什么是会议纪要 (MoM)？ MoM 软件和模板

已发表: 2024-01-10

摘要：通过创建会议纪要，您可以记录讨论的主题、总结重要的会议要点并突出显示关键要点。 让我们详细了解 MOM 以及如何创建 MOM。

富有成效的会议对于协作至关重要，但回忆会议中讨论的所有细节可能很困难。 这就是为什么您需要创建会议纪要来记录有关会议的每个细节。 在本文中，我们将了解 MOM 以及如何创建 MOM。 但首先，让我们了解一下 MOM 到底是什么。

目录

什么是会议纪要 (MoM)？

MOM 通常代表“会议纪要”。 它是指会议期间发生的讨论、决定和行动项目的正式书面记录。

MOM 对于记录会议期间讨论的要点、分配职责以及为参与者提供参考至关重要。 它包括会议的讨论要点、所有参与者以及会议的决议。

会议纪要的重要性

会议纪要 (MOM) 在组织效率和沟通方面发挥着至关重要的作用。 通过记录讨论、决策和行动项目，MOM 可以作为重要的参考点，确保参与者的清晰度和理解。

MOM 充当历史档案，记录思想和策略随时间的演变。

除了通过与缺席的团队成员共享关键信息来促进沟通之外，MOM 还有助于更有效的规划和战略制定。

你什么时候应该做妈妈？

MOM可用于以下情况：

  • 记录会议的要点和目标
  • 为未参加会议的人员创建会议摘要
  • 在正式会议时将其作为法律文件保存
  • 维护一份参考文件以供将来的会议使用

创建 MOM 涉及的步骤

创建会议纪要时，您需要列出会议议程、与会者名单和现有 MOM。 您还需要记下谁缺席和出席会议。 让我们详细了解创建 MOM 所需执行的所有步骤：

  • 准备：收集必要的详细信息，例如议程、与会者名单和之前的 MOM。 另外，设置一个录制模板。
  • 出席：记录出席和缺席出席者的详细信息。 标记任何客人或著名参与者。
  • 议程审查：仔细检查会议议程，确保每个项目都得到解决。
  • 讨论细节：使用简洁的语言记录要点、决策和行动项目。
  • 分配职责：明确地将行动项目分配给个人并在最后期限内完成。
  • 澄清：包括会议期间就背景情况所做的任何澄清。
  • 结束：确认会议结论并记下任何后续要求。
  • 审核和批准：共享 MOM 以供审核并获得必要的批准。
  • 分发：及时将最终的 MOM 分发给与会者和相关利益相关者。

成为妈妈的好处

会议纪要 (MOM) 具有重要的优势。 它们提供讨论、决策和行动项目的书面记录，确保清晰度和问责制。 以下是创建 MOM 的一些其他好处：

  • 文档：它们提供会议期间讨论、决策和行动项目的正式记录。
  • 参考：会议记录可作为参与者回忆讨论内容和分配的任务的参考。
  • 问责制：他们通过记录行动项目和截止日期来分配责任，促进参与者之间的问责制。
  • 沟通： MOM 通过与无法参加会议的人员分享关键信息来促进沟通。
  • 规划：他们通过总结过去的讨论和结果来帮助制定未来的规划，帮助制定未来的行动和战略。
  • 一致性：会议记录确保所有参与者对讨论和决定的内容有共同的理解，减少误解。

会议记录中应包含哪些内容？

在撰写会议纪要时，您需要在文档中包含以下几个要素： 以下是 MOM 的一些基本要素：

  • 会议日期和时间
  • 与会者名单及其角色
  • 会议的目的或目标
  • 会议议程和讨论主题
  • 需要采取的行动和做出的决定
  • 后续步骤和时间表
  • 出席者签名和姓名首字母缩写以供验证

