使用 HR 软件无缝数字化和管理员工数据

人力资源专业人员处理大量与招聘、入职、绩效、职业发展、保险详细信息等相关的员工数据。 正确处理所有这些数据类型并不是一件容易的事。

此外，这些数据类型本质上是敏感的，未经授权的访问可能会损害您员工的诚信。 因此，有效管理员工的数据以确保其安全并确保在需要时可以轻松访问非常重要。

在本文中，您将了解有关员工数据库管理的更多信息以及可以帮助您处理员工数据的必要方法。

什么是员工数据管理？

员工数据库管理涉及组织内与员工相关的信息的系统组织、存储和维护。 这包括个人详细信息、工作经历、绩效记录、工资信息、福利登记和培训认证等各个方面。

员工数据库管理的好处

维护最新的员工数据库可以为您带来诸多好处，例如自动输入数据、识别员工数据的潜在问题、遵守法规等。

让我们看看管理员工数据库的更多好处。

• 高效的记录保存：它允许有组织地存储员工信息，例如联系方式、工作历史和绩效评估。
• 简化的人力资源流程：访问集中数据简化了工资单处理、休假管理和绩效审核等任务，从而提高了人力资源效率。
• 合规性和法律要求：通过维护员工合同、认证和培训的准确记录，帮助确保遵守劳动法律和法规。
• 改善沟通：通过提供最新的联系信息并针对公告或政策更新进行有针对性的沟通，促进组织内的有效沟通。
• 增强的安全性：访问控制和加密措施可保护敏感的员工数据，降低未经授权的访问或数据泄露的风险。
• 绩效管理：跟踪员工绩效指标，促进绩效评估、目标设定和职业发展规划。

智能数字化和管理员工数据库的 10 种方法

为了有效管理员工的数据库，您可以对员工的数据进行分类并对其进行加密以确保安全。 此外，您可能还需要重新制定数据处理策略来管理组织中员工的数据流。

以下是您可以考虑数字化和管理员工数据库的主要方法：

1.定期访问和审核您的数据

仔细访问存储在人力资源部门的数据。 您必须确定您拥有什么类型的数据以及它与您的组织的相关程度。 通过了解数据类型，您将能够组织和存储它们。 此外，您还可以删除与您的员工和组织不太相关的数据库。

2. 对员工数据进行分类

对数据进行分类以便轻松组织和排序非常重要。 您可以使用多个指标对个人信息、出勤数据、工资明细等数据进行分类。对不同的数据类型进行分类使您能够快速访问数据并节省宝贵的时间，否则这些时间将浪费在查找分散的文件上。

3.限制员工数据访问

某些类型的员工数据（例如医疗记录）是保密的，只能由授权人员访问。 因此，您需要创建一个适当的结构来定义谁可以访问此数据。

在这种情况下，您可以使用HRMS软件设置密码并实施多重身份验证方法来保护数据。

4.重塑数据处理方法

要重塑您的数据处理方法或技术，您需要首先明确与员工数据处理相关的现有法律法规。 之后，您可以评估您的数据处理方法并确定它们是否需要修改。

评估后，您可以更改数据处理方法，例如更改基于角色的权限、定期对数据进行风险评估、实施事件响应计划等。

5.整合员工数据库管理软件

手动维护员工的数据记录可能会导致数据错误并增加数据被盗的机会。 借助数据管理软件，您可以在一处自动记录和跟踪所有员工的数据。 这使得随时随地访问数据变得更加容易。

6. 加密员工数据

由于网络犯罪的增加，数据泄露随时可能发生，因此采取有效措施保护您的数据非常重要。 为此，您可以加密员工的数据文件，并确保只有授权用户才能访问它们。

7. 培训员工谨慎处理数据

人力资源团队和所有访问员工数据的成员应接受有关适用法律、数据泄露结果和不良数据管理的培训。 这将帮助他们安全地处理员工数据。

此外，让团队及时了解现行就业法，以保持数据存储的合法性。

8. 制定数据泄露响应计划

制定全面的事件响应计划以有效管理数据泄露和安全事件非常重要。 此外，它还将确保您的员工知道发生数据泄露时需要遵循的步骤。

9. 实施网络安全措施

为了保护员工的数据免遭泄露，您可以使用员工数据库管理软件。 使用此软件，您可以实施加密和防火墙等各种网络安全措施，以保护您的数据。

10. 保持数据隐私合规性

及时了解GDPR（通用数据保护条例）和CCPA（加州消费者隐私法案）等数据隐私法规对于确保您按照规定的法规处理员工数据非常重要。

员工数据库管理软件有助于确保您的数据符合法规。

员工数据库管理系统中存储的数据类型

员工数据库管理系统充当存储和管理所有重要员工信息的中央存储库。 存储的具体数据可能会根据组织的规模、行业和法律要求而有所不同。

然而，EDMS 中常见的一些常见数据类型包括：

• 人事信息：涉及员工的基本信息，如简历详细信息、背景调查、终止文件、晋升记录等。
• 薪资信息：薪资数据非常敏感，且共享方式有限。 它可能包括 W-4 表格、W-2 表格、银行详细信息、贷方要求员工验证的请求等。
• 医疗信息：此类信息包括员工有关药物测试的详细信息、家庭和医疗休假法案 (FMLA) 相关数据、Covid-19 数据等。
• 人口统计信息：在人口统计详细信息下，记录了性别、种族、年龄、残疾状况、民族等数据。 这些数据只能根据需要收集，并且可以告诉您您的员工队伍中有哪些类型的人员。
• 就业数据：在此数据类型中，公司保留员工过去的经历、雇用激励、就业协议、法律文件等记录。就业数据还包括员工的休假政策和银行详细信息。
• 绩效数据：大多数组织定期评估员工的绩效。 因此，他们根据各种人力资源指标存储员工数据，以评估绩效并设定绩效基准。

处理员工数据集时的技巧

在处理员工数据集时，请确保遵守规定并对员工数据进行有效分类。 您还应该制定事件响应计划来处理数据泄露案例。

以下是正确管理数据时应遵循的提示：

• 在数据收集、存储和使用过程中遵守相关数据隐私法规。
• 避免收集过多对于人力资源职能而言非必需的个人信息。
• 定期进行审核，以识别数据集中的不一致或未经授权的访问尝试。
• 实施访问控制、加密和定期备份等安全措施，以保护敏感的员工信息。
• 按照正确的数据删除程序处理数据，以防止任何数据泄露。

结论

管理员工数据可能是一项复杂且耗时的任务。 然而，通过实施强大的人力资源软件，您可以将此流程转变为无缝且高效的体验。 借助增强的数据安全性、准确的记录保存和有价值的数据洞察，您可以做出明智的决策，培养一支蓬勃发展、敬业的员工队伍。

员工数据库管理：常见问题