软件工程项目管理工具的重要性

已发表: 2023-01-24

简介：使用项目管理工具以更加结构化的方式开发软件。 找出您应该改用项目管理软件并放弃常规电子表格的原因。 我们选择了一个有趣的案例研究来帮助您了解该软件的重要性。

软件开发是一个漫长的过程，涉及多个阶段、专业人员，甚至团队。但是管理一切只需要一个项目经理来完成，他必须创建项目时间表、分配任务、管理财务、生成报告等等。

手动或仅在电子表格上执行所有这些操作会导致流程效率低下、项目交付延迟和资源支出无法跟踪。然而，实施软件工程项目管理工具可以帮助软件工程师和其他同事管理他们的团队、预算和项目交付。

让我们看看为什么在软件开发中需要项目管理工具，以及如何使用它来最大化您的产出。

什么是软件工程项目管理工具？

软件工程项目管理工具使项目经理能够计划、安排、有效地分配资源并跟踪项目进度，以开发软件和执行 Web 项目。

为什么项目管理工具在软件开发中很重要？

以下是软件开发项目管理工具的一些重要功能：

任务管理

通过使用项目管理工具创建、分配和设置相应的截止日期来更快地完成任务。项目经理甚至可以跟踪开发人员在特定任务上的时间、为他们创建清单、设置时间表、自动执行重复性任务等等。此外，项目经理还可以添加标签并创建无限部分，以根据软件开发过程中的阶段来组织任务。例如，用户可以在看板中创建任务栏，用于测试、错误跟踪、设计等。

资源规划

团队领导者可以战略性地规划他们的人力资源和其他资产，以最大限度地提高生产力并构建创新的解决方案。他们可以使用甘特图样式的视图来了解哪些员工已经忙于某些项目，以及哪些员工准备好承担更多任务。因此，项目经理可以使用拖放调度程序功能分配新任务。

时间跟踪

高级软件工程师可以使用起停时间跟踪器、预测时间表或日历视图来跟踪每个工程师在特定任务上的记录时间。您可以跟踪每个阶段花费了多少时间，包括创建软件设计模型、PRD、测试、集成和最终发布。事实上，团队负责人还可以生成自定义的详细时间表，其中包含他们的首选字段和指标，如阶段、可计费和不可计费小时数、摘要、状态、标题等。

项目预算

项目经理可以使用不同的计费模型定义涉及一次性和经常性成本的预算或单个项目。根据设定的项目时间表，项目负责人可以估算可计费的工时、工具和集成成本以及其他杂项成本，从而为项目创建总体预算估算。

工作流程管理

高级软件工程师可以使用项目管理软件创建和优化工作流程。该软件允许您直观地查看您的流程及其到目前为止的任务状态进度。您可以使用看板来更加清晰地了解哪些任务已完成、正在进行和待处理。此外，工作流管理功能还可以有效地用于定义任务责任制。

商业报告

项目负责人可以使用项目管理工具在几分钟内轻松生成摘要和简要报告。这些报告可进一步用于绩效分析、高级财务预测和模拟。除此之外，报告还可以帮助您比较既定目标和已实现目标之间的差距，并找出瓶颈。事实上，用户还可以使用自定义过滤器和指标生成饼图和不同图形形式的可视化报告。

有趣的阅读

1. 35% 的 IT 执行领导认为组织敏捷性是实现组织成功的最重要因素之一。

2.项目管理软件行业预计从 2020 年到 2026 年的复合年增长率为 10.67%。

3.平均有11.4%的投资仅仅因为项目绩效不佳而浪费掉。

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项目管理工具在软件开发中的用例

让我们了解项目经理如何实际使用软件工程项目管理工具来充分利用它。

找到合适的技能和资源来分配任务

要开始您的项目，您需要使用看板、Scrum 或其他看板上的受让人筛选器找到您的哪些开发人员、编码人员和设计人员可用。此外，管理人员还需要检查他们的哪些团队成员具备适合给定项目的一组技能，这可以通过提取盲 CV 来完成。

这些简历仅包含员工的专业信息和技能，而不包含他们的个人信息，从而可以更公平地为项目选择员工。例如，您可以仅将 PRD 任务分配给精通所需编程语言的员工。使用项目管理工具，您可以将具有完整信息和支持材料的所有任务分配给合适的人。

