管理远程员工：提高生产力的挑战、工具和最佳实践

您是否面临管理远程员工的挑战？

无论您多年来一直拥有远程员工，还是不得不适应 COVID-19 的封锁——管理远程员工都面临着挑战。

如果您被迫快速改变公司结构并让人们在家工作，那么您将面临无法预料的挑战。 但是，远程团队也具有巨大的可能性和潜力。

专家认为，远程工作是不可避免的未来。 随着越来越多的企业上线，远程工作变得更容易实现。

从 2003 年到 2018 年，远程工作增长了140% ——几乎是其他劳动力的 10 倍。 这是在考虑当前趋势之前。 封锁之后，更多的人将继续远程工作。

既然对远程员工的需求已经在上升，为什么不马上研究一下可能性呢？ 及早登上潮流会给你带来优势。

更重要的是，远程团队可以抵御流行病。 Dan Lok 几乎完全在网上经营他的生意。 因此，当各州开始封锁时，他的业务能够顺利运行。

当其他企业陷入困境时，Dan Lok 的团队能够继续前进。 从他的例子中学习并从今天开始管理远程员工，以确保安全，以防此类事情再次发生。

在下面找到我们关于管理远程员工的重要提示。

管理远程员工的常见挑战

管理远程工作人员最常见的两个挑战是沟通和错误的期望。

与远程工作者的沟通是一种平衡行为。 您希望他们能够与您和团队进行交流，尽管没有物理上的接近。

在办公室里，很容易碰到彼此或有一个饮水机聊天的时刻。 然而，远程工作者是靠自己的。 因此，感觉与整个团队的联系可能是一个挑战。

同时，您也不希望通过电子邮件和日常聚会使他们负担过重。 过分强调沟通实际上会降低远程员工的工作效率。 电子邮件很容易优先于任务，而视频聊天打破了工作流程。

这就是在管理远程团队时平衡沟通的困难：您不希望他们感到封闭，但您也不希望危及他们的生产力。

对远程员工的错误期望

您可能面临的第二个挑战是错误的期望。 期望太多或错误的事情会降低员工的生产力。

一方面，您不希望您的远程团队以与实体团队相同的方式工作。 不要指望他们严格地从 9 点工作到 5 点。

远程工作非常棒，因为它可以让您的员工在他们想要的时间工作。 如果他们知道自己在晚上工作效率最高，就让他们在晚上工作。 只要它们符合您同意的截止日期和标准，就没有问题。

