的建立了标准操作程序（SOP）。 SOP 是任何业务的重要组成部分，是在日常工作繁忙的情况下确保组织运营的质量和一致性所必需的。

当您有效地编写组织自己的标准操作程序并使它们成为您日常管理方法的一部分时，这篇文章将帮助您。 它解释并包括，

• 什么是 SOP
• 不同的SOP格式
• 如何编写 SOP 和最佳实践
• 可编辑的 SOP 模板

什么是标准操作程序

标准操作程序是一套关于如何在组织中准确执行重要的、例行的或重复的活动或流程的书面指南。

它们解释了应执行的活动方式，以促进符合技术和质量系统要求并支持数据质量。

SOP 通常特定于为其编写的组织，并帮助他们维护其质量保证和质量控制流程。 他们还帮助组织确保他们遵守政府法规并保持他们提供的产品和服务的质量和完整性的一致性。

标准操作程序，

• 是跨职能文件
• 表示跨职能的工作流程
• 通过流程图启动
• 回答“谁做什么？”这个问题。
• 以主动语态书写

还使用协议、工作表、工作说明和实验室操作程序等术语来代替标准操作程序。

标准操作程序的重要性

几乎每一项活动，从清洁生产机器到执行关键流程，都可以通过标准操作程序进行记录。 他们帮助，

• 通过提供成功执行单个业务流程所需的保护、健康、环境和运营信息来提高业务绩效
• 确保产品和服务的安全和质量
• 确保符合相关标准、法规和指南
• 消除不同员工在不同地点或工厂执行的程序和流程的差异，从而有助于保持一致性
• 作为培训和入职新员工的良好基础
• 实现对流程的控制，进而为持续改进提供机会
• 促进改善沟通
• 作为清单，以帮助检查员进行审计程序
• 在新环境中重建操作系统

SOP的种类| 标准操作程序格式

虽然组织可以使用首选或自定义格式来编写其标准操作程序，但有几种类型的 SOP 格式被组织广泛使用。

清单格式

这采用待办事项列表的形式，其中列出了要执行的不同任务。 这适用于不需要详细说明的小型团队或个人。

逐步格式

这种格式使用项目符号或编号列表来呈现 SOP 指南。 这种格式最适合常规、直接且易于遵循的程序或流程。

分层格式

与逐步格式类似，分层格式也逐步解释了程序。 但是，在这种格式中，子步骤以项目符号或编号列表的形式添加到每个主要步骤下，以突出显示所需的附加信息。 这种格式最适合包含大量信息的复杂程序。

流程图格式

流程图有助于简化复杂的标准操作程序，其中有许多通过可视化无法预测的可能结果。 这种格式还强调了流程的每个步骤是如何相互连接的，因此清楚地概述了流程以便于理解。

如何编写标准操作程序和最佳实践

第 1 步：确定要记录的程序

第一步是确定您需要为其编写指南的活动、流程或工作流。

与流程专家或个别员工交谈，以几乎相同的方式了解他们每天、每周或每月执行的活动。 如果与他们交谈很困难，您也可以选择通过调查在此处收集必要的信息。

有了这个列表，您就可以继续挑选出需要标准化的流程。

如果需要更新现有的 SOP，请在具有适当培训和执行相关流程经验的人员的帮助下对其进行审查和改进。

第 2 步：定义目标

接下来，确定创建 SOP 文档的目标。 是否使流程与业务优先级保持一致？ 还是确保流程运行良好？ 确定编写 SOP 的原因将使您能够更有效地构建它。

在现有 SOP 的情况下，确定您的流程中导致延迟和失败的痛点或障碍，并确定应该进行哪些更改来改进它们。

第 3 步：选择格式

有多种 SOP 格式可以满足不同的业务需求和所涉及的流程。 如上所述，这些 SOP 格式包括清单、分步格式、分层格式和流程图格式。 可以根据您要共享的信息类型选择其中一种格式。