进行盈利能力和时间估算

在为下一个软件开发项目找到合适的开发人员和设计人员之后，您需要对项目将经历的不同阶段进行估算。例如，在软件工程中，这些阶段将包括研究、PRD、设计模型、测试、RFL、Live 等，具体取决于您组织的工作流程。该软件还有助于估算时间、项目盈利能力等。

跟踪团队的生产力并优化工作流程

项目管理软件可以让您的开发人员记录他们在一项任务上花费的时间。这可以通过单击开始和结束计时器按钮轻松完成。此外，这种时间跟踪允许项目负责人检查哪个员工花费了多少时间来完成任务并最终了解他们的生产率水平。在此基础上，项目经理可以优化整个项目工作流程并根据需要修改其时间表。

财务工作

因此，既然您知道完成项目所需的工时和其他工具数量，您也可以轻松估算项目预算。使用项目管理工具，项目负责人可以通过特定的软件项目计算利润。

这可以通过添加工时、工具和其他固定和经常性成本以及项目产生的收入来完成。事实上，如果成本、时间表或可交付成果发生变化，可以使用实时报告及其各种过滤器轻松查看和跟踪。

使用自定义指标生成自定义报告

如果您已经完成或正在进行冲刺或整个项目，您可以使用报告轻松了解最新进展。报告将使您实时了解员工的可用性、项目财务、职位空缺报告等。

用户可以使用不同的指标自定义这些报告，例如计划时间、跟踪时间、估计成本、产能小时数、职位等。除此之外，用户还可以使用饼图、条形图等将这些报告转换为可视化格式。

让我们了解项目管理软件对 IT 公司的影响

让我们看看一家领先的 IT 公司的例子，了解它从实施项目管理工具中获得的好处。

SovTech是南非一家领先的 IT 服务公司，实施了项目管理软件，并通过对其项目相关财务的鸟瞰图提高了整体盈利能力。

当该组织开始发展壮大并达到 170 人，旗下有 25 个主要项目时，其经理 Oliver 在管理公司财务流程时开始面临挑战。当时，该公司正经历着显着的增长，约有 220 名员工在 40 个项目中工作。

SovTech面临的挑战

每天、每周和每月频繁更改电子表格
频繁的计算和估计错误开始发生，需要数小时才能纠正
在每个阶段从所有受让人那里获取有关任务进度、预计完成时间、任务责任等的定期更新。
没有明确员工的可用性和他们的任务职责
确定任务并将其分配给合适的专业人员
缺乏按需报告生成

使用电子表格和手动跟进来应对所有这些挑战正在制造混乱。此外，公司的财务状况和员工的工作效率也受到影响。 SovTech 很难确定和估计实际项目利润率以及运营和开发中的成本支出。即使使用通用时间跟踪器也无济于事，因为它只能计算在任务上花费的时间，而不能计算其修订、更改或进一步修改。

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实施项目管理工具后的影响

随着 SovTech 的电子表格开始变长并且流程变得更加复杂，IT 公司决定尝试使用项目管理工具。该工具帮助他们简化了混乱的流程和其他事情，包括：

预测和检查每个员工的任务能力
通过 360 度仪表板视图有效地优化和分配资源
监控任务进度及相关成本变化
在可用和熟练的人力资源之间有效地分配工作量
监控可能影响项目财务的其他因素
跟踪当前预算的使用方式和位置

所有这些帮助项目经理 Oliver 了解他可以通过使用软件工程项目管理软件更有效地工作。它为他提供了所有流程的鸟瞰图，他不需要接受任何人的手动跟进。

“对于项目经理来说，保持在预算范围内和节省时间始终是重中之重，使用项目管理工具，您可以查看数据、资源、计划与实际、跟踪活动等等。” – Aditya Ghosh，产品经理

结论

构建软件是一个复杂的过程，涉及多个任务和团队，对于项目经理来说，管理起来可能会让人感到困惑和疲惫。事实上，这种混乱还会导致项目交付延迟和预算超支。但是，实施软件工程项目管理工具将使您的项目经理能够管理、安排、分配和跟踪项目进度。此外，这将有助于团队领导确保及时交付并保持在预算范围内。