如何写备忘录？：提示和模板（2022 年）

备忘录也称为提醒和备忘录，是业务的重要组成部分。 它用于有关公务或程序的内部通信。

这是向组织内的员工传达信息的主要方式之一。 备忘录速度很快，也是分发信息的有效选择。

与电子邮件不同，您可以将备忘录作为消息发送给一大群员工。 它可以是您的整个部门，甚至可以是在您公司工作的每个人。

但是，如果您不太了解格式，编写备忘录可能会很困难。 要了解如何编写备忘录，请继续阅读文章以了解有关该主题的更多信息。

你应该如何选择写备忘录的格式

在选择正确的格式时，您必须了解不同的格式有不同的目标或目的。

这取决于您选择的内容，例如，您可以编写信息备忘录以与员工共享信息，然后对于请求备忘录，您需要专注于令人信服的一面。

嗯，你可以在备忘录中找到不同的类型，它们包括确认、信息请求、定期报告、研究结果和建议备忘录。

然而，所有类型的备忘录可能具有相似的格式，但您可以在邮件正文中找到一些差异。

这就是为什么重要的是要关注你要写什么样的消息，以及你要把备忘录发送给谁。

确保您清楚地了解备忘录的目标或目的。

商业备忘录的部分是什么？

商务备忘录分为几个部分，与正式的商务信函不同，它没有称呼或发件人的签名。

典型的备忘录格式包括不同的部分，例如：

标题

好吧，标题部分包括名称和公司地址。 但是，如果您有信笺抬头，则此信息将已打印。

在本节下方，您需要填写备忘录或备忘录。 这将有助于创建消息是通过使用备忘录来传达的。

收件人

本部分用于识别收件人。

在这里您需要提及备忘录将属于谁或属于谁。

例如，如果您正在为营销部门的员工写一份备忘录

这里需要提一下“致：市场部全体员工”

发件人

发件人部分用于指定谁是撰写备忘录的人。 它包括名称、部门和名称。

例如，如果您是销售部门的助理经理。

在这里您需要先提及您的姓名，然后添加“助理经理，销售”

CC 或其他收件人

抄送（抄送）或附加收件人是您提到备忘录副本将发送给谁以获取信息的部分。

好吧，这里提到的名字并不直接指向备忘录或收件人部分。

日期

重要的是您要提及撰写备忘录的日期。 包括您将备忘录写入日期部分的时间。

主题行

主题行是您需要就备忘录的内容写出简短而准确的想法的部分。

在这里你需要提到备忘录包含的内容的快速想法。

例如，如果备忘录是关于在 SEO 部门工作的员工的培训课程。 然后在这里你需要写“主题：SEO部门员工培训课程”

邮件正文

好吧，消息体很重要，也是您最需要关注的部分

消息正文包括备忘录的全部内容、信息和目的。 你可以把它分成两个或三个段落。

该正文的第一段说明了备忘录的目的。 现在您可以移至下一段来提及信息或消息。

好吧，如果内容很长，您可以添加消息摘要。 此外，您可以添加 CTA 或清除号召性用语

这将有助于了解收件人应该采取什么行动。

附件

但是，添加附件并不重要或不需要。 但是，如果备忘录与呈现的结果、研究或需要任何其他数据相关，您可以添加。

然后备忘录应该有一个附件来证实备忘录的信息。

如何写你的商务备忘录？

好吧，现在您需要了解应该如何编写备忘录。 写作有一些简单易懂的基本步骤。

这包括 ：

第 1 步：列出备忘录的用途

介绍性段落的第一段应提及备忘录的目的

阅读备忘录的人应该立即了解发件人在介绍性段落中与他们交流的内容。

此外，您的备忘录内容应该以能够回答问题的方式制作。 请务必考虑您的员工或接收者可能有什么样的问题。

目的应该是首先需要明确的事情，然后您可以扩展需要采取的细节或行动。

确保将所有内容按时间顺序排列。 这将有助于让员工更加清楚，如果他们必须采取行动，他们也可以更容易地采取行动。

第 2 步：始终保持简洁和积极

因为你的备忘录是写给经理或同事的。 在编写备忘录时保持语言积极是很重要的。

此外，它将发送给您认识并每天与之互动的人。 以这种方式保持语言。

除此之外，请保持句子简短明了。 另外，使用主动语态，这样你就可以表达目的。

这将有助于提高同事之间的可信度。

第 3 步：通过主题行传达信息

接下来你应该小心你在主题行中写的内容。 这部分应该告诉读者他们在阅读备忘录时应该期待什么。

此外，主题行提供了有关他们归档电子邮件文件夹的位置的方向。

例如，如果它是营销部门的预算更新，那么通过阅读备忘录的主题以及预览将影响运营和部门的行动将有助于理解。

第 4 步：使用正文段落和结论分解信息

使用正文段落详细说明您正在做出的决定的公告。 另外，添加它将如何影响员工和以后的运营。

此外，这对于解决问题以及员工可能感受到的感觉很有用。

表达感激之情并驾驭变化。

写备忘录的模板是什么？

现在，了解编写备忘录的模板很重要。 您应该使用的格式是：

商业备忘录

日期：添加当前月、日和年

收件人：添加您要向其发送备忘录的员工的姓名

发件人：您需要在此处添加您的名字和姓氏，以及您的公司名称

主题：这个备忘录是干什么用的？

正文：首先列出编写备忘录的原因。 保持一句话，但如果不可能，你可以换成两句话。 现在添加该人员需要与入门级员工共享的详细信息。 解释公司已发送的回复或跟进（如果有的话）。

现在陈述结论。 您也可以使用它来识别读者的反应。 提及您希望读者采取的行动。

谢谢，

你的名字和姓氏

贵公司的电子邮件地址

贵公司的电话号码

如果要添加附件，则需要在备忘录中说明。

撰写商务备忘录的技巧

好吧，现在当您了解如何以正确的格式编写备忘录时。

以下是一些可以使您的备忘录有效的提示。

• 检查您的工作是否有任何风格要求。 此外，寻找贵公司用于编写备忘录的任何标准表格。 是否可以下载？
• 确保文本的正文简洁、正确并经过深思熟虑。 另外，保持语法检查，这样你就知道一切都是正确的并且易于阅读。
• 保持句子简单。 不要使用冗长的句子或避免冗长的措辞。
• 不要使用解决方案。 你的备忘录应该直接进入主题。
• 如果您有重要的事情，请使用项目符号列表和标题来传达信息。
• 此外，请使用备忘录末尾的结束语。 保持启发性和直接性，以便您的读者知道他们需要采取什么行动。
• 如果您要在备忘录中添加附件，请提及它或使用单个单词“附件”。
• 完成草稿后，请务必与您认识的人或同事分享。 它将帮助您发现可能出现的错误。

常见问题 (FAQ)

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