如何维护干净的CRM数据库？

在运行CRM 数据库系统时，通常具有挑战性的任务是确保存储在其中的数据的准确性和有效性。 当组织的数据维护不达标时，活动就会减慢，报告变得不准确，并且由于还有其他重要活动需要处理，因此难以手动验证每条记录的详细信息。

一个例子

让我们考虑一个例子。 如果某个组织的销售代表 A 给客户打了一个后续销售电话，并发现另一个销售代表 B 已经打了那个电话，那么整个情况对于代表 A 来说可能有点尴尬。但是，问题是哪里出现了混乱，为什么代表这样做了。 还是打那个电话？

现在假设代表 A 继续交叉检查数据，发现之前没有呼叫联系人的记录。 经进一步调查，A 代表发现销售代表 B 有相同联系人的重复副本。因此，在这种情况下，得出的结论是，销售团队中的两名代表有相似的联系人，他们都做了自己的工作。通过对客户进行跟进电话来完成工作。

这是 CRM 数据不准确的一个典型例子，这就是为什么它阻碍了上述组织的销售流程。 由于此数据不受管理，有时这也可能导致联系人不受管理，并且他们的电话号码或电子邮件地址被更改。

维护干净有序的数据集

在上面提到的例子中，我们注意到一个数据重复的案例导致了一个尴尬的销售跟进电话。 除了重复之外，如果没有进行CRM 重复数据删除，管理数据的有效性也可能会很困难。

因此，需要在销售数据库中维护一个干净、有组织和有效的数据集，以便数据可以定期更新。 否则，销售报告可能充满错误，最终可能导致更大的问题。

例如，假设一个组织根据政策只为其产品提供 10% 的折扣，而一些代表可能不知道这个政策，或者他们可能会粗心并为他们的一些人输入更高的折扣。交易。

如果发生这种情况，将需要手动处理异常并正确设置。 这肯定会很耗时，而且也是不必要的。 此外，代表必须迅速发现错误，以免影响销售。

因此，所有这一切都归结为一个简单的事实，那就是数据库的重复数据删除。 在CRM 顾问的帮助下使用 Zoho CRM有助于维护和清理数据库。 下面提到了可以使用 Zoho CRM 完成此操作的一些有效方法。 我们将一一查看。

管理重复记录

Zoho CRM 的使用有助于为重复记录问题提供及时有效的解决方案。 我们将通过两种方式和一个示例来了解如何做到这一点。

• 在创建重复之前逮捕它们

  当您将某个字段设为唯一字段时，会立即停止创建重复记录。 这是维护数据库的有效方法。

如果您已将“电子邮件地址”标记为模块中的唯一字段，则 CRM 会提醒您使用与现有潜在客户相同的电子邮件地址创建新潜在客户。 要使字段唯一，您只需在字段设置下选择“不允许重复值”选项。

• 合并重复记录

  无论创建唯一字段并仔细检查数据，CRM 中仍可能存在一些重复记录。 在这种情况下，可以使用 Zoho CRM 的重复数据删除工具来合并重复数据。

当用户运行重复数据检查时，CRM 可以自动合并作为彼此精确副本的记录。 如果发生冲突，可以选择主记录，以便可以将重复项合并到所选记录中。

除了重复数据删除工具之外，Zoho CRM 还带有一个特殊的“查找和合并”选项，可以复制功能。 如果您知道模块中的哪条记录被重复并且应该被合并，您可以使用 Find and Merge Duplicates 选项。

例如，如果您知道名为 Sanjay 的联系人有重复的副​​本并且您希望合并这些副本，那么您可以转到 Jame 的页面并单击 Find and Merge Duplicates。 您可以选择记录，设置正确的记录并合并重复的副本。

验证 CRM 数据

除了清除重复数据之外，还必须积极主动地确保CRM 数据库从一开始就不会积累垃圾数据。 这也意味着人们应该找到验证 CRM 帐户中数据的方法。

Zoho CRM 附带一些功能，您可以通过这些功能轻松确保数据有效性。 这还包括各种努力，例如建立流程、设置一些访问限制以及自动提交记录以供手动批准。

• 自动记录提交

作为销售经理，您通常没有时间查看和验证进入CRM 数据库的每条信息。 无论如何，您都需要关注一些重要的细节，例如产品折扣百分比。

如果有人输入了不可接受的折扣，那么您希望得到通知。 Zoho CRM 提供了一个可靠的解决方案来满足这一要求，销售团队创建的记录可以根据自定义标准自动提交上级审批。

