如果您简化工作中一个令人惊讶的微妙元素，您可以节省无数小时。

这个元素是文档组织。

文档让我们的工作生活变得如此轻松——当出现某种情况时，您无需怀疑“我该怎么办？” 您已经有一个可供整个团队参考的系统。

不再需要您日复一日地回答的毫无意义的问题。 无需再花时间摸索已经有解决方案的问题。 只需检查文档！

但是，您将所有待办事项清单、程序、风格指南、会议记录和其他重要文件保存在哪里？

有时，您可能已经喝过双份浓缩咖啡，全神贯注于您的游戏，并且确切地知道在哪里可以找到所有东西：

但是，我想说这通常不是这样的可能性很大。

我会是您通常通过单击几个桌面文件夹或 Google Docs 文件夹开始文档搜索，然后在搜索栏中键入相关关键字。

如果你在那里没有找到文档，也许你会转向你的 Dropbox 或 Evernote。

那么，嗯——你不是曾经将某人链接到 Asana 中的文档吗？ 也许您也应该在那里搜索旧任务以获取链接。

当你和一个团队一起工作时，这个问题基本上成倍增加，变得完全无法忍受。

啊。 假设每个团队成员每天都会发生几次这种情况，你浪费了多少时间？

组织是成功完成任何内容营销任务的最重要的部分之一，如果不是最重要的部分。 您可能已经尝试过多种解决方案，但大多数情况下它们在某个方面都存在不足。

那是因为几乎没有一个地方可以真正放置与工作有关的所有内容。

Notion被设计成那个地方。 它充当“任务控制”，完美地组织和存储与您的工作和团队有关的任何和所有信息。

这似乎很崇高，对吧？ 我同意，但 Notion 为文档、笔记、任务、列表、数据库和几乎任何其他类型的信息提供解决方案，您可以在一天中处理这些信息。

在本文中，我们将更深入地研究这个“一体化工作空间”，看看它如何能够将您的正常信息搜寻转变为一个组织良好、完美协调的团队总部。

概念回顾：可以组织任何东西的一体化工作区

Notion 可以填补团队组织中的大量空白。 在其他平台的不足之处，Notion 提出了解决方案。 让我们了解一下 Notion 可以支持的所有类型的文档和其他与工作相关的项目。

1.将你的东西导入概念

这是 Notion 之美的重要组成部分，因此我想将其分解为可以导入 Notion 的各种类型的文档。

只需单击许多不同选项之一，您就可以导入与团队合作时可能需要的几乎任何类型的文档。

可能的集成数量使导入功能变得灵活。 在收集 Notion 上的文档以供进一步使用时，您可以使用哪种类型的文档几乎没有限制。

注释和文档

对于笔记和文档，您可以从 Evernote、Word、Google Docs 或 Dropbox Paper 上传文档，这意味着您不再需要担心单独搜索这些程序来查找特定信息。

但它并不止于此——您可以将大量信息嵌入到您的 Notion 文档中，而不是来自广泛的应用程序和程序，例如 Google Maps、Twitter、Typeform 和 Codepen。

知识库/维基

其次，对于您的知识库，您可以从 Confluence 或 GitHubWiki 等几个非常常见的程序上传，这基本上意味着您将永远不会打开新标签来再次查找该信息 - 您只需在 Notion 中搜索并立即找到您想要的内容'正在寻找。

当您考虑集成像 Confluence 这样的团队协作工具时，我认为这尤其强大。 当与 Notion 的巧妙整合相结合时，它管理团队讨论和工作流程的能力得到了放大。

任务和项目

您的团队围绕任务和项目展开，因此 Notion 提供了一个很好的解决方案来集成您的其他项目管理程序，以帮助将所有内容集中在一个地方。

例如，您可以将您的 Trello 看板或 Asana 的团队管理工具导入 Notion，以便从一个位置组织和管理所有内容。

通过集成其他强大的工具，您可以充分利用 Notion 来管理、监控和与您的团队沟通。

但是，如果您还没有使用工作流或项目管理工具，Notion 拥有自己独特的创建和管理工作流的系统。 它可以成为您一直知道自己需要的项目管理工具。

电子表格和数据库

我们大多数人都虔诚地使用电子表格和数据库。 它们太有用了，不容忽视，因此 Notion 还支持集成强大的电子表格工具，如 Google Sheets 或 Airtable。

