证明您价值的公关报告的 8 大支柱

在公共关系领域，如果客户不了解结果，那么为客户取得结果并不重要。

公关报告是向客户传达您的影响的基础。

这是公关活动中最重要的一个部分，因为它显示了您工作的价值。

要成为公关专家之一，您需要超越声誉管理、内容创建、媒体关系、企业社会责任和社会影响力方面的传播专业知识。 您还需要明确关注如何监控和衡量结果。

在这里，我们将为您提供 PR 报告的支柱，因此您总能做到正确。

4种公关报告

在PR 报告方面，一种尺寸并不适用于所有情况。 根据您的目标受众和目的，您的报告可能看起来完全不同。

信息过载对大多数管理人员来说是一个真正的危险，因此在编写报告时，务必专注于您想要与主要利益相关者沟通的内容。

您是否提供有关指标和KPI的简单更新？ 还是您正在评估整个活动的战略方向？

有了明确定义的目标，您可以专注于制作报告，为数据驱动的决策提供可操作的见解，最重要的是将您的成就放在首位和中心位置。

月度报告——跟踪您的进度

每月公关报告应该揭示您的活动到目前为止的进展情况。 这里的关键：到目前为止。

注意到您没有按计划达到您的KPI吗？

现在是时候展示什么有效，什么无效，以及您将如何调整以取得成果。

定期月度报告很可能是针对您的经理的，主要是关于跟踪您最重要的 KPI。 您可能会包括随时间推移的提及次数、总印象数或位置图等指标。

季度报告——是时候达到高水平了

本季度即将结束？ 是时候对你的立场进行高层次的评估了。

季度公关报告的重点是展示您的工作为客户带来的商业价值。

季度报告频率较低，因此您收集的数据变得更具战略意义。 季度报告往往由客户的管理结构高层共享，可能远至副总裁、首席营销官，甚至小型公司的首席执行官，因此突出您的成功很重要。

在季度报告中，您希望：

• 炫耀您的消费价值
• 在公关活动和客户收入之间建立联系
• 总结你的重大胜利
• 提供高级数据
• 显示后续步骤

年度报告——持久战

年度 PR 报告比任何其他类型的报告都处于管理食物链的更高位置，并且很可能会被您客户的 CMO 和 CEO 或最高管理层的其他成员以及董事会和任何主要投资者阅读。

通常，他们观看它的主要原因是决定明年的预算，并规划他们未来的战略。

年度报告的风险更高。 您的年度报告需要展示有硬数据和图表支持的成就。

重点是您在上下文中的长期价值。 除了展示过去一年的结果外，您还应该在给定一定的预算和支出的情况下预测您对未来的期望。

活动报告

活动报告比及时报告更有针对性，并且与非常具体的目标或一组KPI相关联。 您可能正在为产品发布、新市场进入或围绕特定事件运行公关，您的报告将直接反映您在实现该目标方面取得的成就。

跟踪有关曝光率、覆盖率和交互的指标，并以直观的方式清楚地展示您的成功至关重要。

公关报告的 8 大支柱

提供一份有影响力的公关报告，让利益相关者（为了好的）坚持下去是一门艺术。 以下是讲述引人入胜的数据驱动故事的八个步骤。

1. 把目标放在首位

在深入了解细节和数据之前，您的报告应该概述预先商定的活动目标，无论您正在编写哪种类型的报告。 这些目标需要用简单的语言清楚地说明。

专业提示：请同事查看您的公关报告并确定活动的目标。 如果他们不能立即做到这一点，他们就不够清楚。的

例如，如果您的目标是通过将回访者增加 20% 来提高品牌忠诚度，则应在报告开头明确说明。

2.使用正确的分析

一旦你重申了你的活动目标和你用来衡量它们的公关指标，就该收集你的数据了。 考虑最合适的指标来跟踪您实现这些目标的进度，包括预定义的指标。 您需要显示增长并将这些指标与之前的时期进行比较。 这些可能包括：

• 总提及次数
• 社交媒体关注者
• 总展示次数、总点击次数
• 按来源提及，允许客户查看哪些渠道产生最多的对话
• 随着时间的推移提及，例如，查看活动不同部分的影响
• 位置图，绘制出世界上提及次数最多的地方

