PMS 功能和用例以智能地管理项目

已发表: 2023-01-25

简介：是什么让项目管理软件在项目经理和其他专业人士中如此受欢迎？ 了解其惊人的功能，这些功能可以使项目规划、预算编制、任务安排和项目状态跟踪等任务变得更加轻松。

项目管理软件旨在帮助企业规划、安排、执行、跟踪和分配项目资源。它有效地管理和优化与项目相关的所有任务，以成功完成项目。从任务规划到成功完成，软件跟踪和管理项目的整个周期。

让我们了解一些可以帮助您进行项目管理的 PMS 功能。

关键要点

1.根据 Hive，2020 年，77% 的高性能项目使用了项目管理软件。
2. 58% 的公司表示项目的成功率在过去 2 年中有所提高（KPMG，2019）。
3.使用有效项目管理实践的企业浪费的资源比不使用它们的竞争对手少 28 倍。（首席信息官，2019 年）。
4. 67% 的组织项目低估项目管理导致失败（PMI，2020）

项目管理软件的功能

项目管理软件应提供任务管理、实时协作、资源管理、用户角色管理、项目规划等功能。所有 PMS 功能旨在帮助用户在一个地方成功管理他们的所有项目。

任务管理

任务管理是最重要的 PMS 功能之一。它可以帮助组织从每个项目进入管道到完成一直关注每个项目。该解决方案提供了多种方式来表示时间线中与项目相关的任务和子任务。一些最常见的格式包括 -

甘特图

与这些任务的计划时间相比，甘特图将帮助您展示在特定时期内完成的任务。它可能包括项目详细信息，如任务的截止日期、任务之间的依赖关系、任务成员等。

Scrum 板

它允许用户将项目分为三个子部分：待办、进行中和完成。它的工作原理是将项目划分为具有特定截止日期的冲刺。因此，使组织更容易使用 scrum 框架完成项目。

看板

在这种格式下，组织可以以卡片和列的形式绘制出项目的所有细节。列代表项目阶段，卡片代表各个任务。

示例：如果您正在开发软件，您可以通过看板将项目详细信息分隔在多个列和卡片中，例如项目名称、进行中、完成等。 所有任务都可以开发成设计、开发、内容等冲刺。使用拖放功能，您可以轻松地将这些任务移动到多个列，突出显示软件开发项目的不同阶段。

项目规划和调度

计划项目并将其分配给团队成员对于项目的及时执行很重要。项目管理软件将帮助团队将项目划分为多个子任务，并将它们分配给特定的团队成员。除此之外，用户还可以为项目添加截止日期和持续时间。这有助于项目经理维护清晰的项目路线图以及使用 PMS 功能完成项目所需的时间。

使用规划器，您可以了解完成项目需要多少小时、确定任务的优先级并轻松规划与项目相关的即将进行的活动。

示例：土木工程师可以使用项目管理软件来规划任何基础设施的设计和施工。 他们可以为项目的不同阶段计划任务，并与团队成员安排相同的时间。

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预算管理

创建和管理预算对于估算完成项目所需的费用非常重要。使用项目管理软件，项目经理可以根据资源和各种成本（包括人工、机械、材料等）创建预算。这将确保项目在成本范围内完成，不会发生金钱浪费。

预算编制还有助于确保为及时完成任何项目提供适当的资金。创建项目预算的方法有多种，包括类比估算、挣值分析、参数估算、自下而上法、自上而下法等。组织可以使用任何项目预算方法来创建预算。

示例：建筑工程师可以通过估算人力资本、原材料、机械等成本来分配项目预算，以便及时完成。 这将有助于最大程度地减少资源浪费。

案例研究：著名的土木工程和城市规划公司 Taylor Development Strategists 没有足够的系统来支持不断发展的组织。有很多限制。通过切换到 Mavenlink，公司能够更好地协作，将利用率提高 15%，并获得对项目目标的深入洞察

时间跟踪

时间跟踪是 PMS 的一项功能，尤其是当您与利益相关者合作时。使用 PMS 软件，组织可以跟踪在每个项目上花费的时间并添加每小时项目费率。这有助于他们记录每个项目的费用并为客户创建发票。使用软件创建的发票将包括项目的所有详细信息，包括工作时间、每小时收费、税金（如果有）、客户详细信息等。

示例：如果您正在为客户设计网站，您可以跟踪每个设计项目的工作时间并计算工作成本。 设计项目完成后，您可以轻松地向利益相关者开具账单并相应地生成发票。

合作

一个大项目可能包括多个团队成员，他们从事不同方面的工作。因此，重要的是应该有一个快速的沟通渠道来与其他团队成员协作和共享相关信息。

项目管理解决方案的项目协作功能使组织能够实时共享文件、日历和联系人列表，从而在项目上进行实时协作。每个团队成员都可以将信息添加到系统中，从而使他们可以更轻松地随时随地添加和访问项目信息。