因此，您可以通过这种方式随时了解 CRM 中的敏感数据，以防引起关注。 工作流审批流程的简单配置和适当的标准足以自动提交记录以供审批。

• 数据验证

将记录添加到 CRM 时，有时可能会出现无法一次性填写记录的所有字段的情况。 例如，在添加潜在客户时，您可以看到一个名为“感兴趣”的字段。

现在，您可能不太确定，但是一旦您致电领导并询问他们对什么感兴趣，您就可以填写此字段。 这样，您也可以在与销售经理讨论后填写交易的折扣百分比。

在这种情况下，您将遵循一个详细的过程。 只能在流程的不同阶段输入详细信息。 您可能会遇到潜在客户资格、谈判、折扣批准、合同阶段等阶段。

如果这种情况听起来很相似，那么您可以在 CRM 中放置一个流程，并且在流程的不同阶段，您可以在根据需要验证信息的同时获得系统授权。 随着记录的进行，CRM 将提示用户在正确的上下文中输入详细信息。 当记录退出进程时，您可以获得记录的完整信息。

Zoho CRM 可用于在 Blueprint 的帮助下创建业务流程。 它有助于以系统的方式设计和执行流程。 在 Zoho Blueprint 的帮助下，可以定义流程中的每个阶段以及与每个阶段相关的人员。 您还可以指导您的团队完成流程执行。 您可以在自动执行日常操作的同时验证和授权信息。

自定义字段

Zoho CRM 可用于根据以下策略自定义字段。 我们将一一查看。

• 授权销售信息：

第一种方法是通过将字段标记为必填来强制执行重要的销售信息。 无组织数据带来的一个主要问题是许多字段不完整。

当您通过电子邮件发送法律文件时，您经常会看到地址部分缺少街道信息，这是一种低效的处理方式。 这种情况可以通过在 Zoho CRM 中将字段标记为必填来避免。 完成此操作后，如果不填写所有必填信息，则无法保存记录。

• 设置字段的最大字符限制：

很多时候，您会觉得需要填写您的组织独有的字段。 例如，带有 10 位数字的唯一 ID 号。 如果有人输入 9 位数字怎么办？ 如果系统接受该号码，则数据将不准确。

当您在 Zoho CRM 中自定义此字段时，您可以设置文本字段允许的最大字符数限制和数字字段允许的最大位数以避免此问题。

维护样式表

毫无疑问，自动化做了很多工作。 然而，同样不可否认的是，人类的努力对于确保数据质量很重要。 确保数据输入简单且一致的有效方法是引入命名约定。

例如，有时一个国家可能会以不同的名称和不同的格式被提及。 英国被称为UK、British、United Kingdom。 这就是为什么数据的标准格式有助于生成精确的报告，同时根据标准过滤记录。

您可以在样式表后面添加地址、公司名称、电子邮件地址、名称等的缩写和标准数据输入格式列表。预定义的下拉值还有助于消除这种情况下的部分问题，同时使可以对数据库进行重复数据删除。

使用角色确保安全

数据来自多个来源，多个用户一次访问它。 这意味着维护一个干净的CRM数据库并不是那么容易。 但是，完成此任务的最佳且经过验证的做法之一是限制对 CRM 帐户中数据的访问。

您可以定义角色，以帮助您在处理 CRM 数据时控制用户的访问权限。 这样，用户将修改与他们相关的记录。 访问仅限于对其负责的人员。

结论

确保 CRM 数据干净是每个人的责任，这样做的好处包括更好地了解客户以及有效沟通的能力。

如果您在开始使用 CRM 数据清理和维护策略时需要任何帮助，那么 Encaptechno 是可以为您服务的 CRM 咨询合作伙伴。 作为拥有丰富经验的 CRM 顾问，我们帮助许多企业通过技术解决方案取得成功。

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