许多远程工作者面临的第二个挑战期望是保持可用性。 灵活的工作时间很容易被误认为是持续的可用性。 但远程员工需要休息，就像普通员工一样。

远离对远程团队的微观管理。 微观管理让员工感到被监视，并且会降低他们的生产力。

对于需要登录跟踪其工作时间的系统的员工来说尤其如此。 工作时间并不是生产力的最佳指标。

如果可以，请远离跟踪时间。 相信你的团队，他们投入了必要的工作。 相反，创建允许您跟踪其绩效的 KPI。 KPI 可以独立于它们投入的时间。

事实上，与普通员工相比，大多数远程员工都是值得信赖的，并且每周平均多工作四个小时。

关键绩效指标

关键绩效指标 (KPI) 允许您和您的员工跟踪成功。 KPI 由您或团队共同设定。 无论哪种方式，他们确保每个人都知道他们必须做什么。

KPI 应该是可衡量的，并使您的员工能够了解他们是否在工作中走上正轨。 它使您的员工的工作绩效更易于跟踪。

如果一个人反复无法实现他们的 KPI，那么可能值得与他们交谈。 如果一个人经常在 KPI 方面取得成功，请考虑提升他们。

招聘流程和付款程序

如果您有一个有效的招聘流程，您可以避免潜在的挑战。 当您雇用员工时，最好检查他们是否有资格进行远程工作。

这种能力取决于他们的天赋和优势。 优秀的远程工作者通常更内向。 他们还注重细节，能够独立采取行动。

当然，外向的人也可以远程工作，但您需要确保他们的社交健康。 如果他们需要周围的人快乐，远程工作可能会让他们不满意。

因此，在招聘时，请务必考虑这些因素。 有时，最好先招聘一个兼职职位，然后让员工进入测试阶段。 这样，你们俩都可以测试你们的工作关系是否富有成效。

另一个可以及早消除许多挑战的因素是薪酬。 许多企业主会认为远程员工更便宜，而且他们通常是对的。

但是，您想要做的就是向他们支付高于行业标准的报酬。 如果你这样做，他们会更有效率，因为他们的动力和满意度会增加。 快乐的员工更努力地工作。

在家分心

管理远程员工的最后一个障碍可能是分散注意力的环境。 如果这个人是第一次在家工作，这一点尤其重要。

您的员工应该有一个指定的办公空间。 这样，他们在家工作时就可以提高工作效率。 这个空间应该没有干扰（例如房间里没有电视）。

如果他们家里还有其他人，也应该考虑到这一点。 他们的室友是否明白在家工作仍然是工作？ 他们是否倾向于打断你的员工？

尽早询问他们的环境，看看你是否避免了类似的障碍。

一些员工可能喜欢在咖啡店或外面工作。 没关系，但他们应该有一个不受干扰的工作场所。

通讯工具

现在您已经了解了管理远程员工的一些最常见的障碍，让我们考虑一下通信工具。 其中包括允许您更有效地管理远程团队的应用程序和管理系统。

沟通工具有助于简化沟通或优化工作流程。 这里有一些你应该知道的。

对于视频通信，最流行的工具是 Zoom 或 Skype。 Skype 是完全免费的。 如果您有一些投资预算，您可能更喜欢 Zoom，因为它是一个更完整的企业解决方案。

Zoom 允许您录制会议、共享您的屏幕等等。 这是为您的团队带来一些面对面交流的完美工具。

对于短信，Slack 非常受企业欢迎。 Slack 允许您为您的公司创建一个频道以及多个子频道。

如果您的团队很大，您可以为每个子团队创建这些子频道。 避免整个团队收到不必要的信息垃圾邮件。

短信通常比电子邮件快； 单独的电子邮件通信可能会减慢整个工作流程。

项目管理工具

虽然大多数企业主都知道通信工具，但项目管理软件和附加功能经常被忽视。

如果没有支持工作流程的工具，生产力就会下降。 人们不知道他们应该做什么，也不知道项目的位置。

例如，假设您经营视频和电影制作业务。 您需要专门从事电影、平面设计、文案等方面的人才。

如果没有工作流程或流程，剪辑师不知道何时剪辑下一个视频； 拍摄视频的人可能不知道在哪里上传视频以及接下来会发生什么。

Asana、Basecamp、ClickUp 或 Float 等工具可帮助您保持清晰和简化的流程。 一切都在一个地方发生，您的员工知道在哪里检查他们的下一个任务。

