确定办公室春季大扫除的优先顺序

春天即将来临。 我们开始看到雪消散，鲜花盛开，树木重新长出叶子（至少你们中的一些人应该看到这一点）。 我们采用的习俗之一是春季大扫除。 清除生活中大量多余的东西的想法为您的生活提供了一张干净的石板。 有什么比春季大扫除更好的时间来优先考虑您办公室的组织？ 办公室春季大扫除是让您的办公室取得成功的做法。

建立档案系统

首先，让你的办公室变得干净整洁需要很多关注。 设置文件系统至关重要。 如果你是那种只会把桌子上的所有东西都堆成一堆或扔进垃圾箱的人，而永远不会记得它在那里，那么这就是给你的。 设置对您重要的类别。 我的个人档案系统是按类别设置的。 首先，要支付的账单。 然后，支付的账单。 第三，仅用于记录，最后是存档但仍然很重要的东西（如税务记录等）。

设置您的文件系统更多地是为了吸引您正在查看的内容。 您可能有不同的类别对您很重要。 例如，传入的通信可能是您纸上的东西。 设置文件以组织收到的信件可能对您至关重要。 为客户和供应商建立一个通信文件，以确保您不会遗漏任何内容。 如果您使用纸质合同，请设置一个包含合同执行日期的文件。 这将帮助您诚实地遵守最后期限。 对于即将到来的项目。

或者，按约会日期组织事情。 医生和律师在这方面做得很好。 他们在前一天结束时准备了第二天的预约簿和文件。 如果你是一个忙碌的专业人士，有大量的约会，花点时间把第二天的文件放在一个较小的文件柜里，或者如果你的文件是电子的，把它们放在你的桌面上，这样你就可以准备好了当您的客户进来时。

对您的电子邮件收件箱进行一些春季大扫除

我对此深感内疚。 如果某些东西看起来在将来的任何时候有用，我会永远保留它。 我是一个电子邮件包老鼠。 如果您像我一样对此感到内疚，请花一些时间查看这些电子邮件。 找到你一直忽略的那些，让那些直接扔进垃圾箱。 并清空垃圾。 这将为您提供待办事项列表的清晰视图。 如果您只需要一些电子邮件作为记录，请在您的电子邮件中创建一个文件夹用于存档并将其发送到这些存档。 只保留当前相关的电子邮件。 相信我，你会因此感觉好多了。 如果你像我一样，看到我的电子邮件中的某些内容超过几天，我会发疯的。 所以，不用说，我会清理我的收件箱。

不要忽视您的社交媒体渠道

如果您周围有大量的常绿帖子，请借此机会优先考虑那些做得最好的帖子。 在您的社交媒体渠道上使用分析来找出最受关注的内容。 一旦你找出了你最好的帖子，围绕这些帖子设置一个时间表，并填写那些可能需要更多关注的帖子。 dlvr.it 有一套很棒的工具，可以帮助您将 Evergreen 发布设置为具有正确类别的正确规范。 只需将一个类别设置为优先帖子，然后将另一个类别设置为不太重要的帖子。 然后，将您的日程安排为您希望的交替帖子。 使用您的 EverQueue，您可以避免过于频繁地发帖。

花时间评估您的供应商

春季大扫除是重新评估您正在使用的工具的最佳时机。 我倾向于习惯一两个工具集，并且从不偏离这些工具。 但是，如果您使用大量工具来完成一项可以由一种工具完成的工作，那么使用更少的工具可以节省您的时间、精力和金钱。 通常，单个工具将是比许多工具更好的解决方案。 例如，如果您可以使用一种工具编辑声音和视频，您会希望这样做。 就我而言，我更喜欢 SnagIt 来捕获视频、音频和屏幕截图。 该工具有助于使事情保持统一且非常简单。 为特定工作使用特定工具可能很棒，但如果你能将这些工作结合起来，那就更好了。

删除不必要的订阅

赫芬顿邮报有一个很好的建议。 他们建议通过您的电子邮件来寻找那些没有发挥作用的订阅。 检查您在电子邮件中的订阅，看看您是否在上个月的任何时间打开这些人的电子邮件。 如果你还没有，那就抛弃他们吧！ 如果需要，您可以稍后订阅。 不过，在大多数情况下，摆脱自重只会让你受益。

更新您的模板

特别是如果您对几乎所有内容都使用标准格式，那么更新这些模板对于维护您的业务至关重要。 您是否在去年更新了政策？ 把它写在你的合同里。 您现在想通过电子邮件进行交易吗？ 为常见问题编写电子模板。 所有这些模板都会派上用场，无论您是在纸上还是以电子方式使用它们。

尽可能数字化

您是否必须保留收据以用于税收目的？ 将它们输入您的计算机。 你的办公桌上是否有一大摞钞票占用空间？ 将它们放入电子表格并切碎纸质副本。 当你的账单进来时继续这样做。不仅纸张会减少，而且你会比你必须记住一张愚蠢的纸更有条理。 此外，尽可能多地收取账单。 电子账单可以进入您的电子邮件收件箱并比可能在邮件中丢失的账单更快地引起您的注意。

把它们放在一起

总而言之，春季大扫除是为了让你的生活更轻松。 通过在纸上和电脑上整理，你通常会更快乐，因为你不会忘记事情。 我很难记住所有我必须做的事情，通过清理你一年没碰过的收件箱来整理一份待办事项清单只会为你提供更多的生活时间。