管理虚拟会议室：成功秘诀
已发表: 2016-12-03作为在我的家庭办公室远程工作的营销机构客户经理，虚拟会议已成为与我的客户和同事交流的一种重要、经济高效且便捷的方式，其中许多人分散在全国各地。 通过允许从任何地理位置参与（当然，通过稳定的 WiFi 连接），召开会议实际上大大减少了商务旅行费用，这已不是什么秘密——因为航班、住宿和膳食的成本被完全消除了。
谁不想减少不必要的开支，对吧？
但您可能没想到的是，虚拟会议还可以培养更高效、更具包容性的员工队伍！ 事实上，研究表明，利用虚拟会议的远程员工效率最高可提高 13%。
话虽如此，并非每个屏幕共享或电话会议都是为成功而设置的。 如果没有正确的结构和指导，虚拟会议很快就会出错（也许有点像这样......）。
为了最大限度地提高每位与会者的虚拟会议室体验并提高会议的整体效率，以下是一些需要遵循的最佳实践：
选择正确的技术至关重要。
Skype for Business、Zoom、GoToMeeting 和 WebEx 都是出色的协作式虚拟视频会议平台，允许参与者共享文档、聊天和录制会议。 一些解决方案还提供自定义选项，您可以使用您的公司的徽标和颜色为会议室打造品牌。 此外，如果您真的在寻找时尚、专业和可靠的虚拟活动交付平台，市场上有一些可以为您的内部或外部会议、网络研讨会、教育和培训需求提供自我管理的解决方案。 毫无疑问，我们可以预期，随着“虚拟工作场所”变得越来越流行，可用的通信工具和软件的数量将同步增长。
有帮助的提示：
- 如果您使用的是新平台，熟能生巧！ 不要忘记在上线之前查看和试用各种特性、功能和导航。
- 作为会议主持人，始终是第一个通话的人。 在每次会议开始时为新与会者分配几分钟时间来下载加入会议所需的任何软件，或者解决他们可能遇到的任何技术错误或连接问题。 它可能发生在我们最好的人身上！
会议前的工作是必不可少的。
创建和发送定义和详细的会议议程（提前！）将有助于让参与者专注于任务。 发送与与会者日历集成的会议邀请时，请务必附上议程。 如果需要在会议之前完成任何前期工作或文件审查，请在您的信息中明确说明。 没有什么比缺乏参与更能扼杀会议的动力了，因为没有人完成他们的功课。
另一个好的经验法则是避免在会议期间提供新数据。 同样，您最好提前几天发送重要文件，并要求参与者在会议之前查看所有材料，以便他们可以充分投入内容并准备参与对话。
有帮助的提示：
- 创建议程时，请务必在会议开始时处理重要话题，此时每个人都精力充沛。
- 将会议保持在合理数量的与会者中，这样每个人都可以感到受到重视，并有机会在不感到匆忙的情况下做出贡献。
会议开始。
当您准备开始虚拟会议时，请务必消除任何环境噪音。 我重申，如果您碰巧主持会议，您应该是第一个签名或拨入会议室的人。 这使您有机会欢迎成员加入并进行正式介绍。 请记住，一些与会者可能是通过手机加入的，并且只能在您的平台界面上识别为呼叫者 #1 或他们的电话号码本身。
有帮助的提示：
- 要求成员在发言前说出他们的名字，即使他们已经在会议早些时候发言。 尤其是当通话中有很多与会者或者您是第一次与人交谈时，很容易将一位发言者与另一位发言者混淆。
- 为了让电话参与者保持参与（并重申他们的意见很重要），向小组提出问题时，请先征求他们的意见或回应。 此外，您不会不小心将它们排除在循环之外！
为会议提供便利。
最常见的虚拟会议挑战之一是保持成员积极参与。 是的，我们有时都非常忙碌，停滞不前的虚拟会议可能会诱使与会者在会议期间“静音”并完成其他任务——检查他们的电子邮件、短信、最新的体育赛事比分、Instagram 等。
您可以通过要求成员不要将自己静音（前提是他们也在安静的空间中）甚至鼓励成员通过视频参与来对抗这种被动倾听。
有帮助的提示：
- 让会议参与者保持参与的另一种方法是利用平台的工具和功能。 除了邀请口头分享想法外，还要求与会者在聊天窗格中输入问题或答案、分配成员任务或利用交互式投票。 适当的目标是让 80% 的会议是互动的，其中 20% 需要被动参与。
这是一个包装！
在结束会议之前，请务必花几分钟时间总结所讨论的内容。 如果有共同的成就感，每个人都会对他们花在通话上的时间感觉更好。
也许更重要的是分配后续步骤- 或任何需要由通话中的成员处理的行动项目。 如果可能，请在每个人都在场的情况下设置下次会议的日期和时间。 最后，在会议结束后，请务必向所有参与者发送说明，回顾这些相同的行动项目并提供进一步的指导。
有用的资源：
- 有关可用于增强虚拟团队绩效的更多实用技巧，请查看这本书：领导有效的虚拟团队：克服时间和距离以实现卓越的结果，由 Guided Insights 负责人 Nancy Settle-Murphy 撰写。 太棒了！
对于充分利用虚拟会议还有其他建议吗？ 请随时在下面的评论中告诉我们。