撰写会议纪要（最佳实践）

为了使会议记录有效，您必须记录日期、时间和参加人数。 接下来，您需要添加有关即将举行的会议的详细信息。

  • 提前创建会议大纲：为了使会议更有成效，最好将会议要讨论的所有要点一起创建一个会议大纲。 这将有助于避免会议开始时出现混乱，并确保与会者遵守有效的议程。
  • 记下会议目的：在这段时间里，尝试记下会议的目的以及本次会议预计要实现的目标。 这些笔记将对那些无法参加会议的人有所帮助
  • 决定即将召开的会议日期：如果您正在做会议记录，那么同样重要的是要包括与所讨论主题相关的下一次会议的召开时间。 这将为参与者提供完成指定任务需要多长时间的指南。 此外，决定即将召开的会议日期也将有助于确定任务的优先顺序。
  • 使用人工智能创建会议摘要：如果您负责在会议中创建笔记，那么您可以使用会议转录工具。 借助此工具，所有通话录音、转录和摘要都链接到会议和日历，因此一切都保留在一个位置。
  • 利用议程跟踪会议要点：会议结束后，您可以使用会议议程跟踪结果。 通过使用议程作为一般指南，您将能够衡量实现既定目标的进度。

用于创建会议纪要的模板

  1. 正式董事会 MoM 模板
  2. 非正式会议 MoM 示例
  3. 董事会会议 MoM 模板
  4. David Sacks 的 SaaS 董事会会议 MoM 模板
  5. 每月管理会议
  6. 冲刺计划模板
  7. 一对一会议模板

要快速创建会议纪要，您可以使用预配置的模板。 MOM 模板的范围包括从正式董事会会议纪要到每月管理纪要、非正式会议纪要、冲刺计划、SaaS 会议等。 下面提供了每个模板来简化您的 MOM 程序。

  1. 正式董事会会议纪要模板

致电订购

由“董事会主席”主持

• [会议主持人] 召集[组织] 于[日期][时间]在[地点]召开例会。

点名
秘书进行了点名。 出席者如下：

• 秘书
• 高级经理
• 会议主持人

批准会议记录
在进行任何正式事务之前，董事会必须批准上次会议的记录。
• [秘书]宣读上次会议的记录。 会议记录获得批准。

开放式问题
董事会之前已经讨论过并准备正式批准的项目。

新生意
这些项目可以进行投票、修改、提交、移交委员会审议或推迟。

休会
在讨论并记录所有未决问题和新业务后，会议主持人将休会董事会会议。

• [会议主持人] 在[会议结束时间] 休会。
会议记录的提交和批准
会议记录员必须将会议记录提交给董事会主席或会议主持人批准。

• 会议记录提交者：[姓名]
• 会议记录批准者：[姓名]

