库存管理 Excel：优点、缺点和技巧

许多人对 Microsoft 强大的电子表格软件 Excel 又爱又恨。

尽管如此，没有人可以否认它作为几乎每个行业的主要功能的能力，特别是寻求一种快速跟踪库存方法的中型电子商务公司。

中型公司经常发现自己处于一个充满挑战的境地。 它们对于手动库存跟踪来说太大了，但还没有准备好使用成熟的库存管理软件。

Microsoft Excel 是这些选项之间的理想桥梁。

实施本文中的策略，并观察您的库存管理卓越（看看我们在那里做了什么）到新的高度。

让我们深入了解一下。

如何在Excel中进行库存管理

Excel 的优点在于它的灵活性。 您可以根据需要使库存跟踪变得简单或复杂。

您可以从商品数量等基本数据开始，也可以构建一个包含自动计算、详细产品规格、供应链跟踪、销售分析和预测再订购点的大型多电子表格系统。

您还可以使用 Excel 的计算能力来跟踪关键指标，例如库存数量、采购成本、库存价值和再订购数量。

也就是说，从头开始构建需要大量工作。 这就是为什么我们建议首先使用库存管理模板（特别是如果您不熟悉 Excel）。

创建（或借用）库存管理电子表格

如果您准备好使用 Excel 作为库存管理工具，下一步就是找到适合您的电子表格。

好消息是您有选择。 无论您是想从头开始构建自己的模板还是找到完美的模板，您需要的解决方案都在那里。

以下是一些选项：

构建您自己的电子表格

如果您已经是电子表格向导，那么从头开始构建工作表是一个可行的选择。 自己构建它的前景对您来说甚至可能听起来很有趣（我们保证，没有评判）。

通过采用这种方法，您将得到您想要和需要的东西，因为您可以对其进行自定义以满足您的特定库存挑战。

拥有符合公司库存管理要求的电子表格的好处可以抵消时间成本。

但从头开始构建 Excel 电子表格可能非常耗时，尤其是在您不熟悉 Excel 逻辑和公式的情况下。 对于勉强维持生计的企业主来说，这可能是不可能的。

此外，您的 Excel 知识可能是您在电子表格中实现目标的限制因素。

毕竟，你不知道你不知道什么。

如果您不了解 Excel 的功能，您可能不会意识到有更有效的解决方案可以应对您的库存跟踪挑战。

要获得出色的演练，请查看本教程：

使用 Microsoft 的免费模板

如果从头开始构建 Excel 库存管理电子表格似乎超出了您的能力（或者不是最有效地利用您的时间），您始终可以选择 Excel 库存模板 - 并且有很多很棒的模板。

Microsoft 提供了大量 Excel 模板来满足各种需求。 如果您打开 Excel 并搜索“库存”，您将找到满足您要求的预先设计的示例。

您还可以查看微软官方模板库，看看有什么可能。

这个免费模板是我们最喜欢的模板之一，它不仅可以管理库存数量，还可以用作库存控制模板，使用公式提醒您即将到来的再订购点。

查找第 3 方库存管理模板

如果您在 Excel 模板集合中找不到所需的内容，请不要惊慌。 网上有大量用户生成的模板。

例如，该站点提供了多个用于采购订单、产品列表、跟踪库存数据等的库存模板。

这些电子表格通常比免费电子表格更复杂。 许多软件提供的功能与库存管理类别中的库存管理软件相当，只是减去了这些程序的一些关键功能。

注意：如果您更喜欢使用 Google 表格，则可以在这两个平台上使用其中的许多模板。 还有许多专门为表格构建的库存跟踪模板。

Excel 库存电子表格的优点和缺点

在结束本节之前，让我们花点时间讨论一下使用 Excel 进行库存管理的优缺点。

优点

成本

借助 Excel 和在线提供的免费选项，在不增加预算的情况下创建库存管理模板并不困难。

大多数小型企业的利润微薄且利润微薄（尤其是在初期）。 Excel 可以帮助您管理库存，而无需花很多钱。

定制化

Excel 拥护者喜欢该软件的原因之一是，你可以（只要有足够的脑力和汗水）让该软件做几乎任何事情。

这种定制级别意味着企业可以创建完全适合其需求的库存跟踪工具，大概无需做出重大妥协。

公共

Excel 电子表格可以轻松地与组织中的其他团队成员共享。 您可以通过 Dropbox 和其他平台共享它们、将它们保存到云端、使用 Google Sheets 等。

