消除董事会会议干扰的一种简单方法
已发表: 2019-08-24最好的董事会会议是关于业务的讨论和辩论，但许多执行团队花时间想要浏览数小时的幻灯片，了解他们做得有多好。
人类在参与时比在被教导时做得更好。
您从董事会中获得的最大价值是当他们发言并向您提供他们所参与的其他公司的反馈和经验时。
您的几位高管成员花费数小时准备董事会材料，以便您可以告知董事会自 3 个月前上次见面以来的进展情况，并且您有 3 小时的时间在一起，以确保他们掌握准确的情况并确保您了解他们对未来几个月如何进行的投入。 考虑到你们很少聚在一起，你会想象在这段时间里你会得到董事会的全部关注。 你很可能是错的。 如果你愿意，你可以解决这个问题。
如何处理电子干扰
当然，与董事会成员的注意力最大的竞争是他们的手机。 大多数董事会成员无意查看电子邮件、阅读新闻或发送快速短信，但就像大多数吸烟者不想抽出香烟一样——现代高管无法自拔。
这比你想象的要容易得多。
- 在会议开始时宣布您希望董事会会议“不使用电子产品”，包括手机、笔记本电脑或平板电脑。 准备好纸和笔来做笔记。 要有礼貌，不要咄咄逼人，简单地表明你真的希望董事会成员有最有效率的时间。
- 不要让你的团队使用笔记本电脑。 我知道许多高管希望在他们参加会议而不被召集时“保持高效”，但如果他们不在场和参与，那么您不妨将他们排除在会议室之外。 当您的主管在电子邮件中打字，而董事会的其他成员则打算参与讨论时，这会让人分心。
- 许多外部律师喜欢参加董事会会议。 他们都带着笔记本电脑，而且他们都在董事会会议上花费大量时间处理其他电子邮件。 停止这个。 要么要求他们拨入，要么他们来要求他们真的在场。 如果这不能很好地利用他们的时间，那么只需要求他们不要参加。
- 在会议中安排休息时间。 如果您有一个 3 小时的会议，请将其设置为 1.5 小时并持续 15 分钟。 在会议开始时宣布，并告诉每个成员这是查看电子邮件或打短电话的最佳时间，但如果他们在其他任何时间不这样做，您将非常感激。
- 如果有人在我的（笔记本电脑、iPad、手机）上说“当我能做电子笔记时，我真的工作得最好”，请说，“我相信那是对的。 但如果我可以要求你今天不要这样做。 我的目标是确保每个成员都在场。” Best will in the world 世界上最自律的人在登机时很难抗拒“快速检查”他们的短信、电子邮件和新闻。 那么你已经失去了他们。
- 如果你真的想炫耀一下，你可以把高管的手机放在房间一侧的托盘里，并要求每位董事会成员到达时也这样做。 我知道这有点咄咄逼人，但如果你这样做时脸上挂着灿烂的笑容，并要求礼貌，我敢打赌你可以做到这一点。 这真的是一种强调你有多认真的方式。 事实是，出去吃饭、听音乐会或体育赛事的人，把手机留在车里的人实际上更能参加活动，更享受自己。 董事会会议也是如此。
我知道所有这些听起来都很严厉，许多人会说在现代世界这会适得其反。 但作为一个在高管出席会议期间坐在房间里多年的人，我见过好心的董事会成员检查电子邮件、阅读 Facebook、扫描 Twitter、为回家的航班下载电影、给朋友发短信、阅读新闻或任何其他一些分散高效小组讨论的事情。
你会遇到很多明智的人说这样的版本：
为你推荐：
RBI 的账户聚合器框架将如何改变印度的金融科技
企业家无法通过“Jugaad”创建可持续、可扩展的初创公司：Cit...
元界将如何改变印度汽车业
反暴利条款对印度初创企业意味着什么？
教育科技初创公司如何帮助印度的劳动力提高技能并为未来做好准备……
本周新时代科技股：Zomato 的麻烦仍在继续，EaseMyTrip 发布强...
当然，我知道笔记本电脑可以提高工作效率，但遗憾的是它们是滑坡，对您的会议甚至对您在会议中的认知的负面影响不值得从查找内容中获得任何收益。 它不仅会分散笔记本电脑用户的注意力，还会分散他们周围的每个人的注意力。
如何保持董事会成员的参与
董事会成员参与的另一个问题是你。 如果您在幻灯片后展示幻灯片，并且如果这变成了下载太多信息而没有足够的讨论，那么人们的注意力就会减弱。
最好的董事会会议是关于业务的讨论和辩论，但许多执行团队花时间想要浏览数小时的幻灯片，了解他们做得有多好。 人类在参与时比在被教导时做得更好。 您从董事会中获得的最大价值是当他们发言并向您提供他们所参与的其他公司的反馈和经验时。
我建议执行团队提前 72 小时发送材料。 我建议 CEO 在会议前与董事会成员进行 1 到 1 次电话会议，以了解高层财务状况。 我建议董事会在面对面会议期间考虑 2-3 个战略主题。 如果您以这种方式运行您的董事会，您将最大限度地利用团队在一起的时间并保持您的董事会参与。
如何阻止董事会成员向前滚动
最后一点建议。 一些团队在董事会会议期间打印材料并分发打印的活页夹。 不要成为这个团队。 虽然为您的董事会成员准备一本圣经很诱人，但您只需让他们“向前滚动”并在他们无聊时查看未来的幻灯片。 如果你让他们分心，那么当他们不注意时，你只能责怪自己。
有时董事会成员会提前打印出你的套牌或财务数据，并带上他们自己的打印件。 很有礼貌地说：“如果你不介意，我会喜欢你把笔记放在包里的。 我不想引起争议，但我很想尝试让每个人都充分参与讨论，为此我想确保每个人同时在同一页面上。”
注意：这篇文章是管理启动板系列的一部分。 如果您想查看完整的帖子名册，可以单击上面的链接。