  1. 非正式会议纪要示例

致电订购

[组织]的会议于[日期]在[地点]举行。

出席者

• 出席投票的成员包括：
• 出席嘉宾包括：
• 未出席的成员包括：

批准会议记录
• [姓名] 提出了一项批准上次[日期] 会议记录的动议，并得到[姓名] 的附议。

报告
• [报告名称] 由[演示者姓名] 演示。
• [报告名称] 由[演示者姓名] 演示。

主要议案
• 动议：由[姓名] 动议并附议[在此陈述动议]。 该动议[通过或失败]，有[数字]赞成，[数字]反对。

休会
• [动议人姓名]动议休会，并于[休会时间]达成一致。
• 秘书：
• 批准日期：

  1. 董事会会议纪要模板

会议详情

请记下会议类型、日期和时间。
• 会议名称：
• 日期：
• 时间：

点名
注意会议的与会者。
• 主席：
• 秘书：
• 主持人：
• 缺席董事会：
• 在场的其他客人或工作人员：

老生意
上次董事会会议的重要会议记录和决定。
• 批准上次会议记录
• 之前董事会会议上未解决的行动项目

新生意
包括来自官员、委员会或不同董事会董事的报告。
• 议程项目 1
• 议程项目 2
• 议程项目 3

行动步骤

闭幕式
通过记录以下信息来结束董事会会议：
• 下次董事会会议的日期和时间
• 会议休会时间
• 秘书批准：
• 主席/主席批准：

  1. David Sacks 的 SaaS 董事会会议模板

• 首席执行官最新动态 [30 分钟]
胜利、挑战、学习和 KPI。

• 销售动态 [30 分钟]
ARR、交易、成交、异议和预测

• 部门最新动态 [20 分钟]
产品路线图和其他部门的更新。

• 财务[10-20 分钟]
毛利率、财务计划和运营支出。

• 团队[10-20 分钟]
哪些领域最需要新员工？

• 行政事务 [5-10 分钟]
家政及行政事宜

• 行动项目
这次会议产生了什么结果？

  1. 每月管理会议

每月管理会议

查看指标/KPI
跟踪指标和目标的进度与实际结果。 我们离计划还有什么差距？ 为什么？

公司动态
分享关键更新并提供“国情咨文”。

部门/团队负责人圆桌会议
让每个人都了解最新情况，提高效率，并互相帮助，畅通无阻。

姓名

• 最近的胜利
• 当前的优先事项
• 有什么事情是你遇到困难的吗？

专业发展（可选）

通过互动学习或团队建设体验提高您的长期业务成果。

问题解决环节
选择一项挑战或优先领域。
• 挑战演讲
• 公开讨论以更好地理解挑战并找到解决方案
• 分配后续步骤

下一步
@name 任务截止日期

  1. 冲刺计划模板

冲刺计划

冲刺目标

这次冲刺的主要目的是什么？ 定义以下关键目标。‍

冲刺积压工作

哪些用户故事符合冲刺目标？ 在会议之前与您的团队分享此信息，以便他们做出贡献。 将每个用户故事分解为单独的任务。 确保每个任务都有尽可能多的信息。 包括重要指标。

即将交付的史诗

列出我们计划在此冲刺期间开始或交付的史诗。‍

工作范围澄清

重新审视你对“完成”的定义。 确定用于确定每项任务何时完成的验收标准。 确保所有这些都与您团队的能力实际相符。

主要风险和担忧

根据目标和冲刺积压工作，可能会出现哪些潜在问题？ 我们怎样才能解决这些问题呢？ 工作范围是否为意外问题分配了足够的时间。

‍注意事项和要点

这次冲刺计划会议的主要见解和讨论点是什么？

行为

从您的团队那里获得关于接下来要采取的步骤的口头确认。 明确由谁来完成以及何时完成。 请在此处记下此信息以共享和分配。

跟进

我们将如何保持联系并了解最新进展？ 我们应该安排一次后续会议吗？

  1. 一对一会议模板

一对一：经理每周 1:1

介绍问题

从一个开放式问题开始。 上周怎么样？ 最近什么对你来说效果很好？

庆祝胜利并吸取教训

自上次会议以来我们取得了哪些成果？ 注意重要举措的进展。
我们怎样才能变得更好？ 强调上周吸取的教训。

消除障碍

是什么（如果有的话）阻碍或减慢了你的进步？ 我们怎样才能消除这个障碍？ 您需要什么支持？
计划消除特定障碍并创建行动项目。

双向评估和反馈

我们怎么样？ 我们怎样才能更有效地合作？

公开讨论

提供公开讨论的时间。 您还有什么想谈的吗？

跟进

我们应该安排另一场一对一吗？ 审查一对一会议中产生的任何行动项目。

行动项目

创建会议纪要的顶级软件

您可以选择免费和付费软件来创建 MoM。 以下是您可以考虑的一些最受欢迎的选项：

免费妈妈软件

  • Google Notes：这是一款免费软件，您可以使用它来创建 MOM、共享 MOM、归档笔记等。
  • Evernote： Evernote 可免费用于记笔记、创建待办事项列表、协作处理笔记等。
  • EasyRetro：使用它，您可以创建便签、与同事共享、创建操作项、写下项目想法等等。

付费妈妈软件

  • NTask：可用于创建和分配任务、与他人共享任务详细信息、规划项目详细信息、召开会议等。
  • Zipdo：此会议笔记应用程序与日历连接，并为每次会议创建协作笔记。
  • Beenote：它是一款基于人工智能的软件，可用于创建、管理和组织会议。

结论

借助会议纪要，可以非常轻松地将整个会议总结为几个要点。

读完本文后，您已经了解为什么应该创建 MOM，并且您可以为自己创建一个。 为了更简单的方法，您还可以根据您的用例考虑使用模板来创建 MOM。

与会议纪要 (MoM) 相关的常见问题解答

  1. 谁负责记录会议纪要？

    公司秘书一般负责记录会议记录。

  2. 会议纪要的格式是什么？

    会议纪要的基本格式包括会议期间讨论的关键想法的概述、做出的决定以及与会者为实现目标必须采取的步骤。

  3. 会议纪要是什么意思？

    会议纪要是会议期间所做的笔记，包括讨论的主题、参与者的详细信息、要点等。

  4. MOM 代表什么？

    MOM 代表商务会议纪要。 它用于记录会议期间讨论的所有重要细节、会议目的和结果。

  5. 专业会议纪要的格式有哪些？

    在专业的会议记录中，包括参与者的详细信息、讨论的议程、未来的步骤等。