什么是流程文档 |使用模板处理文档的简易指南

随着您的业务增长，其复杂性也随之增加。 有更多的步骤、更多的人、更多的事情可能并不总是以最有效的方式安排。

重新思考您的业务运作方式可能听起来令人生畏，但它一定会为您带来巨大的效率。 流程文档是实现这一目标的第一步！

这个处理文档的简单指南将帮助您正确地完成它。

继续阅读以找到；

• 什么是过程文档？
• 为什么这样做：过程文档的重要性
• 如何记录流程
• 提示和技巧：流程文档最佳实践
• 对您有什么好处：流程文档的好处
• Easy Starter 流程​​流程图模板

什么是过程文档？

流程文档提供了如何执行业务流程的详细描述。

它包括支持流程的所有类型的文档，例如

• 政策
• 清单
• 教程
• 形式
• 截图
• 链接到其他应用程序
• 流程图

它被用作帮助各级员工（包括决策者和利益相关者）快速了解公司流程的指南。

为什么这样做？ : 过程文档的重要性

记录流程将帮助您实现 5 个关键目标：

1)帮助改进流程。 通过记录确切的流程来识别瓶颈和低效率。 您将很快看到需要改进或摆脱哪些流程。

2)帮助培训员工。 您可以使用流程文档来帮助新员工了解他们的工作角色并熟悉他们将参与的流程。即使是经验丰富的员工也可以在他们想要确保他们正确执行流程时参考这些文档。

3)帮助保存公司知识。 记录只有少数专门从事这些工作的人知道的流程。 这样，即使他们离开了，新人也可以轻松地恢复工作。

4)有助于降低风险并保持运营一致性。

5) 详细的工艺文件也是专利和商业秘密的重要组成部分。

谁参与流程文档

流程文档中有 3 个关键的所有权角色。 在某些情况下，同一个人可能扮演所有三个角色。

如何记录流程

使用循序渐进的方法来记录一个过程将帮助您快速完成它。

第 1 步：识别并命名流程

弄清楚你要先记录哪个过程。 确定其目的（该过程为何以及如何使组织受益）并简要描述该过程。

第 2 步：定义流程范围

简要描述流程中包含的内容以及流程范围之外的内容或未包含的内容。

第 3 步：解释流程边界

这个过程在哪里开始和结束？ 是什么导致它启动？ 你怎么知道它什么时候完成？ 明确定义这些界限。

第 4 步：识别过程输出

确定流程将产生什么或流程完成后将获得什么结果。

第 5 步：识别过程输入

列出执行每个流程步骤所需的资源。

第 6 步：头脑风暴过程步骤

收集有关从开始到结束的流程步骤的所有信息。 要么从触发流程的内容开始，要么从流程结束开始，然后将步骤追溯到起点。

头脑风暴会议应该涉及直接负责流程任务的人或具有广泛知识的人，因为他们可以提供准确的数据。

第 7 步：按顺序组织步骤

列出您提出的步骤列表，并将它们按顺序排列以创建流程。

将步骤数量保持在最低限度，如果一个步骤包含多个任务，请将它们列在主要步骤下。

第 8 步：描述参与人员

确定负责流程任务的每个人。 定义他们的角色。 请记住提及他们的职位而不是他们的名字。

还要考虑那些将要引用该文件的人。 以任何具有合理知识的员工都可以阅读和理解的方式编写它。

第 9 步：可视化过程

这是为了提高文档的清晰度和可读性。 使用流程图，巧妙地可视化您之前确定的流程步骤。

第 10 步：记下正常流程的例外情况

由于各种原因，业务流程可能并不总是遵循相同的流程。 提及这些例外情况以及将采取哪些措施来解决它们。

第 11 步：添加控制点和测量值

确定流程中可能发生风险的位置并添加控制点以帮助流程所有者监控流程。

建立测量以确定过程的有效性并帮助改进它。

第 12 步：审查和测试流程

召集所有相关人员并查看您绘制的流程图。 有没有遗漏的步骤？ 一切都井井有条吗？ 完成后，测试该过程，看看您是否遗漏了什么。

提示和技巧：流程文档最佳实践

• 保持文档简洁明了。 虽然它在技术上应该是准确的，但应该很容易理解。

• 制定适当的计划以在/如果流程发生变化时更新文件。 确保每年至少检查一次。

• 或者指定一个流程负责人，该负责人可以进行定期审查并将更改通知其他人。

• 为每个不同的过程保留单独的文档以避免混淆。

• 第一次记录流程时，避免一次覆盖整个组织。 从部门内的单个流程或整个组织共有的主要流程开始。

• 将文档存储在任何查找它的人都可以轻松访问的位置。

• 确保在需要时易于修改，并且可以轻松地将新版本分发给所有相关人员。

• 通过流程文档工具将文档在线存储在中央位置。 这将自动帮助上述两个最佳实践。

• 根据需要使用适当的示例、图形、颜色编码、屏幕截图、多个平台等。

• 确保流程文档符合您组织的现有标准。

• 如果您以口头形式突出显示流程，请始终使用图形（流程流程图）来平衡它。

• 将泳道添加到您的业务流程流程图中，以区分不同的流程角色、时间线等。

• 创建流程文档指南，任何人都可以将其作为记录流程的标准模板。

• 利用现有的文件资料、记录、访谈、案例研究、项目人员的现场日记和员工的知识来收集过程文件的信息。

对您有什么好处：流程文档的好处

• 通过提供流程步骤的通用视图，帮助所有人达成共识。 一个共同的观点对于一致性是必要的。

• 如果有明确的流程文档，则可以及时、直接地对流程进行更改。

• 帮助确定有效协作和绩效的理想条件。

• 帮助识别流程中的瓶颈和低效率（即使是在那些“完善的”程序中），否则可能会被忽视。

• 清晰记录的流程可以消除任何混淆并提供清晰的说明，从而节省时间并防止错误。

• 降低成本和不必要的资源支出。

• 有助于提高过程的整体质量和结果的质量。

• 有助于提高员工的生产力和满意度。

• 由于清楚地记录了应如何执行流程，因此更容易外包工作。

• 流程文档还有助于在需要时轻松实现流程自动化。

简易入门流程文档模板

基本上，流程映射有助于以简化的图片表示流程步骤、流程角色、输入和输出等文档化信息。

以下是流程流程图模板/流程映射模板，您可以使用组织流程的信息快速在线编辑。 单击模板以在 Creately 编辑器中打开它。

模板 1

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对流程文档简易指南的反馈

本流程文档指南涵盖了正确记录流程所需了解的所有内容。 遵循我们上面讨论的流程文档步骤，并利用流程流程图模板来确保质量文档流程。

在我们的社区中，您可以找到更多流程流程图模板。

在我们的下一个指南中，我们将讨论有助于您轻松简化业务流程的流程改进技术。