如何有效地利用经验教训避免项目失败

已发表: 2021-02-01

每个项目都是一次学习经历。失败提醒我们不要再犯同样的错误。成功指导我们有效地驾驭我们当前和未来的项目。一个适当的过程来捕捉这些失败、胜利和需要改进的地方对于成功的项目管理是必要的。这就是项目经验教训方法的作用。

在这篇文章中，我们将探讨如何利用经验教训有效避免项目失败。整篇文章提供的模板可在线编辑。使用它们来继续您的任务。

项目经验教训是什么？

经验教训是在项目整个生命周期以及结束时收集的关键经验——无论是积极的还是消极的。反思这些知识和理解，您可以将学到的知识转化为改进当前系统和流程并确保未来项目成功所需的行动。

对于一些组织来说，项目管理中的经验教训是一个非正式的过程，他们在收尾阶段讨论和记录项目经验。其他组织在项目的每个阶段结束时都会举办一次经验教训会议。项目经理、项目团队成员以及团队领导可以参加经验教训会议，以审查报告并就如何将获得的见解转化为行动做出决定。

根据项目的复杂性，可以在项目的不同阶段进行经验教训；在每个阶段结束时，在项目结束时，或实时发生。

将经验教训记录在案并在整个组织内共享有助于避免和减少失败的机会。它还有助于创建可纳入未来工作的最佳实践。

举办经验教训会议也有助于在团队成员之间建立信任；让他们就项目过程中的正确和错误分享他们自己的观点，这将让他们感到更多的参与，并鼓励他们更加支持项目管理过程。

最终，吸取的经验教训会对公司流程和团队运作方式产生真正的影响。

经验教训过程包括五个步骤。它们旨在从会议参与者那里收集项目期间的重要经验教训，并确定如何成功地将这些知识应用到未来项目中取得更好的结果。步骤是，

首先修改你刚刚完成的项目中进展顺利和进展不顺利的地方，以及需要改进的地方。这应该在项目主要利益相关者参与的经验教训会议期间完成。

在为会议做准备时，主持人应向参与者发送一份调查问卷。它应该包括与项目不同方面（即项目管理、资源、沟通、需求等）相关的具体问题。同样重要的是获得他们关于哪些有效、哪些无效以及应该改进哪些方面的反馈。回答调查不仅有助于参与者更好地为会议做好准备，而且答案本身将有助于指导他们之间的讨论。
在会议期间总结调查结果并与其他关键报告一起分析，以确定项目的失败和胜利。对未来项目改进的建议应在项目结束时加以识别。

您可以使用类似下图的图表来记录会议期间讨论的反馈和关键点。

该过程的下一步是用详细报告记录结果。它应该包括参与者对项目优势和劣势的反馈以及改进建议。

报告完成后，与相关的内部和外部项目利益相关者分享。虽然您可以为领导创建详细报告的概览，但可以将详细报告作为附件发送以供进一步参考。

在此过程的这个阶段，分析和组织所学到的经验教训，以确定如何应用它们。然后确定员工所需的培训和项目管理流程的改进。

作为进一步的步骤，您可以创建一个行动计划，概述必要的步骤、责任方/部门、资源和时间表。

将所有经验教训文档存储在易于访问的位置，例如共享驱动器（即 Google 驱动器）中，以便项目团队以及组织中的其他团队和利益相关者可以随时使用。

参考经验教训文件以改进当前的项目流程。通过为每种类型的项目创建文件夹并按日期或项目名称正确组织它们，优化这些文档的可检索性。如果您用来存储报告的工具提供关键字搜索功能，那么任何人都可以更轻松地检索它们。

您可以将以下几个步骤纳入您的项目经验教训过程中，以确保项目成功。

项目中的许多事情都可能出错或正确，特别是如果它是一项大型复杂计划。因此，最好尽快记录关键信息，而不是等到项目结束。随着时间的流逝，您可能无法保留关键见解，或者在不成功的情况下，可能会故意查看信息。

许多组织通常无法从项目中吸取经验教训，因为他们缺乏明确的流程。

一套适当的步骤使其看起来更加必要，并且可以帮助团队进入记录项目期间所学到的经验教训的例行程序。同样，拥有一组预定义的工具用于收集信息、存储报告和文档以及在整个组织内共享它们，将进一步帮助简化流程。

在新项目的风险评估过程中，参考相关项目以往的经验教训报告，轻松识别潜在风险。随后，您可以继续制定缓解策略。

您可以在整个项目中应用经验教训方法 - 或实时主动记录经验、洞察力和印象。阐明您将如何应用该方法并选择一个团队参与并发挥积极作用。

最佳实践是包括来自项目不同领域的成员，以收集不同的观点。将团队成员的数量保持在 3 到 10 人之间。

因此，维护这样的项目经验日志将有助于开展更有效的经验教训会议。

我们已经在这篇文章中定义了项目管理中的经验教训、经验教训过程以及如何有效地应用该方法来避免项目失败以及有用的模板。

确保捕捉、分析和吸取经验教训是您所做的每个项目的一部分。同样重要的是计划下一组步骤以有效地应用所学到的经验教训。这种持续的努力将有助于在您的组织内培养一种持续改进的文化。