这意味着团队成员可以随时随地访问您的电子表格。

当然，没有任何解决方案是 100% 完美的，Excel 也不例外。 在选择此解决方案来满足您的库存管理需求之前，您应该了解以下一些缺点。

缺点

并发症

大多数 Excel 电子表格都是作为可管理的文档开始的。

然而，随着您的业务和库存的增长，您的电子表格也会随之增长。

我们都见过笨重的电子表格，顶部有 100 多个列，深处有数千个单元格。

这些文件使噩梦变成了现实，每次您尝试加载这些文件时，它们都会堵塞您的计算机。

膨胀是任何使用 Excel 进行库存管理的人在某些时候都必须面对的问题。 电子表格迟早会变得太大而无法使用。

时间

创建电子表格、输入公式和添加数据都需要时间。 维护电子表格又是一项耗时的工作。 所有这些时间加起来。

库存管理软件在初始软件启动后会为其用户自动执行许多库存管理流程。 Excel 需要更多的实践方法。

有时，这些时间可以更好地花在其他地方。

数据

如果您曾经处理过一个巨大的电子表格，其中多个人都有权更改文档，那么您可能经历过数据丢失。

事故时有发生，人们会犯错误，电子表格也可能是复杂的野兽。 Excel 的问题在于，有时当发生这些错误时，没有简单的方法可以撤消它们。

这可能会弄乱您的数据。 有时你甚至要等到很久以后才会意识到这一点。

错误

库存软件会实时更新条形码和 RFID 扫描，使您的库存数量精确到秒，而 Excel 则不同，它需要大量的数据输入形式的体力劳动。

任何从事数据输入工作的人都知道，人为错误是非常真实的事情。

使用 Excel 涉及的持续人为因素意味着，与库存管理软件相比，这种方法更容易出现库存错误。

没有实时追踪

我们在上一点中谈到了这一点，但这里值得重复一下。 Excel 需要在库存跟踪电子表格上人工输入数据。

这意味着只有当有人花时间修改文档时，工作表才会更新。 这可能会导致问题。

库存管理软件实时更新您的库存，无需输入数据。 每当条形码或 RFID 被扫描时，软件就会跟踪操作。 这意味着您将始终了解最新的库存水平。 它还降低了库存错误的风险。