像这样的一个简单工具可以对您的员工的生产力产生巨大影响。

协作工具

最后，您要确保您使用的工具允许您的员工进行协作。 在管理远程员工时，创建团队协作可能具有挑战性。 他们可能最终都彼此独立工作。

但是，当员工合作时，它可以带来新的创意。 对于远程团队来说，像谷歌文档这样允许多人处理一个文档或工作表的工具会很有帮助。

无论您选择什么，请确保它是一个允许实时编辑的工具，以便进行实际的团队合作。

最佳实践

现在，您已经深入了解了管理远程员工的常见挑战和有用的工具。 但是，您和您的远程团队可以学习哪些最佳实践？

遵循这些做法可以自然地避免挑战和挫折，同时还能确保员工的生产性福祉。

不满意的远程团队很快就会精疲力竭，工作效率低下，而且要花钱。 这就是为什么看看被证明有效的系统和想法是个好主意。

企业文化与愿景

成功的远程团队的根源是您的商业文化。 每个公司或企业都有一定的文化。 但文化不是偶然发生的：它是由你、作为领导者和每个团队成员塑造的。

要成功管理远程员工，您需要一种所有权和责任感的文化。 如果每个团队成员都意识到自己的责任并承担责任，那么您就没有必要进行微观管理。

这就是建立信任的原因。 当管理层过于控制时，员工会感到沮丧和缺乏创造力。

成功的企业以信任和关怀对待员工，而不是像商品一样。

正如我们之前提到的，让您的远程工作人员有机会按照他们的条件工作。 当他们在这些时间无法生产时，不要强制执行特定的时间框架。

与远程工作人员一起创造一种积极而有营养的文化通常很容易。 这是因为远程团队通常更快乐、更满意，并且往往喜欢他们所做的事情。

更重要的是，您还希望清楚地传达您的业务愿景。 你的员工应该知道他们为什么要做他们被要求做的事情。 最佳情况——他们的个人目标与您对公司的总体目标一致。

定期会议和结构化会议

我们已经谈到了远程通信的挑战。 简化沟通的一个好方法是定期举行视频会议。

一些企业选择每周或每两周开会一次； 有些人甚至选择每天开会。 但是，如果您决定召开每日会议，请尽量缩短会议时间以保护员工的时间。

每周或每两周一次的会议通常效果最好。 一些公司也会进行月度电话会议，但这段时间可能太长了，会对生产力产生负面影响。

您还希望您的视频会议遵循一个结构。 混乱的会议会降低生产力。 如果您自己无法提出结构，请使用经过验证的公式：例如 10 级会议。

除了团队会议，最好每季度举行一次一对一会议。 这些会议很棒，因为它们加深了与每位员工的沟通，并允许您检查他们是否表现良好。

他们是否满足您的期望以及他们自己的目标？ 如果出现任何问题，也可以在季度会议上讨论。

沟通时间表

我们说让您的员工设计自己的工作时间表是有意义的。 但是，您想要的是每个人都必须满足的某些接触点。

例如，每个人都必须参加每周一次的会议。 或者，每个人都必须在 24 小时内回复短信。

向远程员工传达对您和您的业务有意义的内容，并明确您的期望。

指导他们使用哪个通信渠道来做什么也是一个好主意。 您希望他们在什么情况下使用短信？ 他们应该在哪些情况下使用电子邮件？ 他们可以给你发私信吗？

没有正式的规则； 只需确保提前告诉您的员工您希望事情如何运行。

目标和职业机会

将远程工作者视为自由职业者是一个常见的陷阱。 如果他们是您团队的一员，请像对待员工一样对待他们。 让他们有机会进一步发展自己的事业并追求个人目标。

不要让他们觉得他们永远被困在自己的立场上。 每年或半年进行一次一对一的电话会议，讨论他们的表现。 他们明年的目标是什么，团队如何提供帮助。

尊重你的员工，让他们开心。 这样你就有了一个忠诚的团队。 忠诚的员工是无价的，因为团队中的波动会花费你很多钱。

当您必须雇用新员工并培训他们时，您会浪费时间和金钱。 您仍然想在需要时雇用新人； 新员工也会带来新的想法。 但是，要避免促使人们经常离开的文化。

团队建设

对于远程运行的企业来说，创建一个强大的团队尤其困难。 正如我们之前提到的，在实体办公空间中，人们自然而然地相互碰撞和交流。

这就是为什么一些工作场所喜欢为其远程员工提供公开聊天的原因。 在那次聊天中，除了工作之外，他们可以谈论任何他们想要的东西。 这是替代在办公室进行的通常闲聊的好方法。

如果您计划长期组建远程团队，请考虑每年召开一次团队会议。 一年只在一起两三天对整个团队都是有益的。

使您的工作流程与 Dragon 100 习惯清单保持一致

现在，在管理远程员工方面，有很多事情需要牢记。 但是，如果我们告诉您有一种方法可以让您的团队管理更清晰、更透明怎么办？

通过他的顾问委员会 Dragon 100，Dan Lok 正在指导其他企业主如何扩大规模。 即使您不是 Dragon 100 的成员，您也可以访问 Dragon 100 习惯清单。

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