使用工具和模板进行人力资源规划的简易指南

一个组织持续平稳运行的关键是它的员工，这已不是什么秘密——好吧，正确的技能员工可以正确地完成他们的工作。 只有通过适当的人力资源规划，才能让这类员工在您的组织中工作。

在这篇文章中，我们通过指导您完成每个步骤，为您简化了人力资源流程。 利用提供的模板进一步简化您的规划过程。

什么是人力资源规划

人力资源规划是组织评估当前人力资源、预测未来需求或必需品、识别差距并提出填补这些差距的计划的过程。

基本上，人力资源规划，也称为劳动力规划和人力规划，可帮助您确保在正确的时间在正确的工作岗位上拥有正确数量的具有相关技能的人员。

人力资源规划的重要性

人力资源规划在确保在需要时为组织提供必要的技能以实现其战略目标方面发挥着重要作用。 此外，还有几个更重要的原因说明人力资源规划对组织至关重要。

• 它有助于确保现有人力得到最佳利用
• 它通过确保雇用合适的人来及时满足劳动力需求，从而支持实现组织的战略目标和目标
• 它提供了执行其他人力资源职能（如招聘、选拔、晋升、培训和发展等）所需的信息，并定义了人力资源政策
• 它帮助组织适应由竞争、技术、政府政策等引起的环境变化，这些变化可能导致对新员工、新技能等的需求。
• 它有助于确定成功实施扩张和多元化计划所需的劳动力需求
• 它还协助预测人力不足或过剩，并采取必要措施处理情况
• 它有助于为个别员工制定职业规划，并确定他们需要的培训和发展

人力资源规划流程的 4 个步骤

人力资源规划过程涉及 4 个广泛的步骤。

第 1 步：确定当前的人力资源供应情况

计划流程从分析当前劳动力资源开始。 确定您的组织在员工数量、技能、经验、资格、职位、绩效水平、年龄、福利、工资水平、语言、先前工作等方面的优势和劣势。

您可以通过多种方式执行此步骤。

• 参考过去的绩效评估
• 从您的人力资源信息系统收集数据
• 与部门负责人交谈，了解在他们手下工作的员工
• 用问卷询问员工自己
• 让员工通过 SWOT 分析对自己进行自我评估

一旦您收集了有关当前员工的大量信息，请将它们转移到技能清单报告中。 下面给出了一个更容易参考和理解的技能清单的可视化模板。

第 2 步：预测未来对人力资源的需求

此步骤要求您首先了解组织的未来目标，因为它们将对未来的人力资源需求产生重大影响。

在确定未来需求之前，您还需要考虑员工流失率、市场或行业趋势、有助于流程自动化的技术进步、退休、晋升、裁员等因素。

第三步：分析劳动力供需缺口

现在您已经明确了库存中可用的技能以及未来需要哪些技能，您可以清楚地看到存在的差距。

组织中当前的员工供应能否帮助满足未来的需求？

您是否必须提供培训和发展计划来提升现有员工以满足公司目标？

如果这还不够，那么您将不得不招聘具有相关技能的新员工，以满足未来对人力的需求。

在人力资源规划中保持供需平衡很重要。

第 4 步：制定和实施计划以弥补差距

然后是制定行动计划。

如果员工短缺，您可以将精力花在雇用新员工、培训现有员工、外包或部门间调动上。

另一方面，如果员工过剩，您可能需要考虑裁员、自愿退休计划、调动等。

一旦制定了计划，就应该将其与组织的整体战略相结合。 在整个过程中监控计划并评估其有效性也很重要。

人力资源规划工具

您可以在劳动力计划流程的不同步骤中使用这些工具。 他们可以帮助您分析当前员工的能力，并确定未来的需求。 提供的模板可在线编辑； 只需单击模板即可在线编辑。

SWOT分析

SWOT 代表优势、劣势、机会和威胁。 它可以用作个体员工进行自我评估的工具，也可以用作评估组织当前状态的战略工具。

优势和劣势是内在因素。 例如，您的组织的优势可能是技术员工的存在，但劣势可能是技术员工数量不足。

机会和威胁都是外部因素。 例如，如果您正在招聘，市场上熟练员工的可用性可能是您的绝佳机会。 另一方面，您的竞争对手以更高的薪水挖走您的员工可能会对您构成威胁。

SWOT 分析是情况分析中最常用的工具之一。 我们的情况分析指南中描述了您可以与人力规划一起使用的其他一些情况分析工具。

组织结构图

组织结构图是组织层次结构/结构的直观表示。 它还强调了员工之间的报告关系、他们的角色和责任。 在人力资源规划中，它可以以多种方式使用，

• 记录有关当前员工角色、职责、技能、经验等的信息。您还可以添加其他信息，例如他们的教育资格和人口统计数据。 这将帮助您快速确定适合该工作的人员。
• 制定人员配备需求的路线图。 您也可以在公司组织结构图中标记劳动力不足和过剩。

种族矩阵

这是一个图表，项目经理用来为项目中的任务分配角色和职责。 它强调了在项目期间谁应该负责、负责、咨询和知情。

9 方格

9格网格，也称为绩效潜力矩阵，广泛用于员工发展和继任计划。 它有助于根据现有员工当前的表现和未来的潜在表现来评估您的现有员工。

借助 9 格网格对您的员工进行评级，可帮助您识别出优秀的员工和落后的员工。

情景规划

有许多情景，例如技术进步、自然灾害、政治或经济变化，可能会极大地改变您公司的未来方向。 通常，您可能看不到他们的到来或为他们计划。

通过将情景规划纳入战略规划过程，您可以识别这些不同的未来情景，讨论它们将如何影响您的组织并采取预防措施。

通过检查涉及您不断变化的未来劳动力需求的情景，您可以将情景规划与人力资源规划相结合。

请参阅我们关于场景规划的资源，以更详细地了解此工具。

更换图表

这是一个类似于组织结构图的图表。 它用于识别可以替代即将退休、调动等员工的潜在候选人。可以为公司中的每个重要职位以及潜在替代人制定个人替代图表。

改善人力规划的任何技巧？

在这篇文章中，我们基本上涵盖了您需要了解的有关人力资源规划的所有信息，特别是如果您是新手。 我们相信所提供的模板将帮助您启动您的项目。

已经是劳动力规划方面的专家？ 请在下面的评论部分分享您发誓的工具和流程的提示。