将笔记、文档、知识和数据库保存在一个易于使用的界面中听起来很容易，因为您可以想象通过将它们放在一个位置来轻松完成所有这些操作。

2. 创建新页面

创建新页面是您将在 Notion 上进行的最基本和最常见的活动，因此它非常灵活是有道理的。

与创建新页面的一个按钮不同，您会看到几个选项，这些选项允许您自定义和格式化新页面，以使其适合您对项目部分的特定需求。

创建新页面时您需要做的第一件事是选择要创建的页面类型。

这意味着您需要决定它是一个简单的文档、一个数据库、一个画廊、一个日历、一个板，或者您是否会从 Notion 已经预制的模板中进行选择。

这些模板非常灵活。 例如，如果您正在为设计规范创建文档，您可以通过选择适当的模板并输入您的信息来轻松完成。

设计规范模板包含背景和研究空间、待办事项列表和其他重要部分，如网站链接。

在知识库方面，模板同样灵活。 您可以轻松快速地为团队主页、个人主页、会议记录或员工入职添加新页面。

这些模板既美观又实用——它们确实加快了创建指南和引导团队成员完成任务的整个过程。

关于知识库模板需要注意的一件有趣的事情是，员工入职模板与旨在比较和对比潜在员工的 Trello 板非常相似。

无论您是使用模板还是从 Trello 导入，最终都取决于您，但这个工具以多种方式完成类似任务的惊人灵活性对于将所有团队的知识集中在一个地方非常有帮助。

对于任务和项目，您可以从待办事项、清单和工作流等列表样式模板中进行选择，但您也可以选择具有不同格式的模板，例如日历模板或路线图模板，它们都旨在帮助您组织和可视化即将到来的任务和项目。

最后，您还可以选择不同风格的模板来收集和存储数据，包括笔记和草稿模板、招聘管道、轻量级 CRM、阅读清单和筹款数据库。

显然，您可以通过几乎无限种方式收集数据，因此这些模板只是帮助您设计和开发有助于您与团队一起收集和分析数据的页面的启动工具。

3.新建子页面

这一步是您的工作空间真正栩栩如生的地方。

您添加的页面由子页面补充和充实，这些子页面同样灵活并且可以基于相同的模板创建。

创建页面后，创建子页面所需要做的就是单击页面左侧可折叠菜单上页面旁边的小加号。

在子页面中，与在页面和工作区中一样，您可以完全自定义谁能够查看、编辑或修改其中的信息。 您甚至可以锁定敏感页面以确保不对文档进行任何更改。

关于概念的最终想法

很明显，Notion 是一个非常灵活的工具，任何人都可以使用它来改进他们的组织。

尽管任何人都可以使用此工具，但在团队中工作并定期处理不同类型的文档、程序或数据的人会发现，此工具大大减少了他们为找到正确信息而必须进行的清理工作。 它为项目的协作和富有成效的贡献提供了一个很好的框架。 Notion 也可在移动设备上使用，以实现全面连接。

对于使用更大数据的大型团队或需要更多访问权限的企业家，有付费计划，个人每月 4 美元起，每个团队成员每月 8 美元起，考虑到您可以终止大量订阅，这还不错其他付费组织和项目管理工具。

也许最好的部分是 Notion 可以完全免费被只需要一个基本平台来管理他们的文档并且不需要托管具有高级权限设置的大文件的团队使用。 这意味着开始使用 Notion 非常容易——您基本上可以获得无限的免费试用。

如果 Notion 听起来很诱人，那么试一试就没有什么可失去的。

Yassir Sahnoun 是 WriteWorldwide 的内容策略师、作家和联合创始人。 他通过内容策略和 SEO 帮助 SaaS 企业。 您可以在 YassirSahnoun.com 上了解有关 Yassir 的更多信息。