第 4 步：确定创建者和利益相关者

SOP 应由实际参与执行或使用该过程的主题专家编写。

在为多任务流程编写标准操作程序时，请考虑采用团队方法，其中可以利用多个相关人员的经验。

此外，C 级高管和管理领导也可以参与，以确保 SOP

• 与更高级别的业务优先级保持一致
• 有必要的资源和设备来实施
• 在资源消耗和物流方面是合理的

提示：无论您是依靠任务负责人还是内部作家来记录标准操作程序，请确保他们具备必要的技术写作技能和对相关组织流程的深入了解。

第五步：确定受众

知道谁将参考 SOP 对于有效地编写它们至关重要。

SOP 应该写得足够详细，让员工，即使是对流程知识和经验有限的人，也可以在没有监督的情况下重现流程。

为了确定应包含在 SOP 中的详细程度，您需要首先了解您是为谁编写的。 这可能是没有任何先验知识的新员工，也​​可能是多次执行该活动的人。 了解他们的需求将帮助您定制 SOP 以让他们理解

• 完全专注于自己的职责
• 使用他们熟悉的正确语言和术语，以及对他们不熟悉的术语的解释

提示：与最终负责执行流程的员工交谈，了解他们面临的挑战并听取他们的建议。 使用 Creately 之类的可视化工作区，您可以将每个人带到同一个画布上，以便在您可视化、编辑和查看标准操作程序时促进协作。

第 6 步：创建 SOP 大纲

一旦一切都完成了——过程、创作者、观众和格式——开始规划文件。 以下是 SOP 文档中包含的典型组件。

SOP 文件的要素

• 标题页– 保留该页以包含有关文件的相关信息，包括 SOP 名称、创建日期、唯一标识号、文件作者的姓名，以及将实施该文件的部门或个人的指定标准操作程序。
• 目录——如有必要，包括一个目录，以便任何人都可以更轻松地浏览文档。 此元素在包含多个页面的 SOP 文档的情况下很有用。
• 准备信息——这包括初步信息，例如 SOP 的目的、角色和责任、所需的资源、材料和设备以及安全预防措施。
• 方法和程序——本节解释使用所选 SOP 格式的程序。
• 质量控制和保证——这里列出了衡量员工在 SOP 方面表现的标准或其他方法。
• 参考资料和词汇表——本部分保留列出您在文档中引用的外部资源，并更详细地解释您引用的术语。

提示：用简化的图表（如流程图、流程图或工作流程图和插图）附上复杂的细节，以帮助读者更好地理解。

使用一致的写作风格

SOP应通俗易懂、简明扼要，确保每个人都能正确理解和遵守，从而避免质量安全风险和偏差。 为此，请确保标准操作程序，

• 使用易于遵循的分步格式编写
• 明确且不是很复杂
• 使用主动语态和现在动词时态书写。 避免使用但暗示“你”这个词
• 不冗长冗长
• 遵守组织使用的样式指南（即字体类型、字体大小和使用的颜色）
• 使用流程图可视化正在解释的流程

第 7 步：审查和批准 SOP

书面 SOP 应由一名或多名对流程具有适当知识、培训和经验的人员进行审查。 审阅者应记录并分享他们在审阅文档时遇到的任何问题或疑虑。 然后可以在批准之前更正这些内容。

提示：让最终负责执行流程的个人在最终确定之前测试起草的 SOP。

为了有效，SOP 需要保持最新。 这需要在程序发生变化时定期审查、更新和重新批准它们。

这些 SOP 还应每 1-2 年进行一次系统审查，以确保它们是相关的。 作为最佳实践，请始终提及已审核的 SOP 的审核日期。 如果不再遵循某个过程，请将其从文件中删除并存档。

提示：确保 SOP 文件以硬拷贝或数字形式随时可用，特别是对于直接参与执行活动的人员。 用 Creately 创建一个 SOP 库； 将与您的 SOP 文档相关的所有必要文档、资源、链接和视觉效果集中在一个单一连接的工作区中，您可以在其中通过视频会议和同步编辑进行实时协作。

准备好编写自己的标准操作程序了吗？

SOP 允许您采用在企业中工作的最佳方法，并创建一个简单的最佳实践文档，使每个人都能在他们所做的事情中发挥最大的作用。 在这篇文章中，我们涵盖了从如何编写有效的标准操作程序到您可以立即使用的模板的所有内容。 按照步骤成功创建一个。

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