此外，团队仪表板的可用性还有助于不断检查团队是否达到设定的 KPI。根据解决方案，用户可以直接发送消息或在群组中聊天，以更好地与团队成员协作。

示例：在软件开发团队中，成员可以借助此工具在软件开发过程中进行实时协作。 从事设计、原型制作、内容等不同方面工作的团队成员始终可以就不同软件开发过程中的任何变化相互联系。

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资源管理

组织需要保留完成特定项目所需的所有资源的记录，例如会议空间或项目材料。项目管理解决方案可帮助用户安排所有项目资源，并提供完成项目所需的每种资源的粗略估算。这有助于组织明智地管理其项目资源并避免超支。

此外，项目经理可以轻松检查资源的可用性，将资源分配给特定的项目，并确保所有成员都拥有完成项目所需的资源。

示例：电子商务企业可以使用项目管理软件来分配资源，以便及时交付货物。 例如，他们可以根据时区、地点和劳动力的可用性分配交付合作伙伴。

用户角色管理

并非所有员工都能始终访问与项目相关的数据，例如财务数据或客户信息。因此，用户角色权限管理和访问控制功能有助于业务为项目的特定子任务创建和管理权限。因此，限制对机密项目信息的访问。

此外，它还可以帮助他们将私人任务或项目分配给团队成员，并为特定项目定义自定义角色。

示例：在网络安全部门工作的员工可能会在处理员工和客户数据时创建和管理基于角色的权限。 他们可以限制在该部门以外工作的员工访问这些数据。

实时报告和分析

所有团队成员都需要了解项目的最新情况。通过实时报告，所有参与该项目的成员都将收到有关其进度、错过的最后期限或项目中任何其他正在进行的更改的通知。一些项目管理软件解决方案甚至提供报告定制功能以根据业务需求定制报告。

例如，您可以使用 KPI 报告等多个模板来衡量任何项目的进度。因此，通过对比报告，您可以发现当前项目存在的问题，并制定克服这些问题的策略。

用户还可以创建项目 KPI 仪表板，以根据设定的 KPI（如计划和实际项目价值、已完成任务的百分比等）衡量项目的进度。这将有助于提高项目的成功率。

示例：社交媒体经理不仅制定有效的社交媒体营销策略，还通过实时报告衡量其有效性。 他们可以通过与竞争对手进行分析来找到营销策略中的瓶颈。

日历共享

项目日历可帮助产品经理系统地组织项目的时间表。它定义项目的工作时间和非工作时间，并允许用户创建任务及其截止日期，将任务分配给团队成员，并记录项目的所有里程碑。

通过与团队共享创建的日历，经理可以确保所有成员都能及时收到与项目相关的所有计划任务、会议、活动等的通知。这将确保所有从事该项目的成员都参加所有项目会议。

示例：销售团队可以为多个客户会议或销售活动创建日历并与成员共享。他们还可以将有关这些会议的更多详细信息添加到团队成员的日历中。

文件管理

在处理项目时，组织需要创建和管理多个文档，包括项目详细信息、利益相关者详细信息、项目进度、项目预算等。项目管理解决方案可帮助组织实时创建和管理所有这些文档。因此，团队成员可以更轻松地创建文档、实时更新文档、与利益相关者共享文档等。

使用该软件，团队成员可以在一个地方访问与项目相关的所有文档，而不是随机搜索它们。此外，它还提供与第三方云存储解决方案（如Dropbox 、 OneDrive 、 Google Drive等）的集成，用于额外的文档存储。

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自定义工作流程

自定义工作流是管理项目和任务的关键 PMS 功能之一。该软件提供了预建模板，可以为人力资源、销售、市场营销、IT 部门等不同部门定制工作流程。因此，用户可以更轻松地快速创建工作流程。

但是，该解决方案还提供了根据项目要求通过添加或删除特定部分来自定义这些工作流的模块。这样，它提供了对项目结构的完全控制。

示例：人力资源部门在创建招聘任务时，可以选择预先构建的模板并根据他们的要求进行自定义。 他们可以删除或添加某些模块，例如入职和为其创建单独的项目。

一体化

该软件可以与母公司解决方案集成，帮助企业从单一平台管理多项任务，是一个不可或缺的 PMS 功能。

电子邮件软件集成：电子邮件集成将帮助您通过该软件直接回复您的团队成员。此外，您还可以创建任务、安排会议、与团队共享日历等。

CRM 集成：与CRM 软件的集成将帮助您将与项目利益相关者相关的所有信息保存在一个地方。这消除了在单独的门户中维护所有客户信息的需要。

身份管理系统集成：通过这种集成，项目经理可以为项目分配和管理基于角色的权限。这确保只有正确的成员才能访问特定的项目数据。

结论

无论您的组织规模如何，项目管理软件都可以通过多种方式提供帮助，例如实时协作、任务管理、权限管理等。每个组织都有自己的项目管理要求，因此请选择符合您的业务目标和 PMS 功能要求的软件。