您的数据是您通过报告讲述的更大故事的一部分。 从您的数据和分析中提取关键见解将增加您的整体故事，并使您的公关报告更加强大。

3.总结

人类在短短1/10 秒内形成第一印象，我们对不熟悉的信息的判断速度几乎一样快。 这就是为什么您的报告能够使用数据总结重要的关键发现、成功和建议的能力对于对忙碌的高管产生影响很重要。

包括您的客户最感兴趣的指标，并突出显示最重要的发现和对活动的调整建议。

你的总结可能是这样开始的：

“目的是建立您的品牌知名度，尤其是在 Facebook 和 Twitter 上。 该活动在这些平台上的总提及次数增加了 185%。 这几乎是我们预计增长的两倍，增长率比您的主要竞争对手快 60%。 我们实现这一目标要归功于我们将在本报告的其余部分详细介绍的四项一次性活动和十五项持续活动。”

但要产生影响，它需要可扫描和可视化：

4.整合竞争情报

正如爱因斯坦对整个宇宙的总结，进步是相对的，公关公司也不例外。 最好的公关报告超越了您成功的细节，它们提供了背景，因此您的客户可以看到您相对于他们的竞争对手以及相对于他们过去的表现如何建立他们的品牌。

与客户的竞争对手相比，您是否实现了更快的增长、更广泛的影响或更多的印象？ 竞争分析可以成为展示大局的有力方式：

以下是一些要衡量的关键指标：

• 声音份额
  这种覆盖面衡量标准向您的客户展示了他们获得的关注度占整体关注度的比例，并清楚地描述了每个相关查询所基准的曝光率份额。
• 印象
  包括一张总品牌印象图表，再次以竞争对手为基准。
• 每个频道的总提及次数
  在这里，您可以根据您的媒体关系和您发布的新闻稿，提供客户在每个关键渠道（例如社交媒体和新闻媒体）中的表现基准。 这是识别最强渠道以及可能表现不佳的渠道并帮助您相应地调整策略的好方法。
• 随着时间的推移提及
  对于范围更广的报告，您需要特别注意他们的品牌提及随时间发生的变化，尤其是自从与他们合作以来出现明显增加的情况。

5.突出最有影响力的人

关键影响者对成功的公关活动有着巨大的影响，无论他们是在社交媒体上拥有大量活跃粉丝的个人、具有高流量的推荐网站，还是具有重要权威的媒体渠道。

包括最有影响力的人可以帮助您为未来的活动或合作伙伴关系找到合适的目标，还可以确定您客户的竞争对手可能从哪里吸引他们的大量参与。 要获得更深入的细节，请考虑包括按提及次数、来源和影响范围划分的顶级影响者的单独视觉效果。

6.包括提及指标

无论您要编写哪种类型的报告，提及分析都是调整围绕客户品牌、产品和服务及其运营领域的对话的有效方式。

您应该包括提及的总数量，但也要在正面和负面反应之间对这些进行限定，以更具体地了解该品牌是如何被接受的。

提及量和可衡量的品牌知名度之间存在直接联系，这清楚地展示了您的活动的影响。

7.增加情绪分析

了解公众对客户品牌的感受有助于他们制定以正确方式吸引受众的策略。 例如，突然涌现的积极情绪需要开展与消极情绪浪潮不同类型的参与活动。

社交媒体监控工具可以在这方面提供帮助，让您可以衡量情绪并将其显示在针对任何选定搜索词的图表上。 为您的客户及其竞争对手执行此搜索还可以帮助您发现机会，以利用市场上的任何不和谐。

8. 不要忘记你的建议

除了摘要之外，这可能是您的PR 报告中最重要的元素。 您的客户想要您提供的战略见解的价值，以及看到关键指标的改进，使他们更接近他们的目标。

您在报告其余部分收集的数据应该为您提供大量证据，以确定趋势、机会和调整方法的领域。 通过在数据中发现这些，并制定可操作的见解，您将为您的客户提供更多价值，指导他们围绕发布活动、一次性活动和“永远在线”的公关工作制定公关策略。

与报告的其余部分一样，关键是要保持简短、有说服力和可操作性。