这被称为永续盘存系统，它是基于库存的企业节省时间和提高效率的最佳方式之一。

成功使用 Excel 库存管理的技巧

如果您使用 Excel 来满足库存管理需求，则有多种方法可以克服我们在上一节中列出的许多缺点。

Excel 比库存管理软件需要更多的实际维护，但您可以通过实施一些基本的最佳实践来使其发挥作用。

以下是一些最常见的要跟踪的内容。

审计日报

我们已经讨论了人为错误如何成为 Excel 电子表格的一个真正问题。 解决这个问题的一种方法是进行日常审计。

通过定期进行审核，您可以在问题随着时间的推移变得复杂之前发现它们。

根据您企业的规模，每日审核可能是一项不切实际的任务。 如果是这种情况，请考虑循环盘点，即轮流将实际数字与电子表格数字进行比较。

另一个解决方案是在纸质和电子表格上跟踪您的库存。

这看起来像是双重工作（因为确实如此），但它会为您提供每日计数，以便与电子表格进行比较并发现差异。

这里的关键是尽早发现问题很重要。 随着计数时间的延长，问题变得越来越复杂。

立即更新

Excel 电子表格中人为错误的最大原因之一是更新工作表出现延迟。

这是发生这种情况的一种场景。

无论出于何种原因，您的库存经理都会遇到一个问题，导致他们无法在库存变化时更改工作表。

他们注意到了这些变化，但是工作发生了，这些变化就被忘记了。 现在你的库存已经耗尽了。 如果您不进行日常审核，此库存错误可能会持续很长时间。

可能还有更多错误。 接下来你就会知道，你的整个库存都是错误的。

防止这些错误的关键是每当库存发生变化时立即更新 Excel 工作表。

我们知道工作可能很忙碌，这可能具有挑战性，但库存错误使工作变得更加忙碌和具有挑战性。 最好现在就做工作，避免以后出现问题。

将备份存储在云端

Excel 库存表是您企业中最重要的文档之一。 因此，您需要确保它已备份。 如前所述，Excel 会发生错误，有时甚至会丢失重要数据。

通过定期执行云备份，您可以保证在发生意外灾难时可以恢复到最近的副本，从而减轻这些错误的影响。

做好准备。 错误将会发生。

合并月度报告的数据

Excel 的一大缺陷是它使分析历史数据变得困难。 我们可以通过确保您定期整合数据以便更轻松地报告来解决此问题。

通过从 Excel 工作表中获取信息并将其转换为其他格式（图表、表格、图形等），您可以发现一段时间内的趋势和问题。 这会对您的利润产生积极影响。

审查数据和结果

数据固然很棒，但如果你收集了数据而不利用它来做出决策，那么数据就毫无用处。

使用 Excel 电子表格，您将拥有大量可用的数据（如果您遵循最后一点，您将把这些数据编译成易于理解的格式）。 使用此信息来指导您的决策和预测结果。

库存管理的目标之一是能够预测趋势和结果。 使用此信息可以帮助您完成此过程。

根据需要升级到 SaaS 解决方案

Excel 可以成为手工库存和库存管理软件之间的绝佳桥梁。 然而，随着您的业务不断增长，总有一天 Excel 将不再适用于库存管理工具。

虽然通过一系列电子表格管理库存是完全可能的，但这并不是最具可扩展性（或最简单）的库存管理流程。

Microsoft Excel 功能强大（尤其是与预构建的 Excel 模板配合使用时），但归根结底，它仍然只是一个为许多应用程序构建的通用程序。

另外，Excel 文档通常不是动态的；而是动态的。 它需要不断的维护。

作为一个全新的小企业，这可能是可以接受的。 但随着您的成长并希望简化库存流程，升级到专用库存管理软件势在必行。

当那一天到来时，请了解软件解决方案可以帮助您将库存管理提升到一个新的水平。 更好的是，其中许多解决方案提供了您只能在电子表格中梦想的功能级别。

当您使用 Excel 的时间即将结束时，请不要再坚持下去。 拥抱下一步。 变化可能会令人恐惧，但正确的库存管理软件可以帮助您达到新的高度。

即时库存透明度

实施 IMS 以获得更好的库存控制，并降低错误发货的成本。

下载

最后的想法

Excel 可能不是每个人都喜欢的软件，但很难否认它的多功能性。

如果您是一家中型企业，已经超越了手动跟踪库存的范围，但还没有准备好进入库存管理软件的世界，那么 Excel 是一个合理的解决方案。

无论您是想创建自己的定制库存电子表格还是下载模板，这里都有满足各种需求的解决方案。 只需确定您需要什么并找到最佳的 Excel 工作表即可。

与任何系统一样，Excel 并不完美。 遵循本文中的最佳实践可以帮助您在控制库存的同时避免潜在的陷阱。

而且，当您准备好将库存管理流程提升到一个新的水平时，请考虑投资 SkuVault 这样的专用平台。 相信我们; 时间、效率和成本的节省都是值得的。

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